С.А. Жемчугова, руководитель семейного офиса
Кто это – личный персонал? Кто эти люди и что входит в их обязанности Выясним, как персональный ассистент связан и взаимодействует с личным персоналом. А также узнаем, где и как подобрать личный персонал, как мотивировать, обучать и правильно увольнять таких сотрудников.
Богатым и знаменитым людям важно, чтобы личный комфорт им обеспечивали профессионалы своего дела, надежные, дружелюбные и хорошо знакомые им специалисты. Под обеспечением личного комфорта мы подразумеваем все, что связано с вопросами физического здоровья и красоты, образования, быта, спорта, досуга, безопасности, управления имуществом и т.д.
Личный персонал включает сотрудников, которые взаимодействуют непосредственно с главой семейства и членами его семьи. Это няня, секретарь, горничная, уборщица, личный врач, фотограф, тренер, массажист, парикмахер, косметолог, банщик и др.
Подбор личного персонала – дело конфиденциальное, даже интимное.
Редко глава семейства сам подбирает личный персонал и управляет им. Кадровыми вопросами (изменение рабочего графика, увольнение, отпуск), заказом оборудования и инструментов (хозтовары и т.д.) обычно занимается персональный ассистент главы семейства или, если речь идет о домашнем персонале, административный руководитель личного персонала – управляющий.
Должности, относящиеся к категории «Личный персонал»
Каких специалистов можно отнести к числу личного персонала? Их достаточно много, поэтому для удобства разделим перечень на условные группы по области применения умений и некоторые редкие должности рассмотрим подробнее.
Управляющий домом (управдом)
Для управления частным домом или имением состоятельные семьи обычно нанимают опытного управляющего (управдома).
В домашнем хозяйстве он берет на себя все рутинные дела, которым владелец не уделяет ни должного времени, ни внимания. Таким образом, управляющий домом является незаменимым помощником для занятых членов семьи.
Обязанности. В его ведение часто входит не только основное здание (дом), но и все прилегающие объекты (бассейн, сад и т.д.).
Управдом от имени владельца следит за имуществом и его использованием, решает вопросы безопасности дома, ведет домашнее хозяйство, заказывает расходные материалы и управляет бюджетом.
Он организует и контролирует работу домашнего персонала, внешних подрядчиков и сервисных служб в соответствии с установленными правилами и процедурами.
В случае если владельцы подолгу не живут в своем имении, то управляющий просто незаменим.
Условия работы. Управдому предоставляется домик для персонала либо квартира в непосредственной близости от места работы, а также при необходимости – автомобиль с водителем.
Требования к кандидату. Опыт работы не менее 3–5 лет, высшее образование.
Управляющий имуществом (управляющий)
Обязанности. Функции управляющего имуществом пересекаются с функциями управдома, но в большей степени связаны с управлением всей или значительной частью недвижимости и имущества работодателя, чем с хозяйственными вопросами управления конкретным домом.
Помимо основного имения он может управлять еще несколькими домами, яхтой или личным самолетом владельца (и соответствующим персоналом).
Управление имуществом включает:
• тщательный контроль расходов;
• разработку и внедрение процедур управления имуществом;
• операции с недвижимостью и активами: оценка, управление, приобретение, отчуждение;
• управление гаражами, автомобилями;
• контроль строительства новых объектов недвижимости, а также крупный ремонт;
• налаживание общения с представителями исполнительной власти.
Управляющему могут подчиняться сразу несколько управдомов (из разных имений владельца). Однако он должен знать, как распределены обязанности между всеми сотрудниками, подчиняющимися управдомам, так как обслуживающий и рабочий персонал также входит в зону его ответственности.
Требования к кандидату. На эту должность, как правило, подбираются специалисты с высшим образованием. Также часто требуется повышение квалификации в школе батлеров[1]. Опыт работы управляющего должен составлять не менее 5–7 лет на такой же должности или в качестве руководителя небольшого бизнеса или компании. Чаще всего работодатели хотят видеть на этой должности мужчину.
Условия работы. Должность предполагает проживание на территории работодателя – чаще всего это отдельный коттедж или квартира (рядом с усадьбой или на ее территории).
