Как постройка дома начинается с первого кирпичика, так и застройка стартово-финишного городка начинается с первого временного шатра. Мы поговорили с Евгением Шабаровым, техническим директором Бегового сообщества, и расспросили его, как из ничего вырастает стартово-финишный городок и происходит магия подготовки к событию.
Меня зовут Шабаров Евгений, мне 35 лет. Я технический директор Бегового сообщества.
Спортом я увлекался с самого детства. Первым видом спорта, которым я занимался, было регби – тогда мне было около 7 лет. Когда мне было 9 лет, я узнал, что такое футбол, и с тех пор он остаётся со мной. Я занимался им профессионально с 9 до 18 лет, а сейчас стараюсь играть 2-3 раза в неделю. Я играю в любительской команде «Сирена». Ещё я занимаюсь рисованием.
Как началась ваша история в Беговом сообществе?
В 2014 году я присоединился к команде в должности заведующего складом. В этом же году технический директор покинул нашу компанию, и все его обязанности перешли ко мне. Вот так внезапно для себя я начал работать в компании в качестве технического директора. В первые годы мне довелось заниматься почти всем: технической частью, волонтёрами, зоной выдачи номеров, логистикой, закупками и многим другим.
Сейчас я – руководитель технического отдела. На мне вся техническая часть наших стартов, я занимаюсь планированием стартовых городков, их отрисовкой, согласованием, подготовкой технических заданий от мебели до шатров. Список обязанностей очень обширный, всего и не упомнишь! В нашем отделе постоянно работают 3 человека, а в период больших мероприятий коллектив увеличивается до 10 человек.
Подготовительный этап — начало работы над забегом
С чего начинается работа?
Всё начинается с выбора площадки, на которой будет проходить забег. Далее, в зависимости от масштаба забега, я планирую инфраструктуру городка, наношу на карту все объекты и согласовываю эту схему с командой — тут важна каждая мелочь, от расположения камер хранения и туалетов до размеров и расположения сцен и шатров партнёров.
После согласования городка с командой я начинаю готовить техническое задание по необходимому оборудованию: шатры, сценическое оборудование, звуковое оборудование, временные электрические сети, интернет, оформление площадки и многое другое. Всё эти вопросы – от доступа к шатрам и до длины необходимых кабелей подключения – моя ответственность.
Время подготовки разное – всё зависит от масштаба события. Если забег до 6000 участников, на подготовку требуется 2 недели, если мероприятие свыше 20000 участников — подготовка занимает примерно 1,5 месяца.
Как планируется логистика в городке?
Когда я планирую расстановку инфраструктуры в городке, первым делом думаю о безопасности. Важно, чтобы соблюдались все требования пожарной безопасности, эвакуации участников, распределение потоков людей. Прежде чем нанести объекты на карту, я планирую, как пойдут люди от метро до стартового городка, и стараюсь, чтобы потоки людей пересекались минимально, а проходы были максимально широкими. Раздевалки и камеры хранения планируем исходя из количества участников. За 10 лет работы опыта накопилось много, уже понимаем, какие размеры будут оптимальными.
Сцены стараемся располагать в центре стартового городка. Ещё мы делаем навигационные конструкции, на которых отображена важная информация для участников: место старта, финиша, туалеты, кластеры и другие.
Мы растём, и запросы от команды в связи с этим тоже возрастают. Например, у нас совсем недавно появился Шатёр болельщика, и нужно было спланировать его, поставить в центральное место. Времени на это было совсем мало, но мы справились.
Что ещё важно учесть?
Сейчас появилась необходимость в транспорте для перекрытия улиц. Раньше нам помогал город, сейчас это делает технический отдел, количество машин для перекрытия поражает.
Мы стараемся выполнить все запросы от команды: предоставить тёплые помещения, обустроить временный офис на площадке, установить видеонаблюдение в камере хранения, обеспечить безопасность каждой зоны, собрать всю необходимую мебель, интернет, вышки для видеосъёмки.
Какие сложности возникают?
Самая большая сложность — когда площадка занята другим ивентом, приходится просчитывать тайминг монтажа и демонтажа вплоть до часа. В связи с этим мы проводим очень много встреч с другими организаторами и договариваемся, когда и что необходимо убрать в первую очередь.
В 2023 году в Лужниках проходил Московский урбанистический форум, и все нужные нам для юбилейного Московского Марафона площадки были заняты. Было очень трудно и сложно договориться, что будет демонтироваться первым, но в итоге мы успешно справились с этим и довольно быстро успели застроить стартовые городки для марафона.
Застройка городка, день события и после
Как понять, сколько нужно заложить времени на застройку городка?
Всё зависит от количества участников на мероприятии. Если участников будет до 10000 и инфраструктура планируется минимальная, то нужно 6 дней на застройку и демонтаж. Если участников, например, больше 20000, то понадобится 3 недели.
Как выглядит процесс застройки, из каких этапов он состоит?
Я планирую график монтажа и демонтажа, и застройка всегда начинается с временных шатров. Далее заезжают сценическое оборудование, временные сети, интернет, мебель, декорации. Постепенно всё это распределяется в соответствии с планом.
Сколько людей в вашей команде?
В техническом отделе 3 человека на постоянной основе: один человек ответственный за зону выдачи номеров и спортивную выставку, один ответственный за безопасность и камеру хранения и я.
На время проведения мероприятия мы набираем себе помощников, их может быть до 7 человек в зависимости от потребностей. У всех будут разные обязанности: это логист, ответственный за выгородку и навигацию, ответственный за уборку и туалеты, ответственный за финиш, в таком духе.
Как выглядит день забега для технического директора?
В день мероприятия я приезжаю за 3 часа до открытия стартового городка (то есть, как правило, в 4-5 утра), чтобы проверить всю инфраструктуру на площадке. Для меня важно, чтобы все шатры были открыты, свет включён, отопление (если оно нужно) функционировало, мебель была в порядке и располагалась на своих местах, а также чтобы во всех зонах работали интернет, электричество, звук и прочее.
После проверки я отправляюсь в ЦУМ (Центр управления мероприятием) и начинаю координировать работу оттуда с помощью телефонных звонков или радиостанции. В случае чрезвычайных ситуаций стараюсь максимально быстро их решить. Как правило, звоню и сильно ругаюсь!
Уезжаю с мероприятия примерно через 2-3 часа после окончания: за это время успеваем демонтировать оборудование и отвезти его на временный склад.
Бывают ли форс-мажоры?
За 10 лет работы много всего было. Из последнего, например, в 2018 году в день Ночного забега у нас была прекрасная погода весь день, но за 2 часа до старта начался настоящий ад: сильный ветер и ливень, который затопил стартовые кластеры. Из-за этого мы были вынуждены отключить электричество во всей стартово-финишной зоне.
А в прошлом году получилось так, что пришлось отменить Красочный забег и срочно перенести стартовый городок в новое место, что потребовало колоссальных усилий: это всё равно что пересобрать весь проект заново, ведь подстроить всё уже запланированное под другие условия достаточно сложно. Стараемся выходить из таких ситуаций с юмором.