Согласование документов — процесс долгий и трудоемкий, особенно когда дело касается крупного холдинга. В таких компаниях департаменты часто работают в разных системах с разным уровнем доступа, из-за чего согласование электронных документов затягивается еще сильнее. Плюс возникающие в процессе "путешествия" документов ошибки в счетах и договорах часто приводят к срыву сроков и потере прибыли. Давайте разберем, как решить эту проблему с помощью интеграции по обмену бизнес-процессами для автоматизации документооборота на двух порталах Битрикс24.
1. Проблемы согласования документов в больших компаниях с несколькими Битрикс24 и пути их решения
Представим ситуацию: вы работаете в холдинге, где в каждой дочерней фирме развернут свой портал Битрикс24.
Аналогичный кейс об автоматизации документооборота с помощью интеграции Битрикс24 с ELMA365 и 1C: ERP читайте здесь.
Допустим, юридический отдел с бухгалтерией работают на портале А, а руководство — на портале Б. Нужно подготовить для клиента договор, который требуется согласовать сначала линейно в юридическом отделе, затем одобрить главбухом, далее передать на согласование и подписание заму и генеральному директору. Одобренный и подписанный документ должен вернуться к юристам.
Кейс о миграции из Google Sheets в смарт-процессы Битрикс24 с автоматической генерацией документов с QR-кодом читайте в статье.
Конечно, сделать это можно на бумаге и обойти все кабинеты. Но бывают ситуации, когда сотрудники работают в разных городах. Тогда можно использовать мессенджеры и электронную почту, но в таком случае легко затеряться в истории правок. Да и сам договор можно потерять, если не хранить документы в специально отведенном для этого месте.
Если интересуетесь выгрузкой оплат из банка в смарты Битрикс24 с автоматическим получением подписанных актов, читайте наш кейс.
Корректнее всего согласовывать документ поэтапно. Фиксировать все внесенные изменения, чтобы каждый сотрудник, участвующий в процессе, видел, какие правки вносились и кем одобрены. Это поможет сократить время согласования и избежать ошибок
Инструкцию по обмену задачами Битрикс24 (из коробки в облако) и проверка интеграции на успех читайте здесь.
С технической стороны удобным решением может стать бизнес-процесс в Битрикс24. Но что делать в нашей ситуации, когда нужно начать согласование на одном портале, закончить на другом, а потом обратно передать результат на первый?
О согласовании документов в Битрикс24 и подписании их в Диадок внутри бизнес-процесса читайте тут.
Мы предложили вариант решения с помощью интеграции, которая запускает цепочку бизнес-процессов на нескольких порталах Битрикс24. Такая автоматизация поможет сохранить устоявшуюся культуру компании, которая устроена так, что каждый сотрудник работает на своем портале Битрикс24 и не имеет доступа к другому порталу, а взаимодействие между порталами осуществляется при помощи передачи данных по API.
Далее разберем работу интеграции и ее настройку.
2. Настройка интеграции по обмену документами между двумя порталами Битрикс24
Итак, бизнес-процесс настраивается на портале А. Он инициируется сотрудником, который готовит документ для согласования (например, договор). Документ проходит все стадии согласования на портале А и затем доходит до стадии согласования с сотрудником на портале Б. Тогда срабатывает интеграция, которая запускает следующий бизнес-процесс уже на портале Б. Туда передается промежуточный документ, бизнес-процесс проходит на портале Б все нужные стадии согласования, документ утверждается и передается обратно на портал А.
2.1. Шаг 1: Откуда
Выбираем портал А. Триггером будет создание элемента списка, ID типа инфоблока - выбираем Процессы, ID инфоблока (инфоблок, элементы которого будем запрашивать) - выбираем нужный бизнес-процесс. Подключаем доступ к порталу.
2.2. Шаг 2: Инструменты
Главные инструменты здесь - API-запрос и инструмент "Скачать файл".
Запрос забирает нужные поля бизнес-процесса для передачи на портал Б.
Инструмент "Скачать файл" получит согласованный на портале А документ для отправки на портал Б.
Необходимо указать URL: {{source.actions.download.pdf.url}}
2.3. Шаг 3: Куда
Выбираем портал Б, действие - запуск бизнес-процесса, указываем шаблон бизнес-процесса, указываем тип сущности, для которого необходимо запустить бизнес-процесс и подключаем доступ к порталу Б.
2.4. Шаг 4: Сопоставление данных
Сопоставляем ID сущности и ID инфоблока.
2.5. Шаг 5: Запуск
Указываем название интеграции, периодичность запросов данных, время отправки первого запроса (или выборку за все время) и запускаем.
Далее аналогично настраиваем интеграцию, которая передает согласованный документ с помощью бизнес-процесса с портала Б на портал А.
3. Итог
Рассмотренный выше вариант автоматизации корректен не только когда сотрудники принадлежат одной группе компаний, но и в модели "поставщик-клиент", когда два портала Битрикс24 ничем не связаны между собой, но необходимо автоматизировать коммуникацию между ними.
Если вы хотите протестировать свой сценарий для автоматизации, регистрируйтесь в личном кабинете Пинкит: https://lk.pinkit.io/register.
Алексей Окара, основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит
#пинол #пинкит #pinall #pinkit #bitrix24 #битрикс24 #amo #amocrm #амо #амоцрм #crm #црм #црмсистема #црм_система #внедрениецрм #интеграция #миграция #обмен