Семейная пара
Пары, состоящие в браке или в длительных отношениях, нанимаются на работу, чтобы управлять частным домом и ухаживать за ним, что особенно актуально, если владельцы не проживают в имении постоянно.
Обязанности. Семейная пара может заменить весь рабочий персонал в небольшом владении. Супруги могут совмещать обязанности дворецкого, шофера, повара, садовника, мастера, няни, экономки, слуги, управляющего хозяйством и личного ассистента.
Условия работы. Семейные пары работают с проживанием на территории работодателя – обычно это домик для персонала.
Требования к кандидатам. Опыт работы должен быть не менее трех лет.
Кстати
Как и в викторианской Англии, эта должность в современной России становится наследственной: в индустрии частного обслуживания работают и родители, и взрослые дети.
Экономка
Как правило, в услугах экономки нуждаются небольшие домашние хозяйства, где нет разделения функций домашнего персонала в части выполнения повседневных бытовых услуг.
Обязанности. Экономка совмещает сразу несколько домашних должностей. Она отвечает за уборку всего дома, стирку и глажку одежды, приготовление как качественной повседневной домашней еды, так и блюд высокой кухни, совершение покупок и выполнение поручений руководителя.
Экономка также привлекает к работе сторонних специалистов и поставщиков, поддерживает дом в идеальном порядке.
Личный повар
Личный повар (шеф-повар) работает в основном только для одного человека или семьи. Он покупает продукты, составляет меню, готовит еду для работодателя и его гостей.
Повар работает:
• в составе команды домашнего персонала;
• в одиночку или вместе с экономкой (в этом случае он отвечает за бюджет и затраты по кухне);
• с командой, которая находится в его подчинении (в больших резиденциях ).
Обязанности. Личный повар готовит все блюда – от повседневных (детских и семейных обедов) до блюд высокой кухни (для званых ужинов и больших общественных мероприятий).
Иногда повару необходимо сопровождать главу семейства в командировках и на отдыхе. В этом случае он должен готовить и в шале, и на лодках, и на яхтах, и в частных самолетах, и в зимних или летних резиденциях руководителя.
Повар должен знать о вкусовых пристрастиях и о возможных аллергических реакциях на какие-то продукты у руководителя, членов его семьи и гостей, и учитывать это при составлении меню.
Он обязан соблюдать продовольственную безопасность и санитарно-гигиенические требования. Как и повар в сфере общественного питания, он должен регулярно проходит медосмотры и иметь санитарную книжку.
Требования. Домашний повар обязан иметь кулинарное образование и, желательно, пройти курсы повышения квалификации. Если образование повар получал в России, то его профессиональный разряд должен быть не ниже шестого.
Опыт работы – не менее 7–10 лет. Приветствуется опыт работы в больших состоятельных семьях, крупных ресторанах, на яхтах и т.д.
Личный врач
Личный врач обслуживает руководителя или всю его семью.
Персональный врач редко работает исключительно с одним человеком или семьей и более нигде (если нет тяжелобольных). Обычно он практикует в каком-либо медицинском учреждении и параллельно осуществляет медицинское обслуживания одной или нескольких семей. Это оправдано, так как для поддержания профессиональных навыков доктору нужно лечить разных пациентов.
Часто личного врача предоставляет страховая компания по договору индивидуального медицинского страхования. Это облегчает заказчику процесс оплаты медицинских услуг.
Обязанности. Домашний врач знает не только истории болезней своего клиента и всех его ближайших родственников, с которыми работает, но и все их наследственные заболевания.
Личный врач:
• делает анализы и прививки;
• дает консультации по вопросам питания и режима спортивных нагрузок;
• выписывает медицинские справки, открывает и закрывает больничные листы;
• контролирует работу профильных врачей (если необходима их консультация), не позволяя назначать клиенту ненужные исследования или выписывать плохо совместимые лекарства.
Требования. Семейный врач должен иметь высшее медицинское образование и богатый опыт практической работы в профессиональной области не менее 7–10 лет.
Если руководитель и его семья много путешествуют, врачу желательно знать иностранные языки тех стран, где они чаще бывают.
Персональный парикмахер
Знаменитые и медийные персоны постоянно прибегают к услугам личных парикмахеров для поддержания презентабельного внешнего вида.
Обязанности. Личный парикмахер не только красит, стрижет, укладывает волосы, но и профессионально ухаживает за ними.
