Тайм-менеджмент — искусство управления временем и планирования задач на конкретный срок.
Если вам нужно выполнять задачи вовремя, не утопая в рабочей рутине, расставлять приоритеты, успевать отдыхать и отслеживать, куда уходят ваши часы, читайте нашу статью. В ней вы познакомитесь с популярными и эффективными техниками тайм-менеджмента и сможете выбрать подходящую именно вам.
Правило 1‑3‑5
За один день нужно завершить одно крупное дело, три средних и пять маленьких. Такое соотношение количества и сложности дел помогут продуктивно провести день и не устать от работы и обязанностей. Этот метод помогает составить иерархию задач. Благодаря ему вы сможете постепенно решать рабочие и личные вопросы, чередуя дела разной сложности. Например, вы копирайтер. Тогда по этой системе за весь день вы напишете один большой отчет, три поста для соцсетей, и завершите пять маленьких дел по дому.
Кому может подойти: тем, кто мыслит задачами, а не процентами их выполнения, а также тем, кто не знает, как расставить приоритет задач и подступиться к большому количеству дел.
Принцип 3 дел
Так же как и в методе 1-3-5 вы можете выбрать и расставить дела по иерархии, но нужно сделать акцент на трех самых важных. Более мелкие дела отложите. Например, в вашем плане на день: ответить клиентам и подрядчикам, написать текст реферата на десять страниц и два отчета по работе. Вы понимаете, что важнее всего успеть до вечера ответить клиентам и сдать отчеты — на этих трех делах и сосредоточьтесь.
Кому может подойти: тем, кто разделяет день на дела и задачи, а не на временные интервалы. Правило помогает расставить приоритеты, когда вы чувствуете, что из-за множества мелких дел не успеваете завершить самые необходимые дела и приблизиться к вашей цели.
Метод «90 на 30»
На работу или задачу отводится 90 минут. После вы даете себе 30 минут на отдых. Далее повторяете цикл. Каждый цикл длится 2 часа. Первые несколько циклов лучше отводить на самые важные и трудоемкие задачи.
Еще один вариант этого метода — 52/17. Единственное, что отличает эти методы — это цифры. Такое соотношение времени помогает сохранять концентрацию на задаче и не отвлекаться.
Кому может подойти: тем, кто мыслит временными интервалами и привык отводить на работу определенное время.
Способ 10 минут
Сложнее всего — начать работу. Когда этот этап пройден, работается спокойнее и эффективнее. Уделить нежеланной задаче нужно всего 10 минут. Если у вас есть задача, к которой вы не хотите приступать, договоритесь с собой, проговорите вслух, что вы будете заниматься ей только 10 минут. Далее засеките таймер и выполняйте задачу не отвлекаясь. Когда 10 минут истекут, позвольте себе расслабиться. Скорее всего, спустя это время вы втянетесь и захотите доделать задачу до конца.
Кому может подойти: всем, кто уже долго откладывает какую-то задачу. Этот способ тренировки силы воли может не сработать сразу. Иногда вам может понадобиться сделать 2, 3, 4 попытки по 10 минут.
Pomodoro
Поставьте таймер на 25 минут. В течение этого времени работайте, ни на что не отвлекаясь. После звонка таймера сделайте перерыв 5 минут и снова возвращайтесь к работе на 25 минут. Каждые 4 цикла делайте большой перерыв на 30 минут.
Монотонная работа разбивается на несколько небольших частей, после которых вы получаете заслуженный отдых. Вы сможете легче взяться за длительную работу и выполнить ее качественнее, потому что будет время отдохнуть.
Кому может подойти: тем, кому нужно сделать однообразную работу, например, написать статью, сделать генеральную уборку дома или подготовиться к экзамену.
Техника временных блоков
Заранее решите, сколько часов вы будете заниматься конкретной задачей, и распределите время в зависимости от сложности работы. В это время не отвлекайтесь и не занимайтесь ничем другим.
Кому может подойти: тем, кому сложно ориентироваться по строчкам дел в списке, и кто хочет четко понимать, сколько времени займет конкретное дело.
