Мало кто любит решать проблемы, особенно если за это не платят. Мне за решение проблем платят, но я всё равно предпочитаю, чтобы они решались сами. А ещё лучше, чтобы не возникали. Разберу три типа ситуаций на производстве, решения по которым, я всеми силами пытаюсь поставить на поток.
Моя главная боль, когда приходится решать в нерабочее время задачи, которые могут и должны решать другие люди: дежурный персонал, другие подразделения, мои подчинённые ответственные за конкретный участок. В это время я предпочитаю писать банальные вещи в Дзене.
В работе случаются разные ситуации. С какими-то сотрудники могут справится, с какими-то нет, руководителю нужно сделать так чтобы первых стало больше, а вторых меньше. Разберём, если не все то большую часть ситуаций, а также необходимые действия сотрудников и руководителя.
Сразу оговорюсь: если у вас грамотные мотивированные сотрудники, которые умеют думать и решать проблемы можете не читать.
Штатные ситуации (процессы).
Процесс или процедура это постоянно или периодически повторяющееся действие. Замена лампочки, вывоз мусора. Или в общем, производство продукции, оказание услуги.
Сотрудник должен уметь менять лампочку, знать где её взять и куда выбросить.
Руководитель должен:
- Выписать штатные ситуации
- Описать штатные ситуации
- Обучить сотрудников
- Поддерживать запас лампочек на складе.
Если этого не сделать, то руководителя будут отвлекать или не будут, будут правильно делать или не будут, но он на это повлиять не сможет. Это будет зависеть от желания и способностей сотрудника.
Небольшие и средние отклонения от штатных ситуаций.
Не всегда процесс идёт по плану. Некоторые шаги могут отличаться от описанных. Но всё не предвидишь и не опишешь. Нет запасной лампочки. Заменил, но не работает. Закрыт склад. Подтекает труба. Брак на линии. Нетрезвый сотрудник.
В этих случаях сотрудник должен:
- Принимать решения самостоятельно, как минимум в своей зоне ответственности.
- Знать организационную структуру, смежные процессы, телефоны дежурных и аварийных служб.
Руководитель должен:
- Ввести каждого сотрудника в должность, чтобы он знал и умел всё что требуется.
- Разделить зоны ответственности.
- Организовать обучение и периодическую проверку знаний.
- Прописать принципы и обучать им. Принципы помогут принимать решения в нестандартных ситуациях.
- Нанять думающий персонал, хотя бы на некоторые должности. Остальные должны знать к кому в каком случае обратится.
- Не позволять мелкие проблемы выносить на высокий уровень. Отсекать их вопросами типа: "А что вы уже сделали? А что вы предлагаете?"
- Решение нештатных ситуаций сделать штатной ситуацией. Разбирать случившиеся, моделировать возможные, тренироваться и учиться.
Причём, так должен сделать каждый руководитель каждого подразделения, а это уже задача директора.
Если этого не сделать, то руководитель будет постоянно тушить пожары.
Серьёзные отклонения от штатных ситуаций.
Серьёзные отклонения это ЧП и аварии - предсказуемые риски. Пожар, несчастный случай, проверка налоговой, трудовой, миграционной.
В этих случаях сотрудник должен уметь распознать опасность и действовать: тушить пожар, оказывать первую помощь, прятать или прятаться.
Руководитель должен:
- Составить список рисков.
- Застраховать: страхование от пожара.
- Защититься: система пожаротушения.
- Мониторить ситуацию и проводить тренировки: проверка огнетушителей, раскатка пожарных рукавов, действия во время пожара.
Это спасёт людей и бизнес. Когда руководитель приедет, ситуация может уже закончится.
Ещё могут произойти большие непредсказуемые отклонения, так называемые чёрные лебеди.
Например, COVID или СВО. Готовится к ним сложно и бессмысленно. В случае их появления руководителю и сотрудникам срочно нужно менять процессы.
Для меня наивысший успех руководителя в том, чтобы другие качественно выполняли работу без него. Рэй Далио.
От себя добавлю, задача руководителя создать такие жернова из бюрократии и здравого смысла, которые будут перемалывать не только процессные задачи, но и непредвиденные ситуации любой сложности. В этом случае руководитель сможет заниматься своей работой, а не тушением пожаров.
P.S. Всё это общие, банальные советы, которые и так все знают и понимают. Но парадокс в том, что никто им не следует.