Он может иметь собственную парикмахерскую или работать на определенную семью. Иногда личный парикмахер может путешествовать с работодателем по миру.
Личный парикмахер помимо профессиональных умений должен владеть навыками грамотного общения и обладать чувством такта, чтобы быстро и верно понимать пожелания заказчика.
Требования и заработная плата.Парикмахер должен иметь отличные рекомендации и большой опыт работы (5–7 лет) в сфере моды, парикмахерского искусства или на телевидении.
Желательно наличие профильного образования и курсов повышения квалификации. Услуги личного парикмахера, как правило, оплачиваются после каждой встрече с заказчиком.
Менеджер по образованию
Частный менеджер по образованию требуется большим состоятельным семьям, где члены семьи получают образование разного типа и уровня.
Обязанности. В обязанности менеджера по образованию входит:
• организация обучения членов семьи;
• расширение их личностных и профессиональных умений;
• составление и обеспечение выполнения индивидуальных планов развития.
Под организацией обучения подразумевается подготовка и координация обучения за границей:
• выбор учебного заведения и учебных программ;
• оформление документов на поездку (бронирование билетов, гостиниц, трансферов, страховок и т.п.);
• заключение договоров;
• выставление счетов и отслеживание платежей в учебные заведения;
• последующее взаимодействие с учебным заведением по организационным и административно-бытовым вопросам.
Требования. Для успешного выполнения своих обязанностей менеджер должен знать все тенденции в сфере образования, обновлять существующие и разрабатывать новые программы, рассчитывать их стоимость.
На эту должность подбирают специалиста с высшим, желательно гуманитарным, образованием, серьезным опытом практической работы в профессиональной области не менее 5–7 лет.
Экипаж частного самолета
Экипаж личного самолета составляют пилоты и бортпроводники.
Как правило, самолетом управляют два пилота – капитан и ассистирующий первый пилот. При дальних перелетах на борту самолета может быть от двух до четырех пилотов (для обеспечения летчикам необходимых перерывов в работе). Количество бортпроводников зависит от типа самолета и числа пассажиров на борту.
Обязанности. Капитан отвечает за исправную работу самолета и безопасность всех присутствующих на борту.
Команда проводников обеспечивает комфорт пассажиров, а также помогает семье пройти правовые и таможенные процедуры в аэропорту, сопровождает руководителя и семью к встречающим.
Бортпроводники должны знать потребности и вкусы работодателя и его семьи и учитывать их при подготовке рейса.
Требования. Высочайшая ответственность и опыт осуществления дальних перелетов практически во все точки земного шара. Личный пилот должен обладать соответствующей лицензией.
Кроме того, он должен закончить серьезные специализированные курсы, после чего проходить повторные тренировки каждые шесть месяцев, чтобы продлевать действие соответствующей лицензии. Личный пилот также должен иметь действующий медицинский сертификат.
Стаж управления частным самолетом – не менее 600 летных часов. Также приветствуется опыт работы в состоятельных семьях и хорошие навыки работы с компьютером.
От бортпроводников частного самолета требуется соответствующий опыт работы в бизнес-авиации от 3 лет и наличие специального образования. Обязательное свободное владение английским языком и знание делового этикета.
Экипаж личного самолета должен быть готов к вылету в любое время и знать все о воздушном судне своего работодателя.
Условия работы. Во время путешествий экипажу частного самолета предоставляется комната в отеле или в частной резиденции.
Консультант по покупкам (шоппер)
Обязанности. Шоппер сопровождает руководителя и его семью в магазинах.
Он знает, где, что и почем продается, помогает главе семейства найти вещи, например одежду, которые ему наиболее подходят. Консультант по стилю должен быть гибким, обладать коммуникативными навыками.
Должен быть знатоком и ценителем гламура, разбираться в тонкостях мира высокой моды и вещах типа «лакшери», ориентироваться в модных направлениях и дизайнерских брендах.
Требования. Идеальный консультант по стилю – профессионал своего дела, человек авторитетный, дружелюбный, с хорошими манерами, творческим мышлением и организаторскими способностями. Успешный шоппер – это еще и хороший психолог. Задача шоппера – сделать так, чтобы процесс покупок был легкими и проходил в непринужденной атмосфере.