Как это может выглядеть в вашем списке задач:
10:00-11:30 — ответить на сообщения клиентов
12:00-14:00 — закончить и отправить отчет
14:30-15:30 — написать пост в соцсети
Матрица Эйзенхауэра
Это система подразумевает распределение дел по двум основным критериям: срочность и важность. Они идут в паре друг с другом.
Все задачи нужно разделить по четырем категориям:
- срочные и важные
- срочные и не важные
- не срочные, но важные
- не срочные и не важные
Матрица Эйзенхауэра поможет расставить приоритеты и понять, какие задачи нужно выполнить прямо сейчас, а какие пока можно отложить.
Кому подойдет: тем, кто не понимает, с каких дел начать, и тем, кому нужно создать иерархию задач.
«Автофокус»
Выпишите все свои дела в список. Затем медленно и вдумчиво читайте пункты, пока интуитивно не остановитесь на одном деле. Если чувствуете, что хотите заниматься именно этим делом, работайте пока не устанете и будет желание. Если завершили дело, смело вычеркивайте, если нет — перенесите в конец списка, чтобы вернуться к нему позже. После снова изучите список, чтобы найти новое дело по душе.
Кому подойдет: людям с творческим и интуитивным подходом, которые не любят четкие списки дел и предпочитают более гибкий график. Однако, если нужно решать задачи к конкретному сроку, метод автофокуса не подойдет.
Fresh or Fried
С утра мозг человека «свеж» и способен быстрее воспринимать информацию и решать задачи. Со второй половины дня и к вечеру мозг «зажаривается», и поэтому человек уже не так продуктивен, как с утра.
Чтобы максимально использовать свои разум в свежем состоянии, следуйте алгоритму:
- С вечера создайте список дел на следующий день.
- На первую половину дня планируйте сложные и важные задачи.
- После обеда ставьте дела полегче или те, которыми вам нравиться заниматься.
- Вечером создайте новый список дел на завтра.
Кому подойдет: тем, кто откладывает дела и потом не успевает закончить их в срок.
«Хронометраж»
Нужно разделить планирование задач и создание списка дел на два этапа хронометража.
На первом этапе вам нужно узнать, на что вы тратите время. Один раз в 1-2 часа записывайте на бумаге дела и время, которое на них ушло. Этот этап может длиться от двух недель до двух месяцев. За такое время у вас уже сложится картинка ваших временных затрат. Главное в этот период не стараться что-то изменить, просто наблюдайте и записывайте.
На втором этапе отмечайте в дневнике, насколько эффективно вы потратили время. Например: эффективно, с пользой, без пользы. Ориентируясь на эти оценки, постарайтесь увеличить промежутки, когда трата времени проходит эффективно, и сократить бесполезные траты времени.
Постепенно вы научитесь без записей анализировать, провели вы время с пользой или нет, и корректировать свои действия.
Кому подходит: тем, кто в конце дня понимает, что время потрачено, а на что не понятно, и хочет знать, куда и как уходит его время.
Используйте разные техники планирования времени, в зависимости от задачи и вашего удобства. Если вы привыкли разделять день на временные промежутки вернитесь к методу «90 на 30». Когда понимаете, что уже неделю никак не соберетесь сделать дело, выбирайте метод «10 минут», чтобы взяться за нежеланное дело. Если вы любите продуманные схемы, возьмите на заметку, например, GTD и ZTD.
Используйте техники тайм-менеджмента и зарабатывайте
Знания техник тайм-менеджмента помогут вам в грамотном планировании личных и рабочих задач. Применять вы их можете, обучившись на востребованную профессию в проекте «Содействие занятости».
После окончания программы вы получите документ установленного образца и возможность пройти оплачиваемую стажировку в компаниях-партнерах проекта. Сейчас «Содействие занятости» сотрудничает с крупными компаниями: Литрес, МТС, Яндекс, Кинопоиск, ВТБ, банк «Открытие», Теле2 и другими.
Чтобы вам было легче и комфортнее найти работу после обучения, чувствовать поддержку и получать помощь и ответы на вопросы, обращайтесь в Центр карьеры.
