Бывают ситуации, когда водители остаются без оплаты. Как минимизировать риски — большой вопрос, потому что многое зависит от договоренностей. А вот в деловой среде контекст попроще, чтобы зафиксировать обязательства между отправителем и перевозчиком нужна заявка на груз. Документ обеспечит выполнения всех условий и станет гарантией безопасности.
Разбираемся, как правильно оформить заявку. В начале рассмотрим особенности оформления, в конце добавим шаблон.
Зачем нужна заявка на груз?
Заявка на груз — документ, который содержит всю необходимую информацию: время, маршрут, данные отправителя, условия оплаты и требования к ТС. С юридической точки зрения, заявка выполняет роль соглашения, которое закрепляет права и обязанности сторон.
Документ дает гарантию безопасности, подтверждает законность, регламентирует вес и объем груза, помогает решить спорные ситуации и проблемы.
Кто заполняет и оформляет заявку
Как правило, заявку составляет грузоотправитель и доводит до перевозчика. Она оформляется на основании существующего договора, либо в качестве основного документа (разовая). Здесь все зависит от позиции и желания сторон.
Документ заполняется водителем и отправителем перед началом маршрута. По договору перевозчик обязан доставить груз в сохранности, а заказчик — внести оплату за услуги. Сроки транспортировки и действия заявки определяются договором.
Вы можете оформить заявку в бумажном и электронном варианте, каждый имеет свои особенности. Например, первый вариант оформляется в двух экземплярах, второй — через оператора информационных систем электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
Особенности оформления заявки на груз
Хотя жесткого регламента оформления заявок нет, нужно придерживаться стандартных требований, среди них — наличие системы учета и правил приема.
В заявке указывают название и номер, а также дату и место оформления. Важная часть документа — информация о грузе. Здесь нужно дать четкое описание груза, его характеристику, вес и объем. Если груз опасный, нужна более подробная информация от отправителя. Заявка также содержит подробные данные водителя и заказчика: ФИО, ИНН, номер телефона и адрес.
Кроме того, водитель должен указать марку, тип, вместимость и грузоподъемность транспорта. Детали маршрута обговариваются заранее и регламентируются в документе. В некоторых случаях прописываются дополнительные условия, например, способ оплаты и размер компенсации.
Водитель заполняет только следующие данные:
- ФИО и телефон лица, который осуществляет перевозку;
- характеристики транспорта;
- ФИО, ИНН, серия, номер водительского удостоверения;
- размер платы;
- должность и подпись.
Шаблон заявки на груз
Порядок приема заявок на транспортировку
Если перевозку осуществляет транспортная компания, заявку отправляют в специальный отдел по запросу заказчика. В случае, когда груз доставляет частный водитель порядок оформления описан во 2 главе «Правил перевозок грузов автомобильным транспортом». Чтобы заключить договор, нужно оформить транспортную накладную.
Что делать, если заказчик написал отказ: по закону заказчик обязан выплатить компенсацию, размер которой устанавливается при заключении договора. Поэтому важно заранее обдумать все юридические моменты.
Заявка на груз помогает минимизировать риски и быть обманутым. Перед оформлением старайтесь тщательно проверять все условия грузоперевозки и заранее согласовывать рейс, остановки и дозаправки. А сократить расходы на горючее по выбранному маршруту поможет сервис заправки корпоративных автомобилей Топливо+!