Хотя должность не требует высшего образования, наличие диплома в сфере торговли все же желательно. Опыт работы в аналогичной должности не менее двух лет.
Фотограф
Обязанности. Личный фотограф имеет те же обязанности, что и обычный фотограф:
• фотографирует руководителя и его семью в любом месте и в любое время (портретная съемки и фото на документы);
• обрабатывает, оформляет, распечатывает снимки.
Отличие от обычного фотографа лишь в том, что личный фотограф готов к работе по первому требованию заказчика.
Кроме того, сотрудничая со своим работодателем на протяжении длительного времени, фотограф может без пояснений и комментариев снимать семейные события и праздники – он знает в лицо и по именам всех членов семьи и друзей руководителя, знает, кого лучше в кадр не брать (не все любят фотографироваться). А самое главное – он знает, кого, как и в каком ракурсе нужно фотографировать.
Важный момент – соблюдение конфиденциальности. Глава семейства должен быть уверен, что семейные снимки не попадут в «желтую прессу».
Если заказчик приглашает внешнего специалиста для фотосъемки, необходимо заключать договор о конфиденциальности и контролировать, чтобы фотограф по окончании своей работы сдал все материалы и носители, на которых содержится принадлежащая главе семейства информация и изображения. А проконтролировать это сложно!
Требования. Кандидат на вакансию личного фотографа в идеале должен иметь искусствоведческое образование и пройти дополнительные профессиональные курсы. Опыт работы – не менее 5 лет. Кандидат предоставляет портфолио.
Взаимодействие персонального ассистента с личным персоналом
Если вы получаете от руководителя поручение найти хорошего личного парикмахера, врача или массажиста, важно понимать, что только подбором ваши отношения с сотрудником не ограничатся.
Для сотрудника персональный ассистент станет единственным контактным лицом не только в процессе трудоустройства, но и во время работы.
Именно к ассистенту, а не к руководителю будет обращаться сотрудник со всеми вопросами и просьбами. Вы будете заниматься выплатой зарплаты или гонорара (при разовых услугах), передавать пожелания руководства, организовывать быт работника (например, проезд к месту работы и обратно), оформлять пропуска в дом главы семейства, покупать расходные материалы и оборудование.
И контролировать сотрудника также придется вам.
Иногда глава семейства в целом доволен личным сотрудником, но осознает, что тому не хватает определенных профессиональных качеств. В этом случае вам придется организовывать обучение сотрудника.
Ну и малоприятный момент (увольнение сотрудника) также ляжет на ваши плечи, со всеми правовыми и эмоциональными нюансами.
Где искать личный персонал
Существует несколько способов поиска и подбора личного персонала.
• Кадровые агентства – специальные рекрутинговые агентства, которые специализируются на подборе личного и домашнего персонала.
• Сайты по поиску работы. Если речь идет о квалифицированном, а не рабочем персонале, то можно прибегнуть к помощи поисковых баз. Например, такие ресурсы, как HeadHunter или SuperJob могут выручить при поиске кандидатур на вакансии секретаря или персонального ассистента.
• Через знакомых. Личный персонал можно подбирать через знакомых главы семейства. Он либо сам спрашивает своих друзей о необходимых ему кандидатах, либо уполномоченный помощник обзванивает ассистентов знакомых главы семейства и интересуется наличием проверенных профессионалов в интересующей области.
Обращаемся в кадровое агенство
Прежде всего, важно правильно выбрать агентство. Компаний, предоставляющих подобные услуги, на рынке очень много, но далеко не все из них пригодны для сотрудничества. Крайне важна репутация агентства и его опыт.
Каждое агентство имеет свою базу кандидатов. И от качества и объема этой базы зачастую зависит скорость и эффективность подбора персонала. Обычно те или иные агентства рекомендуют главе семейства знакомые и близкие.
Если рекомендаций нет, то вам придется полагаться на Интернет – постарайтесь узнать об агентстве максимум и сделать выбор, ориентируясь на здравый смысл и личный опыт.
Обратите внимание
Солидные агентства по подбору «элитного» персонала расположены в центре или в престижном районе города, в офисе с качественным ремонтом и стильным интерьером.
