Привет! Я Владимир Дзюбенко, у меня в компании три отдела: один отвечает за сборку оборудования, другой за количество товара на складе, а третий — офис. Но они между собой не взаимодействовали, мы срывали сроки из-за одной непроверенной на складе детали. В статье расскажу, как с помощью Кванта наладили коммуникацию между отделами и сотрудники перестали делать ошибки при сборке заказов.
Три года назад я управлял по принципу «подошёл—сказал». В итоге, сотрудники забывали про задачи, и срывали сроки выпуска продукции.
Когда приходил час Х, я спрашивал:
– Сделал?
ー Блин, я забыл!
Дело не сделано, время потеряно, приходится тушить пожары, краснеть перед клиентами или выплачивать штрафы.
Бизнес-процессы выполнялись в хаотичном порядке, а всю информацию о компании вели в excel-табличках и google-документах.
Работали на общее дело, но каждый отдел функционировал сам по себе. Нужно было наладить мосты коммуникаций между сотрудниками, для этого требовалось подтянуть инструменты управления.
Битрикс 24 VS Квант
Битрикс24 мне показался слишком сложным, потому что у него много функций. Это если бы вам дали огромный ящик с инструментами и не объяснили, как ими пользоваться. И вы тратите время, чтобы разобраться во всём этом самостоятельно.
Я решил, что для компании нужен сервис, где можно легко наладить взаимодействие между сотрудниками, избавиться от хаоса и продолжить расти. Остановил свой выбор на Кванте. Но, изначально я сомневался, будет ли Квант работать именно в моей компании. У меня цех, там люди немолодые, и с компьютерами не дружат. Но решилось всё тем, что у Кванта есть мобильное приложение, а телефоны есть у всех.
Как с помощью Кванта решили проблему с забытыми задачами и затянутыми сроками производства продукции
Основная проблема «МОРЕПЛАСТ», из-за которой могли пропустить сроки, ー отсутствие коммуникаций между отделами сборки и закупки.
Х Без Кванта. Клиент делал заказ, оплачивал, а во время сборки не хватало оборудования. Например, собрали только корпус, и заказ встал.
Сотрудники стоят, думают, ждут. Я их спрашиваю:
— Что случилось? Почему встали?
— Ну вот насосов нет, ещё какого-то оборудования нет.
— А чего раньше молчали? Это ж можно было заранее купить.
А теперь надо ждать, пока сотрудники закажут новую деталь и она приедет в цех.
✓ С Квантом. У начальника цеха есть автоматическая задача — проверять, всё ли у детали есть для производства.. Эта задача сразу же появляется в приложении KvantApp, после предоплаты заказа. Если чего-то не хватает, начальник цеха кидает задачу ответственному за закупку.
Как это проходит:
- Вписывают номер договора.
- Прикрепляют чертежи.
- Задача автоматически идёт на закупку.
- Закупка перенаправляет в цех.
- Потом инженеру на доработку при необходимости.
Моя команда сначала отнеслась к Кванту скептически. Даже была попытка саботажа, сотрудники говорили: «да на фиг это надо», «мы не хотим пользоваться», «мы не сможем». Но я быстро решил этот вопрос, помогла такая схема: приходит человек с вопросом ко мне, а я ему говорю: «пиши в “Квант”».
Внутри цеха сотрудники могут и по старинке работать, необязательно задачи в системе ставить. А вот коммуникации офис–цех–инженеры — это да, удобно.
Даже у меня личных задач куча. Если надо что-то не забыть, я ставлю на себя задачу, она висит, и рано или поздно я её сделаю. А раньше мог подумать: да, вот это надо сделать — и забывал.
Какие инструменты Кванта помогают мне в работе
- Организационно-функциональная схема. Это структура бизнеса, где отображаются все подразделения компании, к ним расписаны функции (действия к получению результата) и ответственные за эти функции. Благодаря этой схеме все подразделения могут взаимодействовать между собой.
- Канбан-доска. Все созданные задачи размещаются на личной канбан-доске у пользователей, которые в ней участвуют. Задачу можно поставить на повтор, чтобы она повторялась в выбранный период.
Производство типовое, но для разного оборудования немного отличается: иногда надо что-то закупить, на что-то подготовить чертежи, а где-то просто отправить на распил и сборку. Несколько созданных в системе проектов это закрывает полностью.
- Регламенты. Любая информация, которая пригодится в работе фиксируется в регламентах KvantApp. Это могут быть лучшие решения или частые ошибки, а также инструкции для новичков. С помощью регламентов можно создать сильную базу знаний внутри компании.
Иногда на собраниях о чём-то говорим, сотрудники: блин, а в регламенте вот так написано. Ну раз написано, значит так и делаем. То есть стало понятно, что они их изучают, смотрят.
- Коммуникатор. Если задача просрочена, специалист системы Квант получает уведомление, связывается с ответственным за задачу через согласованный мессенджер и узнает причину невыполнения.
Когда всё оцифровано, управлять бизнесом ー проще. Приходит задача, и, в случае просрочки, о ней напоминают диспетчеры KvantApp. Я вижу кому поставлена задача, сделана она или нет. Это реально помогает снизить риск невыполненных задач, из-за которых бизнес теряет в сроках и прибыли.
Если в целом взять, что я делал без Кванта и с Квантом, то, конечно, стало лучше. Побольше времени могу уделять другим вещам.
***
Через Квант Владимир создал сильную базу для роста компании, избавился от хаоса в процессах. Установил связь между офисом цехом и инженерами. Делегировал напоминания о задачах коммуникатору.
В итоге сроки не нарушаются ー закупка происходит вовремя, сотрудники ссылаются на регламенты компании, а владелец открывает новые направления бизнеса.
Чтобы достичь результата, нужно обращать внимание на детали и анализировать рабочие процессы. Это ключевой фактор успеха. Приходите на нашу онлайн-экскурсию, на ней мы расскажем как Квант пригодится для вашей компании.
