Проектное управление является ключевым элементом работы любой компании, способствующим успешному завершению проектов и достижению поставленных целей. В условиях стремительно меняющегося мира умение эффективно управлять проектами становится особенно актуальным.
В данной статье мы представляем 40 основных правил управления проектами. Эти проверенные на практике правила помогут вам эффективно вести проекты с начала до конца. Они охватывают все аспекты работы: планирование, управление рисками, коммуникации, ресурсы и качество. Чтобы сделать их доступными для всех, мы проговорили их на 53 языках!
Не имеет значения, являетесь ли вы опытным менеджером или только начинаете свою карьеру в этой сфере, эти правила помогут вам лучше организовать работу, избежать ошибок и добиться успеха. Применяя их, вы не только улучшите свои навыки, но и внесёте значительный вклад в успех ваших проектов и всей компании.
Продолжение:
✅ Правило №11
Пять Шагов для Эффективной Работы с Ограничениями
1. Идентифицируйте Ограничение: Определите, какое именно ограничение замедляет ваш процесс или мешает достижению целей.
2. Оптимизируйте Использование: Разработайте и внедрите стратегию для максимального использования выявленного ограничения.
3. Синхронизируйте Процессы: Настройте все остальные процессы таким образом, чтобы они способствовали максимальной эффективности ограничения.
4. Расширьте Ограничение: Найдите способы увеличить пропускную способность или производительность ограничения.
5. Переходите к Новому Ограничению: После устранения текущего ограничения, идентифицируйте следующее и повторите процесс.
✅ Правило №12
Управление Ограничениями в Мультипроектной Среде: Метод «Дерева Стратегий и Тактик»
В условиях мультипроектной среды крайне важно эффективно управлять ограничениями, чтобы обеспечить своевременное завершение всех проектов. Одним из эффективных методов является использование «Дерева стратегий и тактик по проектам» в сочетании с концепцией «виртуального барабана».
Виртуальный барабан — это наиболее загруженный тип ресурсов в вашей системе, который определяет темп выполнения всех проектов. Для оптимизации работы следующий проект назначается этому ресурсу только после завершения текущего проекта. Это помогает лучше контролировать загрузку ключевых ресурсов и повысить общую эффективность управления проектами.
Метод «Дерева стратегий и тактик по проектам» включает несколько ключевых шагов:
1. Инвентаризация всех текущих проектов: Определите и зафиксируйте все проекты, которые находятся в работе.
2. Соблюдение технологии работы с подрядчиками: Установите четкие правила взаимодействия с подрядчиками и контролируйте выполнение переданных им задач.
3. Устранение плохой многозадачности: Определите и устраните элементы, которые негативно влияют на производительность.
4. Решение о заморозке проектов: Определите, какие проекты необходимо временно приостановить, и разработайте механизм их последующего возобновления.
5. Приоритизация проектов: Решите, какие проекты будут запущены в первую очередь, исходя из их важности и доступных ресурсов.
6. Ускорение завершения текущих проектов: Разработайте стратегии для быстрого завершения текущих задач.
7. Определение проектов с недостаточными ресурсами: Идентифицируйте проекты, которым не хватает ресурсов, и найдите способы их перераспределения.
8. Запуск новых проектов: Определите процесс запуска новых проектов с учетом текущей загрузки ресурсов.
Следуя этой методологии, вы сможете более эффективно управлять мультипроектной средой и достигать поставленных целей в срок.
✅ Правило №13
Определить Самый Загруженный Ресурс в проекте и эффективно распределить работы
Этапы:
1. Определите Самый Загруженный Ресурс:
- Проанализируйте текущие задачи: Посмотрите, какие задачи сейчас выполняются и какие ресурсы задействованы.
- Используйте инструменты мониторинга: Программы для управления проектами, такие как Microsoft Project или Trello, могут помочь вам увидеть, какие ресурсы наиболее загружены.
- Проведите интервью с командой: Поговорите с членами команды, чтобы понять их текущую загрузку и выявить возможные узкие места.
2. Расставьте Работы по Приоритету:
- Приоритизируйте задачи: Определите, какие задачи являются наиболее критичными для проекта и требуют участия загруженного ресурса.
- Сгруппируйте похожие задачи: Если возможно, сгруппируйте задачи, которые можно выполнить параллельно или последовательно без задержек.
- Используйте метод «виртуального барабана»: Этот метод предполагает, что новый проект назначается ресурсу только после завершения текущего проекта. Это помогает контролировать загрузку и избежать перегрузок.
3. Мониторинг и Корректировка:
- Регулярные проверки: Проводите регулярные встречи с командой для оценки текущего состояния проекта и загрузки ресурсов.
- Анализ производительности: Используйте аналитические инструменты для отслеживания производительности и своевременного выявления проблем.
- Гибкость в подходе: Будьте готовы адаптироваться к изменениям и корректировать план в зависимости от новых обстоятельств.
Следуя этим шагам, вы сможете более эффективно управлять загрузкой ресурсов в вашем проекте, минимизировать задержки и повысить общую производительность команды.
✅ Правило №14
Управление Критической Цепью и Питающими Цепями в Проекте
В каждом проекте существует критическая цепь — наиболее длинная последовательность взаимосвязанных задач, которая определяет общую продолжительность проекта. Управление этой цепью является задачей менеджера операций, который также может быть главным техническим специалистом. Его роль заключается в координации всех ключевых событий и обеспечении их своевременного выполнения.