Сотрудники агентства приветливы и отзывчивы, идут навстречу пожеланиям клиента, например переносят место или время собеседования, меняют требования к вакансии, продолжают поиск кандидатов даже после встречи с очень внушительным количеством персон и т.д. Эти признаки косвенные, но ими не стоит пренебрегать.
Приняв решение о сотрудничестве, необходимо ознакомиться с условиями, на которых работает агентство, и детально изучить договор на подбор персонала.
Вам важно узнать:
· какие гарантии дает агентство;
· каким образом проводится отбор кандидатов;
· проверяет ли агентство рекомендации с предыдущих мест работы и документы об образовании;
· есть ли у агентства своя служба безопасности, которая проводит первичный «отсев» кандидатов;
· насколько профессиональны эксперты и менеджеры, работающие по заявке заказчика.
■ Детально изучаем договор на подбор персонала
1) Необходимо выяснить, предусматривает ли договор с агентством прохождение кандидатами «пробных дней». Испытательный срок для соискателей на должности горничных, нянь, поваров и др. составляет от 3 до 5 дней, по истечении которых заказчик принимает решение о продолжении или прекращении сотрудничества с кандидатом. О вариантах оплаты и оформления данного этапа важно узнать заранее.
2) Договор с рекрутинговым агентством должен предусматривать замену кандидата в случае, если после продолжительного опыта совместной работы выяснится, что он не подходит заказчику. Количество замен, а также их условия бывают ограничены. Этот пункт очень важен, поэтому игнорировать его нельзя.
3) Выясните, каковы условия оплаты услуг агентства и готов ли ваш руководитель к таким тратам. Обычно это месячный оклад кандидата, или процент от оклада, или процент от годового дохода кандидата (в случае подбора высококвалифицированных кадров – к примеру личного ассистента).
■ Корректируем отношения агентства и соискателей. Стоит обратить внимание на то, в каких отношениях находятся кандидат и сотрудник агентства, который представляет потенциального работника.
Иногда бывает, что нанятый сотрудник по всем своим вопросам, жалобам и просто с разговорами «за жизнь» почему-то обращается к менеджеру агентства, который его трудоустраивал.
Попутно он не только рассказывает менеджеру о новой работе, но и выдает конфиденциальную информацию о работодателе. Когда вы принимаете сотрудника на работу, дайте ему понять, что общаться по всем вопросам он будет не с менеджером из кадрового агентства, а с вами или управляющим.
■ Соблюдаем конфиденциальность.
Конфиденциальность – главный фактор в подборе личного персонала.
Часто глава семейства или его представитель обращаются в агентство анонимно, и оно до конца остается в неведении, кому и в какую семью ищет сотрудника. И это вполне объяснимо, особенно если речь идет об очень знаменитых людях и семьях, которые стремятся сохранить в тайне приватные подробности жизни своей семьи.
Обратите внимание
Если рекрутинговая компания начинает всеми правдами и неправдами выведывать паспортные данные, точный адрес или любую другую личную информацию, касающуюся заказчика, стоит задуматься о честности ее намерений.
После того как рекрутинговое агентство выбрано, с ним заключается договор и размещается заявка на подбор необходимого персонала.
Итак, сотрудника вы можете найти через агентство, самостоятельно, через специализированные сайты или по рекомендации. В любом случае процесс трудоустройства начинается собеседованием с соискателем.
Проводим собеседование с соискателем
Обычно первое собеседование с кандидатом проводит доверенное лицо заказчика (зачастую это персональный ассистент).
Выбор места и способа собеседования (личная встреча или по скайпу) в большинстве случаев остается за вами.
Вы можете определить количество собеседований в день и составить график на неделю (месяц) с учетом своей занятости.
Также вы вправе решать, будете ли встречаться с каждым кандидатом по отдельности или проведете групповое собеседование.
На что обратить внимание при собеседовании
· Обратите внимание, как кандидат отзывается о предыдущих работодателях и какого рода информацию о них готов сообщить на собеседовании.
· Постарайтесь определить мотивацию кандидата, обращая внимание на то, сколько раз во время собеседования он упоминает вопрос заработной платы.
· Подготовьте заранее несколько узкопрофессиональных вопросов, чтобы лично оценить знания кандидата в его области.
