Электронные документы — это цифровые версии бумажных вариантов, которые имеют полную юридическую силу. Подписывают их электронной подписью. Такими документами можно обмениваться внутри организации, с поставщиками, налоговой и другими госорганами. Электронный документооборот (ЭДО) могут использовать и физические лица, поэтому наш сервис уже внедрил подпись договора прямо внутри приложения. Это удобно, законно и безопасно.
Рассказываем, как подписать договор аренды квартиры с помощью электронной подписи в Яндекс Аренде, и что для этого потребуется.
Что такое электронные документы
Если совсем коротко, то электронные документы — файлы, созданные, обработанные, подписанные и отправленные с помощью компьютера или другого электронного устройства. Они не требуют переноса на бумагу, потому что цифровые документы равносильны бумажным договорам, отчётам или соглашениям, если их заверили специальной подписью.
Электронные документы отличаются от отсканированных бумажных копий тем, что они изначально создаются в электронном виде и подписываются цифровой подписью. Перевести в такой формат можно любой документ — от счёта-фактуры до обращения в суд.
Электронный документооборот бывает внутренним (в пределах одной компании) и внешним (при передаче документации другим организациям или государственным учреждениям).
Например, подписанные в приложении Яндекс Аренды договоры — внутренняя форма документооборота. А если этот документ отправить в налоговую или суд в цифровом формате, то это будет уже внешняя форма ЭДО.
Какими бывают электронные подписи
Электронная подпись — эквивалент той, что мы привыкли называть «от руки». Она подтверждает подлинность электронной документации. Цифровые подписи бывают простыми, неквалифицированными и квалифицированными. Не будем вдаваться в лишние подробности, но скажем, что в Яндекс Аренде мы используем «простую» подпись. Она подходит для работы с физическими лицами и идентифицирует подписанта. Если вы не знаете, что такое ключевая пара и криптография, не переживайте — для создания простой подписи ничего из этого не требуется.
