Рабочий процесс в судебной практике или смежной ей сфере, как например, в независимой экспертизе, требует подготовки колоссального количества документов. И даже маленькая ошибка в них ведет к переносу заседания суда, а значит потере времени и денег для компании. Сегодня предлагаем ознакомиться с кейсом нашего заказчика из сферы независимой экспертизы по автоматизации подготовки документов и конвертации огромного объема данных из таблиц в смарт-процессы Битрикс24.
1. Процесс подготовки к заседанию суда. Бумаги, бумаги и еще раз бумаги
Итак, наш заказчик — независимый эксперт, который участвует в судебных заседаниях. Ему необходимо хранить все данные о каждом деле в нескольких таблицах Гугл, а также готовить к печати более 7 форм документов разных форматов. Документы должны соответствовать установленным формам и заполняться типовыми данными.
Компания уже пришла к начальной автоматизации с помощью электронных таблиц Google — каждый документ готовится на отдельном листе таблицы, поля которой автоматически заполняются данными из нужных ячеек.
Первая часть кейса об автоматизации бизнес-процессов этого клиента описана здесь.
Компания уже провела серьезную работу и снизила ручной труд при заполнении шаблонов. Тем не менее еще остались рутинные операции, которые можно автоматизировать.
К примеру, чтобы подготовить счет, заказчику приходится вручную тянуть на отдельный лист Google Sheets длинную строку с данными о деле, которая дублируется из основной таблицы со списком дел. Если случайно по неосторожности внести изменения в таблицу-источник, то всё сломается...
Для каждого заседания готовится карточка, где прописывается информация о нем с указанием номера дела, суда, прокурора, судьи и так далее. Этот лист приобщается к материалам дела. Чтобы его подготовить, создается отдельный лист таблицы, копируется строка с данными дела, и каждая ячейка карточки дублирует значение соответствующей ячейки строки. Выглядит это так:
Таким же методом формируются другие документы.
Для каждого дела заказчик готовит:
- Карточку дела;
- Счет;
- Приходно-кассовый ордер и квитанцию к нему;
- Сопроводительное письмо;
- Заявление на взыскание;
- Заявление на выдачу исполнительного листа;
- Заявление на отзыв взыскания.
Для каждого документа, кроме карточки дела, нужна синяя печать и ряд подписей. Также для сопроводительного письма нужен QR-код, с помощью которого суд получает заключение эксперта. Документы заказчик грузит в облако. Код каждый раз генерируется вручную, и наш заказчик хотел бы автоматизировать этот процесс.
Еще один кейс об автоматизации на смартах читайте тут.
Помимо автоматизированного заполнения с помощью формул в электронных таблицах необходима ручная проверка и дозаполнение некоторых полей, так как табличный процессор не покрывает всех необходимых сценариев. Только после такой проверки документы идут в печать.
Из-за того, что у каждого независимого эксперта таких дел множество, на проверку и правки уходит масса времени. Добавляем сюда еще и риск упустить какую-либо информацию или сломать исходную таблицу с данными.
Мы предложили заказчику техническое решение по автоматизации переноса карточки дела из таблицы в смарт-процесс Битрикс24 плюс генерацию документов по шаблонам из смарта. Разберем подробнее, как настроить такую автоматизацию с помощью Пинкит.
2. Обмен данными из таблицы Гугл и смарт-процесса Битрикс24 в обе стороны с настройкой бизнес-процесса по генерации документов
Перечисленные документы можно сгенерировать из карточки дела в Битрикс24. Дело мы завели в смарт-процесс и перенесли столбцы таблицы в пользовательские поля смарта через Пинкит (потребуется регистрация):
Необходимые данные подтягиваются из основной таблицы, в которую записываются все дела. Это снимает с заказчика ручной труд — теперь ему не нужно для каждого документа самому создавать новый лист и дублировать туда строку с делом.
2.1. Файл карточки дела генерируется бизнес-процессом (БП). При этом запускать его можно как вручную, так и автоматически при создании элемента смарт-процесса — БП заберет значения указанных полей и сформирует документ, который можно скачать, распечатать и приобщить к материалам дела.
2.2. Далее нужен счет. Счета решено было сделать в Битрикс24, используя новый функционал счетов, которые также реализованы на смартах и их можно привязать к любым элементам Битрикс24.
В счете указываются: реквизиты, номер и дата счета, исполнитель, назначение счета (в Битрикс24 это соответствует товару) — строка генерируется в таблице с помощью специальной формулы Google Sheets, которая сцепляет значения нескольких ячеек, сумма и подписи с печатью.
Счет также генерируется бизнес-процессом. Печать и подписи прикрепляются в виде изображения, а данные берутся из соответствующих значений полей. Здесь, кстати, можно также настроить робота, который сразу же после генерации отправит счёт плательщику на электронную почту.
2.3. Еще один важный документ — сопроводительное письмо. Письмо формируется по законодательно установленной форме на бланке организации. В нем указывается адресат, номер дела, истцов и ответчиков, исходящий номер письма, а в тексте прописывается номер гражданского дела и номер заключения эксперта.
Эти данные также подтягиваются в шаблон из полей смарт-процесса Битрикс24, но отличие в том, что суду нужен сам документ заключения (а он состоит из множества страниц). Раньше заказчик вручную загружал документ в облако и формировал QR-код с помощью стороннего сервиса, добавляя код на лист таблицы вручную.
В Битрикс24 уже есть функционал создания QR-кода роботом. Мы использовали этот функционал в нашем бизнес-процессе для генерации сопроводительного письма из шаблона. Это сэкономило много времени и ресурсов нашему клиенту.
Теперь все документы генерируются автоматически при создании смарт-процесса. Перед заседанием нужно только их распечатать.
При этом, если внести изменения в таблицу, они автоматически подгрузятся в смарт-процесс, например, при смене организационно-правовой формы плательщика также меняется код номера экспертизы.
Если вам тоже нужно перегнать большой массив данных из таблиц Гугл в смарты или сделки Битрикс24, то попробуйте создать и протестировать интеграции здесь.
Алексей Окара, основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит
#пинол #пинкит #pinall #pinkit #bitrix24 #битрикс24 #amo #amocrm #амоцрм #амо_црм #crm #црм #црмсистема #црм_система #внедрениецрм #интеграция #googlesheets #таблицыгугл #пинкит_gs_битрикс24 #пинкит_смартпроцессы
