Как добиться сплочённой работы команды и какие инструменты в этом помогут — советы и кейсы для асинхронных, удалённых и больших команд
С чего начать
Редко бывает, что в компании каждый сотрудник и отдел работают в унисон — когда нет проблем с коммуникацией и конфликтов, быстро решаются вопросы, все знают, кто и за что отвечает и где что лежит.
Обычно всё наоборот. Приходится подолгу пинговать коллег из других отделов, в зонах ответственности царит полная неразбериха, неизвестно, кто принимает решения и к кому идти со своими идеями…
Это лечится.
Вот, с чего можно начать:
- Понять, что всем мешает в работе. Для этого стоит провести опросы, ревью, встречи с сотрудниками, 1:1 с тимлидами. Надо узнать, где чаще всего ломаются процессы и возникают трудности.
- Систематизировать то, что удалось узнать. Если проблем много, их нужно сортировать по категориям и приоритету. По ходу внедрения новых процессов делись результатами с коллегами. В дальнейшем всё это можно регламентировать и хранить в общем доступе.
В чём преимущества совместной работы между отделами
Одна голова в компании — хорошо, а если объединить усилия, то можно стать суперкомпанией. Вот, чем она отличается от обычной:
- Вместе выше продуктивность. Когда отделы работают слаженно, им проще выстраивать процессы и адаптироваться к изменениям. Так получится быстрее выводить услуги или продукты на рынок.
- Совместная работа хорошо влияет на мотивацию и вовлечённость. Сотрудники и целые отделы будут чувствовать свой вклад в достижение общей цели — и это положительно повлияет на корпоративную культуру и развитие компании.
- Обмен навыками и опытом. Разнообразный коллектив — кладезь опыта, разных знаний, мнений, креативных идей и решений, рассмотренных с разных сторон. Главное, чтобы все работали слаженно.
Почему сложно наладить совместную работу между отделами
Основных причин три — плохой менеджмент, плохая организация и проблемы внутри коллектива. Давай более конкретно.
Удалёнка и непрозрачность процессов
Порой удалёнка воспринимается так: рабочие процессы происходят где-то там, а ты — где-то здесь. Другие люди и отделы делают непонятные задачи и проекты. А может, вообще ничем не заняты. Где лежат документы, пароли, доступы, как выглядит архив компании — всё это тайна за семью печатями. А рядом тянется чувство оторванности от коллектива.
🔷 Это проблема асинхронных команд и компаний, в которых часть или все сотрудники — удалённые.
Разрозненность отделов и не налаженные бизнес-процессы
В каждом отделе своя команда с разными руководителями и стилями управления. А отношения между ними не регламентированы — поэтому все трактуют всё по-своему. Кто за что отвечает? Где взять контакты этих людей? Кто принимает решения? Где чья задача и как именно сдавать результаты? А как получать фидбек по своей работе?
🔷 Эта проблема чаще возникает в больших компаниях, где много сотрудников и отделов. Но может случиться и с маленьким стартапом.
Социальная лень
А именно — тенденция к снижению личной продуктивности отдельных людей в коллективе при росте численности этого самого коллектива. Когда один человек видит, как много других людей вокруг трудятся над общей целью, он может ощутить, что его собственные действия ни на что не влияют. В психологии это называется эффектом Рингельмана. И да, в него могут впадать и один сотрудник, и целые отделы.
🔷 Эта проблема может возникнуть в любом коллективе и компании.
Как профессионально управлять совместной работой между отделами в организации
- Организовать общее удалённое рабочее пространство
В таком пространстве можно выстроить структуру проектов компании, отмечать, кто и за какую задачу отвечает, и отслеживать результаты. Это поможет сделать прозрачными все процессы внутри компании и упростит коммуникацию между отделами.
- Создать корпоративную базу знаний
Это общее место, где собраны документы для внутреннего использования: должностные инструкции, шаблоны для документов, регламенты, правила работы на удалёнке, документы для онбординга, контакты сотрудников и так далее.
Сделай понятную структуру документов — так, чтобы было понятно, где и что лежит:
💡 Одна папка = один набор документов. Один документ = один вопрос, который он закрывает. К примеру, папка «Отдел маркетинга», а в ней документ «Коммуникационная стратегия».
Связанные документы лучше объединять ссылками. Такая структуры база знаний хорошо работает, потому что в ней легко ориентироваться.
