Мы с Вами уже разобрали как сделать анализ запросов, как провести сравнительную аналитику конкурентов и рассчитать точку безубыточности.
Что же делать дальше? Строительство дома, как мы знаем, начинается с чертежа проекта этого дома, нам нужно составить структуру нашего бизнеса, не только для того, чтобы было. Необходимо рассчитать ресурсы и возможности будущего бизнеса, чтобы запустить механизм, необходимо знать где эта кнопка "Start" и что должно быть на выходе.
Организационная структура
Это стандартный набор для компании которая хоть что-то продает.
Давайте разберем по пунктам:
- Отдел продаж: менеджеры по продажам, продавцы-консультанты, торговые представители. Это те люди которые занимаются самым главным - берут деньги у клиентов и несут их в компанию. Без продаж можно выпускать сколько угодно крутой продукции и складировать веками. Это касается и услуг, каким бы вы ни были крутым специалистом - пока вашу услугу не продадут, денег вы не получите.
- Маркетинговый отдел: маркетологи, аналитики, бренд-менеджеры. Это люди которые делают Ваш продукт привлекательней и спят и видят очередь из потенциальных клиентов до самого горизонта.
- Логистический отдел: курьеры, водители, складские работники. Если у Вас есть доставка и/или закупки.
- Финансовый отдел: бухгалтеры, экономисты, финансовые аналитики. Тут все понятно, финансовую отчетность никто не отменял.
- Отдел кадров: HR-специалисты, рекрутеры, кадровые менеджеры. Люди которые ищут людей. На сегодняшний день не так то просто найти нужного, а еще сложнее необходимого или незаменимого человека. Этим занимаются сотрудники отдела кадров.
- IT-отдел: программисты, системные администраторы, веб-дизайнеры. Тут все понятно, в 21 веке никуда без технологий.
- Производственный отдел. Заключающий и самый главный отдел. Отдел производства требует особого внимания. Необходимо всегда соблюдать баланс между ним и отделом продаж.
Ресурсы компании
Что такое ресурсы организации и как их рассчитать? Ранее я написал как выглядит классическая оргструктура и какой отдел чем занимается.
Теперь, мы уже умные, мы прикидываем задачи которые выполняет каждый отдел, сколько на каждую задачу необходимо времени и насколько часто они будут повторяться.
Давайте максимально упростим задачу для понимания механизма.
У нас есть начинающий предприниматель. Бизнес новый и он работает один. Как ему правильно рассчитать ресурсы компании? (Да! Один в поле воин и тоже может быть компанией!)
Допустим, некий дядя Федор (Дядя Ваня у нас торгует пирожками как мы помним), имеет юридическое образование и открывает юридическую компанию Федор Простоквашин & Партнерс Групп.
Наш герой не новичок в своем деле, он знает, что если трудиться по 8 часов в день то он может в одиночку вести 4х клиентов. То есть, тратить по 2 часа в день на каждого (не бросайте в меня тухлыми помидорами, это все не конкретные цифры, а просто пример).
Итак, Дядя Федор, открыл ИП, снял офис, повесил большую такую и красивую вывеску, нашел (как не известно, вывеску увидели) 2х клиентов, приходит в офис к 9:00 уходит в 18:00, по его расчетам производства его услуг должно быть "лишних" 4 часа в день. И тут он понимает, что времени катастрофически не хватает ни на что! И клиентов новых не становится. Почему? Да потому, что он эту статью не читал.
Если разложить по пунктам, то Федор Простоквашин & Партнерс Групп - это компания из 1 человека. Как мы уже разобрали она состоит из 7 отделов, и да, логистику тоже нужно учитывать!
Проблема Дяди Федора заключается в том, что он не поработал с расчетом рабочего времени "остальных" отделов его организации. Он прочитал эту статью и прикинул следующую картину:
8 часов в день - это 40 часов в неделю. В месяц это 168 рабочих часов. Теперь распределяем это время между "отделами" в данной ситуации тайм менеджментом :
1) Отдел продаж. На первоначальную консультацию клиента и продажу ему наших услуг в среднем уходит 1 час бесплатной консультации. Каждый 5й клиент заключает с нами договор, то есть, конверсия составляет 20%, то есть, чтобы заключить 4 договора в месяц необходимо потратить 20 часов. Запоминаем эти цифры и идем дальше.
2) Маркетинговый отдел. Мы помним, что у Федор Простоквашин & Партнерс Групп огромная и безумно красивая вывеска, но иногда приходится сделать рассылку или сделать листовки/визитки. На это у нашего героя уходит 2 часа в месяц, не значительно но запоминаем.
3) Логистика. Дядя Федор у нас юрист, а значит переодически ему необходимо посещать разные инстанции, на дорогу уходит время, казалось бы не значительное? Но при детальном рассмотрении на поездки в рабочее время уходит около 2 часов в день! Много это или мало? 42 часа в месяц!
4) На подготовку квартального отчета в налоговую уходит 3 часа в квартал, будем считать 1 час в месяц.
5) В отделе кадров наш бизнесмен пока не нуждается, поэтому вынесем за скобки этот пункт.
6) IT отдел нам тоже пока не нужен, компьютер один, программы все уже установлены, за скобки.
7) Производственный отдел. Тут начинается самое интересное. Казалось бы, 8 часов в день и 168 часов в месяц наш юрист может производить услуги? Но у нас компания одного человека, поэтому давайте считать:
168 часов - 20 часов на поиск 4 клиентов которые заключат договор - 42 часа на логистику - 1 час бухгалтерия = 105 часов в месяц. Это 62,5% от исходного.
На каждого клиента у нас уходит 2 часа в день или 42 в месяц. Значит, при таком раскладе мы можем позволить себе только 2 (2,5 но пол клиента не в счет) клиентов в месяц. Но в таком случае, и на консультирование новых клиентов будет уходить не 20, а 10 часов. 10 часов мы можем потратить на другие отделы ну или оставить на погрешность в логистике в виде пробок.
Итог
Расчет ресурсов компании из одного человека, как мы видим, выглядит достаточно сложно. Поэтому относится к данной задаче необходимо максимально ответственно и рассудительно. Да, можно работать по 10-12 часов в день, брать работу на выходные. Но к этому необходимо готовиться и правильно рассчитывать ресурс свой и своих коллег.
В следующей статье я расскажу о собственном тайм менеджменте и как я к этому пришел.
Для того, что бы узнать больше - следите за новыми статьями на канале.
Желаю Вам и Вашему бизнесу процветания и стабильного роста!
