Многие в конце прошлого учебного года говорили себе: «С сентября я обязательно буду действовать иначе. В следующем году я...» Ну вот и настало время выполнять эти обещания. Приближается новый академический год, и имеет смысл хорошо его спланировать. Для этого необходимо обойти типичные проблемы.
1) Отсутствие планирования
Если не заниматься собственным планированием и целеполаганием, то ничего страшного в общем-то не произойдет. В учебной части всё спланируют и без нас. Более того, и учащимся, и преподавателям заботливо предложат и подробнейшее расписание — куда и в какие дни приходить, что и к какому сроку сделать.
Но это «ничего страшного» касается только краткосрочной перспективы. Отказываясь от самостоятельного планирования, от постановки своих целей, мы делаем невозможным собственное развитие.
Если у вас нет своих проектов, вы будете всё время отдавать чужим. Вас обязательно вовлекут в дела других людей. Но это не будет взаимообмен. Вы будете просто наняты за небольшие деньги.
Правильный подход: брать планирование в свои руки.
2) Пропущен анализ предыдущего года
Правильный подход: до этапа планирования нужно вспомнить, какие были ошибки и успехи в прошлом году. Составляя новый план, пытайтесь избежать тех же самых ошибок.
3) План становится догмой
Иногда приходится слышать, что планирование закрепощает. Но при ближайшем рассмотрении видно, что отсутствие собственных планов закрепощает ещё основательнее. Единственное исключение, когда план ограничивает — это когда записанные пункты не подвергаются сомнению.
Правильный подход: планировать, но не «высекать в камне» задачи. Сам процесс планирования важнее итогового списка дел. Имея понимание, как строился план, его всегда можно скорректировать в новых обстоятельствах и не выполнять бездумно то, что стало неактуальным.
4) Попытка запланировать то, что от нас не зависит
Правильный подход: оценивать риски и делать планы гибкими. Об этом есть отдельный пост.
5) Не прояснить планы лиц, принимающих решения
Более дальновидный подход: как можно более полно выяснить, что будет спущено сверху, и учитывать эти планы.
6) Отсутствие твёрдых дат для жёстких задач
Лучше жёстко зафиксировать дедлайны и даты событий, которые нельзя будет перенести на другое время — например, срок, когда нужно начать подготовку годового отчёта или дату юбилея.
7) Отсутствие в планах воздуха; перегруженность
Очень рекомендую оставлять в планах свободное место. Это позволит включать туда появившиеся срочные задачи по мере их поступления.
Правильный подход: в идеале примерно половина всех ресурсов должна оставаться в резерве. Вот ещё немного об этом:
8) В планах нет явных приоритетов
Правильный подход: если все задачи выглядят как одинаково важные, попробуйте делить планы хотя бы на первоочередные и остальные. В идеале нужно делать три уровня приоритетов: «необходимое», «важное» и «прочее».
9) Никто конкретно не заинтересован в выполнении плана
Правильный подход: у каждой задачи есть конкретный заинтересованный «хозяин» или ответственный, а также есть руководитель, которому поручен контроль за выполнением задачи. Каждый ответственный получает в письменной форме эти планы и подтверждает, что понял и принял их и согласен с ними.
10) Планирование начинается с календаря
Правильный подход: начинайте планирование с постановки целей, на их основе вырабатывайте задачи, а уже этот список размещайте по датам.
11) Планирование не привязано к бюджету
Правильный подход: планирование времени и распределение задач идёт рука об руку с бюджетированием. Учитывайте не только финансы, но и бюджет времени, количество рабочей силы и другие ресурсы.
12) Человек, составляющий планы, не имеет нужной информации
Правильный подход: сначала вспомните, что у вас со стратегией, с бюджетом и с другими вводными данными, перечисленными выше. Только после этого садитесь за планирование.