· Задавайте вопросы, которые помогут оценить личные качества кандидата, чтобы понять, подходит ли эта персона заказчику не только в профессиональном, но и в личностном плане.
Если кандидат прошел собеседование, его проверяет служба безопасности руководителя. Затем возможна беседа с психологом и (или) проверка на полиграфе.
Процесс завершает либо собеседование кандидата с главой семейства (если подбирают, например, личного врача или няню), либо с управляющим, которому кандидат будет непосредственно подчиняться (например, при поисках горничной или садовника).
Решаем правовые вопросы трудоустройства личного персонала
Когда кандидат одобрен, проводится формальная процедура трудоустройства в отделе кадров.
Обратите внимание
Официальное трудоустройство личного персонала (особенно домашнего) – это проблема для работодателя-руководителя.
■ Сложности официального оформления. Далеко не в каждую компанию можно официально оформить сотрудника на должность садовника или гувернантки.
Поэтому иногда кандидатам предлагают оформление на должности, которые предусмотрены штатным расписанием компании главы семейства, например уборщицы.
Не все работники согласятся на вариант с такой записью в трудовой книжке. И при большом количестве домашнего персонала этот способ оформления тоже не подходит.
Ответственные работодатели, желающие официально трудоустроить большой штат личного персонала, специально регистрируют юридическое лицо, с соответствующими видами деятельности (клининг, ремонт, стройка и т.д.).
Есть еще вариант заключить с личным сотрудником гражданско-правовой договор об оказании услуг. Но и в этом случае есть ряд неудобств, связанных со спецификой договора.
■ Самый распространенный вариант – не оформлять сотрудника и платить ему зарплату «в конверте». На первый взгляд, плюсы очевидны: никаких юридических и кадровых проволочек, а главное, никаких выплат, связанных с официальным трудоустройством работника.
Однако такой вариант несет в себе недостатки, которые делают его неприемлемым для серьезных работодателей.
Риски. При внезапном исчезновении работника – в случае порчи или кражи имущества – руководитель оказывается в правовом плане бессильным.
И вопрос конфиденциальности остается только на совести работника – если договорные отношения не оформлены, работодатель защитить свои персональные данные не сможет.
■ Оформление «разовых» специалистов. Иногда специалиста подбирают не на постоянную работу, а для оказания разовых услуг.
Например, парикмахера редко берут в штат на постоянной основе. Чаще всего заключается либо соглашение о конфиденциальности, и дальнейшее сотрудничество происходит по факту обращения, либо отношения работника и работодателя вообще никак не оформляются и все держится «на честном слове».
Оплата в этом случае производится наличными каждый раз после оказания услуги или любым другим путем, приемлемым для обеих сторон.
Однако в таком варианте взаимодействия есть несомненный минус. Ведь мастер наверняка имеет собственный бизнес или постоянное место работы со своим графиком. А это означает, что у него не всегда будет возможность выполнить пожелания заказчика.
И опять же здесь важно учитывать объем и особенности работы такого специалиста. Если заказчику важно, чтобы парикмахер сопровождал его в поездках и по первому требованию являлся в указанное место, то, конечно, придется предложить кандидату постоянное трудоустройство.
Управление личным персоналом и его обучение
После выхода на работу новый сотрудник редко подчиняется непосредственно главе семейства. Чаще всего взаимодействие и контроль осуществляется либо управляющим, либо персональным ассистентом.
Под взаимодействием мы подразумеваем посредничество в общении между главой семейства и работником.
И если личный персонал, проживающий на территории работодателя, находится в ведении управдома, то работу с приглашенными специалистами осуществляет персональный ассистент.
В отношении приглашенного специалиста персональный ассистент как правило:
· организует транспорт;
· обеспечивает проход на территорию заказчика;
· заказывает дополнительные инструменты, материалы и оборудование;
· занимается вопросами оплаты услуги специалиста.
■ Когда сотрудника нужно обучать. На ассистента ложатся и задачи по обучению домашнего персонала. И к этому нужно относиться серьезно и ответственно.
Обычно обучение или повышение квалификации предлагается поварам, горничным, официантам и др.
Оно также может понадобиться в случае, если, например, у работодателя при приеме на работу сотрудника были одни планы, но в дальнейшем ситуация изменилась и требования к работнику усложнились. Чтобы работники соответствовали новым требованиям, их могут направить на обучение.
