Добрый день! Для тех, кто зашел впервые, представлюсь. Меня зовут Владимир, у меня 15 летний опыт в проектировании, из них 8 лет я работаю комплексным ГИПом на крупных инфраструктурных объектах. Здесь, а также у себя в телеграмм канале «Заметки ГИпа», я делюсь своим опытом и знаниями, рассказываю о подводных камнях, интересных фактах, а также новостях в области архитектурно-строительного проектирования. Присоединяйтесь, будет полезно и интересно
Сегодня я хочу затронуть тему правильного оформления деловой переписки. Нам от нее никуда не деться, писать письма в современных реалиях приходится много. И довольно часто, читая письма, которые попадают мне на согласования, приходится закатывать глаза, хвататься за голову и пить валерьянку. Но шутки в сторону, давайте разберем основные требования к оформлению писем.
Итак, как в любом другом важном деле, на оформление писем есть свой ГОСТ Р 7.0.97-2016 Требования к оформлению документов. Данный ГОСТ распространяется не только на письма, но и на все организационно-распорядительные документы. Давайте вкратце пробежимся по ним.
Общие требования.
1. Письма могут быть как бумажные, так и в электронной форме.
2. Рекомендуемый размер шрифта 12, 13, 14.
3. Красная строка – 1,25 см.
4. Межстрочный интервал 1-1,5
5. Текст выравнивается по ширине листа
Оформление реквизитов.
- Необходимо применять реквизиты документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 (перечень из 30 пунктов, поэтому не буду его приводить).
- На письме должна быть эмблема организации/товарный знак, размещенный на расстоянии 10 мм от верхнего края листа, над реквизитами организации.
- Наименование организации, полное и краткое (если оно предусмотрено уставом).
- Вид документа, в случае деловых писем, не пишется.
- Дата письма, соответствующая дате подписания, в последовательности день, месяц, год (месяц допускается писать, как цифрами, так и прописью).
- Регистрационный номер - цифровой или буквенный, в соответствии с внутренними стандартами организации.
- Гриф ограничения доступа – ставится в правом верхнем углу. В состав грифа входит надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" или др.) и номер экземпляра.
- Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо. При адресовании документа руководителю (зам. руководителя) организации указывается наименование его должности в дательном падеже, включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.
- В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается (если адресатов больше, то пишется лист «список рассылки»).
- В поле адресат может входить почтовый адрес, но при отправке по электронной почте это не обязательно.
- Тема письма - краткое содержание. Тема формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?" и оформляется под реквизитами бланка слева. Тема может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк.
- В письмах используются следующие формы изложения:
1. от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение ...");
2. от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает...", "общество считает возможным...");
3. от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке.
- При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
- Вступительное обращение в письме может быть: «Уважаемый господин Председатель!»; «Уважаемый господин Прохоров!»; «Уважаемая Ольга Николаевна!»; «Уважаемые господа!». При этом в обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы.
- Заключительная этикетная фраза: «С уважением, …»
- Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к письму, оформляется под текстом от границы левого поля и может быть:
· если приложение одно и названо в тексте:
«Приложение: на 2 л. в 1 экз.»;
· если приложение не названо в тексте или если приложений несколько:
«Приложения: 1. Письмо от 01.04.2024 №1 на 2 л. в 1 экз.
2. Протокол от 28.03.2024 №35 на 10 л. в 1 экз.»;
- Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия);
- При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи;
- Штамп электронной подписи используется при визуализации электронного документа;
- Отметка об исполнителе письма включает ФИО исполнителя, номер его телефона, может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом, оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
ГОСТом устанавливаются следующие виды бланков документов организации:
1. Общий бланк;
2. Бланк письма;
3. Бланк конкретного вида документа.
Вот, собственно, вкратце основные требования к оформлению писем, пользуйтесь и оформляйте письма правильно.
А в планах у меня добраться до рассуждений о том, как правильно писать письма.
Спасибо, что дочитали до конца, если статья вам понравилась и была полезной, поставьте лайк, подписывайтесь если еще этого не сделали и оставьте свой комментарий. А также вы можете подписаться на мой телеграмм канал "заметки ГИПа"
Ссылки на другие полезные статьи:
2. Таблица для статистики своей зарплаты
3. Образцы новых титульных листов
4. Про добровольный и обязательный перечни
5. Как посчитать сметы ПИР на объект
8. Сметы ПИР по калькуляции затрат (форма 3П)
10. Формирование текстовой части для экспертизы в pdf
12. Новый СП на авторский надзор
13. Все что вы хотели знать про ГИПа, но стеснялись спросить