Помимо критической цепи, существует множество питающих цепей — это все остальные операции, необходимые для успешного завершения проекта. Эти цепи включают в себя управление сырьем, материалами, рабочими ресурсами, подрядчиками, разрешительной документацией, пропусками, машинами и механизмами, бытовыми условиями, проживанием, питанием, доставкой персонала, снабжением и обеспечением. Ответственность за эти процессы лежит на директоре по подготовке производства.
Эффективное управление как критической цепью, так и питающими цепями требует слаженной работы всех участников проекта и четкого распределения обязанностей. Только так можно гарантировать успешное завершение проекта в установленные сроки.
✅ Правило №15
Управление Буферами и Ресурсами в Проекте
Руководитель проекта контролирует буферы, которые представляют собой дополнительное время, заложенное в график выполнения проекта для защиты критических задач от задержек. При их исчерпании он перераспределяет ресурсы, чтобы минимизировать риски и соблюсти сроки. Это включает перемещение сотрудников, пересмотр приоритетов и привлечение дополнительных ресурсов. Эффективное управление буферами и ресурсами обеспечивает успешное выполнение проекта.
✅ Правило №16
Введение Бюджетного Буфера в Проекты
Бюджетный буфер должен быть обязательно включен в проект. Если величина бюджетного буфера составляет менее 15% от общей стоимости проекта, - не беремся за выполнение такого проекта.
✅ Правило №17
Правила управления Буферами в Проекте
В процессе управления проектом важно контролировать только один показатель – скорость использования буферов, которые защищают проект от непредвиденных задержек.
Типы Буферов:
Проектный Буфер:
- Защищает весь проект от непредвиденных задержек на Критической Цепи (основном пути выполнения проекта).
Питающий Буфер:
- Защищает Критическую Цепь от задержек на других путях, которые влияют на неё.
Ресурсный Буфер:
- Предупреждает ресурсы (людей, оборудование) заранее о предстоящих критических задачах, чтобы они были готовы к работе без задержек.
Буферное время помогает контролировать прогресс проекта и разделяется на три зоны:
Зона 1 (🟢 Зеленая):
- Не ожидается, что работа должна быть в банке работ перед ограничением – ничего не делаем.
Зона 2 (🟡 Желтая):
- Возможно, что работа поступит в банк работ перед ограничением – зона внимания.
Зона 3 (🔴 Красная):
- Ожидается, что работа должна быть в банке работ перед ограничением – зона управления.
✅ Правило №18
Мониторинг Прогресса Проекта с Помощью Тепловой Диаграммы
Для мониторинга прогресса проекта можно использовать «Тепловую диаграмму», которая помогает определить, насколько успешно проект движется к завершению. Она состоит из двух ключевых элементов:
1. Желтый Коридор:
- Описание: Это ожидаемый диапазон выполнения работ.
- Интерпретация: Если график выходит за пределы желтого коридора, это сигнализирует о возможных проблемах, требующих внимания.
2. Динамика Линии Прогресса:
- Ежедневная и еженедельная оценка: Направление линии прогресса показывает текущий статус проекта.
- Параллельно: Все идет по плану.
- Вверх: Задержка увеличивается.
- Вниз: Задержка уменьшается.
Оси Тепловой Диаграммы
- Ось абсцисс (X): Процент прохождения самой длинной цепочки работ.
- Ось ординат (Y): Реальный процент «съедания» времени буфера проекта.
Для более точного контроля рекомендуется одновременно отслеживать:
1. Статус Ресурсного (Информационного) Буфера:
Позволяет заранее видеть запаздывающие задачи по точкам выполнения подзадач.
2. Статус Проектного Буфера:
Определяет скорость «съедания» буфера в сравнении с процентом завершения всего проекта.
Эффективное использование тепловой диаграммы и мониторинг буферов — это ключевые элементы успешного управления проектами. Они помогают своевременно выявлять проблемы и принимать меры, обеспечивая бесперебойное выполнение проекта.
✅ Правило №19
Используйте Таблицу Приоритетов для исправления отставания
Один из эффективных методов оперативного исправления отставаний — использование таблицы оставшихся длительностей этапов работ, выстроенных по “весу” сверху вниз.
Шаги по Сокращению Отставания
1. Начало с Приоритета I:
В первую очередь рассматриваем возможность ускорения выполнения этой операции (таблице примере это Операция №6). Если теоретически это возможно, проверяем практическую реализацию.
Если ускорение по операции №6 невозможно или недостаточно, переходим к следующей по приоритету операции — №3, затем №10.
Важно: не опускайтесь ниже третьего приоритета (операции №10). Этапы с более низким приоритетом (№2 и №5) не рассматриваются для ускорения.
2. Принимается решение по двум проверкам - достаточно ли на этом участке входных ресурсов?
- недостаточно ресурсов: все силы направляются на обеспечение этих ресурсов.
- достаточно ресурсов: решаются проблемы ускорения за счет переброски мощностей с других участков или увеличения мощности на данном участке.
✅ Правило №20
Нежелательные Явления в Проекте (НЖЯ)
В любом проекте нежелательные явления (НЖЯ) имеют циклический характер. Однако действительно значимых НЖЯ обычно не более 8-10. Именно с ними следует бороться, следуя принципу Парето: выигрывать на 80% «полей», сознательно оставляя 20% несущественных проблем для проигрыша.
Менеджеры часто по-разному оценивают НЖЯ, исходя из своей области ответственности. Однако критерий значимости НЖЯ предельно прост: рассматриваем только те, которые существенно затрудняют Проход (Т).
Продолжение следует!