Или когда еще на этапе собеседования было ясно, что специалист немного «не дотягивает» до нужного профессионального уровня, но его личные качества оказались для заказчика важнее. Недостаток профессионализма в таком случае можно компенсировать, организовав профильное обучение работника.
Профессиональные курсы могут быть предложены, например, водителям, если им придется работать на нестандартных автомобилях – бронированных или специально изготовленных по требованиям заказчика.
За обучение обычно отвечает либо персональный ассистент, либо непосредственный руководитель сотрудника, направляемого на обучение (например, управдом).
Иногда личный персонал направляют не на профессиональное обучение, а на личностные тренинги.
Например, шеф-повар готовит изумительно и справляется со своими обязанностями безукоризненно, но руководитель часто видит повара в подавленном настроении, депрессии. Сначала «поговорить по душам» пробует управдом, и если это не помогает, сотруднику может быть предложен психологический тренинг.
Конечно, такую заботу о работнике проявляют, если работник особенно ценен и важен для руководителя.
Учебных заведений и разного рода обучающих центров великое множество. Важно определиться с целями и выбрать наилучший путь для их реализации.
Иногда важно, какой сертификат или диплом выдается по окончании обучения. Иногда нужны конкретные знания и умения – в этом случае можно прибегнуть к услугам учителя-профессионала, чья квалификация и опыт не вызывают сомнений.
Мотивируем личный персонал
Личный персонал – это сотрудники, которые обеспечивают персональный комфорт заказчика.
Крайне важно, чтобы они были удовлетворены условиями труда, проявляли лояльность и уважительность по отношению к главе семейства. А он в свою очередь должен быть спокоен и уверен, что его личный персонал не держит «камень за пазухой».
В справедливом управлении самое главное – отслеживать, чтобы все оговоренные условия при приеме сотрудника на работу, неукоснительно соблюдались, а при каких-либо изменениях – непременно обсудить с работником нововведения и получить его одобрение. Важно и мотивировать личный персонал. Как финансово, так и нематериально.
Не пренебрегайте вниманием и заботой по отношению к людям, от которых зависит настроение и комфорт вашего руководителя.
■ Неожиданные премии.Желательно разработать систему премирования или просто время от времени интересоваться у руководителя, доволен ли он работой личного персонала.
Если претензий нет, можно порой выписать и внеплановую премию. Сотрудники поймут, что руководство видит их отличную работу, и они непременно будут вознаграждены.
■ Поздравления. Важно поздравлять личный персонал с праздниками.
Соберите всех сотрудников в одном помещении, если речь идет, к примеру, о домашнем персонале, и произнесите поздравительную воодушевляющую речь.
Отметьте заслуги каждого сотрудника в отдельности или виновника торжества, если повод личный. Вручите букеты и подарки или сувениры. Идеально, если все это будет сопровождаться выплатой материального поощрения даже в небольшом объеме.
Если личный сотрудник взаимодействует напрямую с персональным ассистентом и не имеет своего руководителя в штате заказчика (учитель, тренер, няня и др.), то ассистент напоминает о его дне рождения руководителю, а также от имени руководителя поздравляет личный персонал со всеми праздниками.
Запомните, сотрудникам всегда приятно, если руководство интересуется каждым из них, а не воспринимает их как бездушную рабочую массу.
Следите за событиями личной жизни работников и поздравляйте их с приятными событиями. Если кто-то из сотрудников выходит замуж (женится) или у кого-то рождается ребенок, обязательно поздравьте их от имени коллектива и главы семейства. Он же решает, выдавать ли по этому случаю премию.
■ Участие и сочувствие. К сожалению, в жизни случаются и неприятные события. Например, у сотрудника произошел пожар, или его обокрали, или произошло несчастье с кем-то из близких. Вам необходимо своевременно отреагировать, предложить помощь.
Повторимся, что быть в курсе личной жизни работников можно только в том случае, если поддерживать с ними доверительные отношения.
Наш совет
Не перегибайте палку и не превращайте рабочие отношения в панибратство.
Личный сотрудник должен всегда знать, что он со всеми проблемами может обратиться к персональному ассистенту. В случае конфликта персональный ассистент должен так разъяснить главе семейства ситуацию, чтобы он принял адекватное и верное решение.
