Почему одни сотрудники успешно выполняют задачи, а с другими возникают проблемы?
В работе каждого руководителя возникает ситуация, когда результат задачи не соответствует ожиданиям или сроки не соблюдаются. Иногда приходится самому исправлять ошибки из-за некорректной постановки задачи.
Но как поставить задача "правильно"?
Прежде всего, нужно понять, что существует три основных типа постановки задач:
1. Задача-приказ (При такой постановке задача не содержит всех деталей, в случае сложностей сотрудник ждет дальнейших указаний от руководителя).
2. Задача-просьба (При такой постановке задачи сотрудник не осознает важность и срочность задачи, это может привести к отсрочке выполнения).
3. Задача-проблема (При такой постановке задачи сотрудник видит полную картину и успешно справляется со своими обязанностями, что способствует развитию компании).
Для того чтобы сотрудники понимали задачи и выполняли их без проблем, нужно следовать определенному алгоритму:
Шаг 1: Сформулируйте задачу.
Шаг 2: Поясните задачу сотрудникам.
Шаг 3: Убедитесь, что задача понята.
___________________________________________________________________
Формулируя задачу, следует учитывать 5 критериев:
1. Конкретность. (Кто должен выполнить задачу? Что конкретно должен делать исполнитель? Что должно получиться в итоге?)
2. Измеримость. (Сколько сотруднику нужно сделать? Как измерить результат? По каким параметрам будет оцениваться работа? Если задачу нельзя измерить в цифрах, то как понять, что задача выполнена в нужном объеме?)
3. Достижимость. (Достаточно ли у сотрудника опыта, знаний и навыков, чтобы ее выполнить? Что необходимо для достижения цели? Где взять нужное или чем заменить? Что уже есть у сотрудника? Есть время на выполнение? Знает технологию выполнения задачи?)
4. Значимость. (Почему задача важна и как ее выполнение отразится на работе? Какие «+» от выполненной задачи для самого сотрудника, как оптимизируется его работа после?)
5. Определенность по времени. (Когда задание должно быть выполнено? Можно ли большую задачу разделить на этапы по времени? Будет ли промежуточный контроль (при необходимости)?)
Понятно, что задача, которая поставлена с опорой на эти 5 критериев будет более понятна всем сотрудникам, но, тем не менее, все же надо учитывать и степень подготовленности специалистов.
Как формулировать задачи для сотрудников с разным опытом
Для новичков, сотрудников, впервые выполняющих задачу и сотрудников, которые часто допускают ошибки - при постановке задачи нужно использовать все 5 критериев.
Для опытных сотрудников и сотрудников, которые уже справлялись с этой задачей - - при постановке задачи нужно использовать критерии "Конкретность" и "Определенность по времени".
___________________________________________________________________
После того, как задача сформулирована, необходимо ее озвучить. У руководителя есть два варианта постановки задач:
- индивидуально с учетом особенностей сотрудника;
- коллективно на собрании.
На собрании важно озвучить задачи, которые являются приоритетными для команды и стандартные из плана работы. А индивидуально стоит озвучивать задачи, связанные с функционалом отдельного сотрудника, для новичков или в случае появления новых вводных данных.
То есть, на собрании в начале рабочего дня Вы обозначаете структуру рабочего дня (при цикличном повторении данного мероприятия каждый из сотрудников буде точно знать - что и когда ему нужно сделать). Если появляются какие- нюансы - необходимо озвучивать их лично, так каждая из задач будет понята и выполнена.
Кроме того, грамотное распределение задач позволяет не только автоматизировать работу внутри вашей организации, но и экономит время сотрудников для выполнения новых задач в том числе.
НО...
Как бы грамотно Вы ни сформулировали задачу, всегда есть риск, что Вас не поймут. Или поймут, но по-своему, и результаты будут отличаться от запланированных
Как проверить понимание сотрудником поставленной задачи???
При проверке понимания поставленной вами задачи ориентируйтесь на следующие факторы:
1. Выражение лица подчиненного (Эмоции и мимика говорят сами за себя - понял сотрудник смысл задачи или нет).
2. Вопросы (Позвольте сотруднику задать уточняющие вопросы. Так его могут быть совершенно непонятны аспекты, которые для вас лежат на поверхности).
Плохо, если у сотрудников нет вопросов, хотя они имеют место быть. В таком случае, задайте открытые вопросы самостоятельно:
- «Что и как именно ты будешь делать?»
- «Что вызывает сложности?»
- «За какое время справишься?»
___________________________________________________________________
Задача понята? На все вопросы есть ответы? Отлично, сотрудник приступил к выполнению задачи.
Не забывайте:
- Поддерживать сотрудника
- Если необходимо - обозначьте помощника
- Проконтролируйте, действительно ли ваш подчиненный приступил к выполнению задания.
Во избежание иллюзии понимания обязательно проверяйте, что услышал сотрудник и как он это понял. Если с вашей стороны все сделано правильно, да данная задача будет выполнена качественно.
При грамотном распределении задач возникает возможность освободить время для более значимых дел.
Встречается ситуация, когда руководители не доверяют своим сотрудникам и предпочитают брать на себя все обязанности. Почему так происходит?
- Они могут опасаться делегировать задачи из-за страха неуспеха. Это может привести к недоверию в коллективе, стагнации развития сотрудников и просрочке выполнения задач.
- Или же они считают, что сами справятся лучше и быстрее, чем кто-либо другой. Однако такой подход может повлечь за собой риск провала приоритетных дел, эмоциональное истощение руководителя, а также несамостоятельность и перекладывание ответственности на него со стороны сотрудников.
- Также возможно, что руководитель опасается исправлять чужие ошибки. В итоге он теряет авторитет, показатели ухудшаются.
Для избегания хаоса в заданиях и обеспечения роста показателей необходимо делегировать задачи равномерно среди сотрудников, учитывая их навыки и опыт. Важно помнить, что основным инструментом руководителя является не его личное время и знания, а время и квалификация его команды.
В заключение, повторим, как правильно ставить задачи сотрудникам.
1) Задачи должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, значимыми и иметь четкий срок выполнения. Для опытных сотрудников следует формулировать более кратко: что и когда делать.
2) Также важно правильно озвучивать задачи: срочные и общие для команды можно обсудить на собрании, в то время как узкоспециализированные или особые задания лучше оговаривать индивидуально.
3) Необходимо проверять, насколько понятно задание неопытным сотрудникам, чтобы результат соответствовал ожиданиям.
4) Не стоит всю работу взваливать на себя – лучше делегировать и распределять задания в коллективе гибко.