Наполняй базу вместе с сотрудниками и отделами компании. И не забудьте назначить ответственного за базу знаний, чтобы он следил за актуальностью и порядком.
👉 У нас есть текст о корпоративной базе знаний — и о том, как её составить
👉 А следом делимся подборкой из 10 сервисов для создания базы знаний
- Регулярно встречаться с сотрудниками
Грамотно выстроенная коммуникация поможет сотрудникам и отделам чувствовать себя частью команды и компании. Особенно это важно, если вы работаете на удалёнке. Созванивайтесь или встречайтесь по работе, проводите корпоративы или придумайте другой способ оставаться на одной волне.
Например, регулярные встречи 1:1 помогут выстроить доверительные отношения с каждым сотрудником, повысить продуктивность и вовлечённость.
- Уменьшать команды
Лучше всего сделать так, чтобы у одного тимлида была команда из 5-7 человек. Каждые сотрудник и команда должны выполнять чёткую функцию в компании. Пересмотри зоны ответственности и при необходимости перераспредели ресурсы. Это вакцина от эффекта Рингельмана!
- Прописать регламенты
В регламентах прописывают правила работы. Это могут быть правила постановки задач, проведения созвонов и встреч, составления техзаданий, чек-листы для проверки результатов и так далее.
Эти документы регламентируют повторяющиеся процессы. Они помогут избегать хаоса и ошибок и снимут множество однотипных вопросов, особенно у новичков.
👉 Про регламенты у нас есть отдельный текст
- Выстроить систему обратной связи
Конструктивный фидбек — это сбалансированное сочетание похвалы и указания на точки роста. Особенно это важно для команд, которые работают на удалёнке. Это поможет увеличить прозрачность и построить доверительные отношения.
Обратную связь можно давать с помощью психологического метода — ПНП, Позитив-Негатив-Позитив, когда сотрудникам сначала сообщается хорошая новость, следом негативная, а потом вновь позитивная.
- Распределить зоны ответственности
Чёткое распределение ролей и обязанностей помогает организовать работу. Для этого можно использовать матрицы RACI и DACI. RACI помогает сориентироваться, кто за что отвечает на проектах и обеспечить чёткое взаимодействие различных ролей, а DACI — разобраться, кто несёт ответственность за принятие решений.
Перед внедрением матриц нужно, чтобы каждый сотрудник или отдел согласовали свои роли. Так можно избежать недопониманий и ротации кадров.
👉 Подробнее о том, как работают матрицы RACI и DACI, читай здесь
- Сформулируй цели, миссию и ценности компании
При организации совместной работы важно донести до сотрудников, какую роль их отдел играет в компании. Это повлияет на командный дух и коммуникацию.
В формулировании глобальных целей компании поможет метод OKR (Objectives and Key Results, или Цели и ключевые результаты). OKR предлагает формулировать цель по двум главным составляющим:
🔷 Objectives, или Цель. Это направление движения, понятное всем в компании — разработчикам, отделу продаж и так далее. Например, добиться увеличения регистраций на сайте.
🔷 Key Results, или Ключевой результат. Он выражается в метриках и цифрах, добавляет цели конкретику. Допустим, к третьему кварталу количество регистраций на сайте нужно увеличить на 70%.
Этот фреймворк нужен для формирования общекомандных и сверхамбициозных целей. Грубо говоря, цели, сформулированные по OKR, получаются актуальными и мотивирующими для всех членов команды. Это ускорит темп работы и сохранит фокус на приоритетных целях.
- Автоматизируй всё, что получится
Если в твоей компании проходят регулярные встречи, к которым нужно готовить отчёт, заранее создай задачу в таск-менеджере. Установи напоминание, например, за неделю до события — события сотрудники всех отделов получат уведомление и своевременно начнут готовиться.
Ещё один пример — статистика по работе над задачами и продуктивности членов команды. Если отслеживать это автоматически, можно составлять подробные отчёты по проектам, просматривать общую динамику работы и в будущем учитывать полученные результаты.
А сейчас расскажем подробнее о других полезных инструментах и фичах для создания совместного пространства разных отделов.
Как настроить совместную работу в WEEEK
Рассказываем и показываем, как построить удалённое рабочее пространство в WEEEK — в сервисах Задачи, База знаний, Аналитика и Пользователи.