Рабочие конфликты и увольнение личного персонала
■ Причины увольнения бывают разными.
1) Сотрудничество между руководителем и его личным сотрудником прекращается по взаимной договоренности. Например, если услуги сотрудника больше не нужны, в этом случае расставание с личным сотрудником, скорее всего, пройдет позитивно, быстро и гладко.
2) Также «комфортно» расстаются с сотрудником из-за непреодолимых жизненных обстоятельств. Например, руководитель или сотрудник меняют место жительства, переезжают в другой город или страну.
Или если у сотрудника возникают серьезные семейные проблемы, например проблемы со здоровьем у него самого или у его близких.
В двух этих случаях участие персонального ассистента в процессе увольнения будет формальным и условным: что-то передать, подписать, проконтролировать.
3) Но бывают и крайне неприятные ситуации, когда инициатором расставания становится одна из сторон, а вторая сторона категорически с этим решением не согласна.
■ Причины конфликтов также разнообразны: от недобросовестности или небрежности работника до неисполнения ими своих обязательств перед работодателем.
В этом случае расставание с личным сотрудником может быть довольно болезненным и долгим.
Понятно, что личный персонал осведомлен о частной жизни руководителя. Даже если никакой информативной ценности эти знания не несут, обиженный при увольнении личный специалист может впоследствии додумать какие-то острые детали и подробности.
А уж как он этим распорядится, остается только предполагать.
■ Последствия неразрешенных конфликтов. К сожалению, полностью обезопасить себя соглашением о конфиденциальности у руководителя вряд ли получится.
Информацию можно разместить в Интернете под любым псевдонимом, а достоверность опубликованного в сети никто не проверяет. Достаточно к ложным и провокационным фактам добавить пару реальных, и информация будет выглядеть вполне достоверно.
К чему это может привести? Возможно, ни к чему – никто и не обратит внимания. Но иногда, да и еще при соответствующей раскрутке, сплетни и слухи способны превратиться в снежный ком и изрядно подпортить репутацию и нервы известным персонам. Впрочем, это крайне редкий и маловероятный вариант развития событий.
Чаще личный сотрудник после несправедливого, по его мнению, увольнения будет просто рассказывать свою версию того, что произошло с ним в доме знаменитости, на всех последующих собеседованиях при очередном трудоустройстве, не скрывая имен и фамилий.
А устроившись на новое место работы, будет продолжать и там, среди местного персонала, распространять неприятную информацию. А ведь предыдущий и новый работодатели могут быть знакомы.
Как «разойтись полюбовно»
• Поговорить с увольняемым сотрудником, чтобы понять его видение ситуации, и уже с учетом этого принять решение о дальнейших действиях.
• Привлечь юристов, чтобы убедиться в корректности оформления всех документов, и при необходимости даже службу безопасности, чтобы просчитать все последствия и принять соответствующие меры.
• Приложить все усилия к тому, чтобы сотрудник ушел спокойно, не чувствуя себя ущемленным или обиженным (насколько это возможно). Не лишним будет выказать ему моральную поддержку.
• Предложить ему хорошее выходное пособие.
• Оформить нейтральные рекомендации. Формальное рекомендательное письмо предстоит написать именно ассистенту, так как сам руководитель, скорее всего, не захочет впредь иметь ничего общего с бывшим сотрудником.
Важно
Основная задача персонального ассистента – сделать так, конфликт был разрешен мирным путем и стороны не имели друг к другу претензий.
Бывший сотрудник должен уйти не в ярости и с проклятиями, а в адекватном состоянии, осознавая, что ответственность лежит на обеих сторонах.
Обратите внимание! Вся эта дипломатия применима только в случаях не очень серьезных! Если речь идет об откровенном криминале или распространении конфиденциальной информации, то здесь уже подключаются совершенно другие люди и службы, и ситуация развивается совершенно иным образом.
РЕЗЮМЕ
Профессиональный, доброжелательный, тактичный и довольный условиями работы личный персонал – залог комфорта и благополучия работодателя. Поэтому не стоит пренебрегать вниманием и заботой по отношению к людям, от которых зависит улыбка вашего руководителя.
_____________________
[1]Батлер – мажордо́м, дворецкий, управляющий хозяйством.
