Проблемы, подходы, решения
«Менеджмент качества в медицине», декабрь 2023.
Рубрика: Информатизация.
Один из важнейших этапов развертывания проекта по внедрению региональной медицинской информационной системы заключается в обучении персонала работе с ней. От качественно организованного и проведенного обучения зависит, станет внедренная система удобным инструментом или невыносимым бременем. Как сделать этот процесс максимально эффективным и наименее трудоемким, какие способы ознакомления с системой применяются, рассказывает директор департамента внедрения «РТ МИС» Елена МЯКШИНА.
– Елена Викторовна, вы более десяти лет занимаетесь вопросами внедрения медицинской информационной системы, участвовали в создании учебного центра компании «СВАН». Изменились ли за прошедшие годы подходы к обучению пользователей?
– Первые шаги нашего учебного центра были связаны с внедрением электронных медицинских карт пациентов. Тогда казалось, что эту функциональность могут освоить единицы врачей, и никто не мог предположить, что в недалеком будущем персональный компьютер станет ежедневным рабочим инструментом большинства сотрудников медоргани заций.
Современные технологии существенно изменили нашу жизнь и открыли перед нами новые возможности.
Кажется, еще совсем недавно наше взаимодействие проходило в формате личных встреч, мы общались по Skype небольшими группами. С появлением новых форм коммуникаций информация стала оперативно поступать к пользователю по другим каналам: вебинарам, аудио- и видеозаписям, марафонам в соцсетях, консультациям в чатах и другим.
Десять лет назад основная работа в медицинской информационной системе (МИС) заключалась в занесении учетных документов для формирования реестров-счетов.
Сегодня МИС представляет собой целую экосистему, охватывающую все разделы оказания медицинской помощи.
– Кто, на ваш взгляд, должен обучать медицинский персонал работе в МИС?
– Такой вопрос недавно прозвучал в рамках Международного конгресса «Информационные технологии в медицине», и мы с коллегами активно его обсуждали. На мой взгляд, внедрять, а значит, встраивать медицинскую информационную систему в бизнес-процессы медорганизации должны специалисты компании-разработчика. Именно поэтому в «РТ МИС» создан учебный центр.
У нас работают преподаватели информационных технологий, методисты вузов, бывшие специалисты медицинских организаций. С одной стороны, они отлично осваивают функциональность ЕЦП.МИС, с другой – владеют компетенциями в области методологии и педагогики. Наши преподаватели не просто показывают, где какую кнопку нажать, но и объясняют логику бизнес-процессов, рассказывают о плюсах использования цифровых решений.
– Как происходит процесс обучения пользователей на этапе внедрения системы? Какие задачи приходится решать при организации этого процесса?
– Внедрение новой МИС – сложный процесс, и без объединенных усилий трех сторон – разработчиков системы, администрации медорганизации и медицинского персонала – успешного результата не достичь. Какой бы функциональной ни была МИС, ее встраивание в повседневную работу должно быть максимально безболезненным.
При внедрении МИС специалисты нашего учебного центра приезжают в регион и работают по плану, заранее согласованному с местными минздравом, медицинским информационно-аналитическим центром, главными врачами, пользователями системы. Мы должны предварительно изучить особенности и специфику каждой медорганизации.
Никакой необходимости в создании на местах специальных условий для проведения инструктажа нет. Как правило, сначала мы организуем вводную встречу, на которой «внедренцы» знакомят персонал с системой. Затем осуществляется ознакомление со всеми ее практическими особенностями и нюансами. В среднем на обучение одного медработника выделяется полтора-два часа. Если в медорганизации подготовлен небольшой кабинет, например, с пятью компьютерами, могут одновременно проходить обучение несколько пользователей. Но все-таки специалисты учебного центра чаще занимаются персонально с каждым работником.
– Нередко специалисты учебного центра сталкиваются с сопротивлением персонала переменам. Как вы преодолеваете подобные трудности? Сколько времени занимает процесс внедрения системы в регионе?
– В преодолении сопротивления персонала помогает индивидуальный подход к каждому человеку и кропотливая системная работа. При внедрении системы в регион, как правило, выезжают 15-20 наших специалистов, а 20-25 – работают в проекте в дистанционном формате: ведут задачи, делают настройки.
Процесс внедрения зависит от размеров и количества медорганизаций. Его продолжительность обычно составляет от двух недель до двух месяцев. В целом адаптационный период занимает от трех месяцев до полугода.
– Какие условия необходимо создать для успешного внедрения системы в регионе?
– В процессе развертывания системы важно все: и вовлеченность руководителей здравоохранения региона, и персональная ответственность главных врачей, и оснащенность автоматизированных рабочих мест (АРМ). Конечно, нужно обеспечить достаточное количество нашего внедренческого персонала и выделить время на проведение обучения пользователей на местах.
– Какие факторы влияют на полноту использования МИС?
– Чтобы функциональность системы использовалась полностью, важны и желание, и понимание того, что МИС – это ежедневный прикладной рабочий инструмент. Наша многолетняя практика обучения медперсонала показывает, что, если врач заинтересован и вовлечен в учебный процесс, МИС становится для него надежным помощником. Такие специалисты продолжают знакомиться с функциональностью системы самостоятельно, изучают инструкции, посещают открытые вебинары, задают вопросы, формируют заявки на обучение через МИАЦ своего региона.
– Относительно недавно ваша компания начала применять новую схему процесса внедрения. Расскажите, пожалуйста, в чем состоит ее особенность и в каких регионах она уже реализована.
– Согласно новой схеме, сначала реализуется регламентирующий этап, на котором определяется уровень и профиль медорганизации. Затем проводится внешний аудит, согласовываются настройки и формы отчетности. На этом этапе сопоставляются реальные процессы медицинской организации и возможности системы.
Следующие этапы – обучение медперсонала, тестирование и аудит результатов внедрения системы в конкретной медицинской организации. При необходимости мы организовываем дополнительное обучение.
Завершает процесс внедрения системы этап дистанционной поддержки пользователей при ее промышленной эксплуатации, которая действует в течение месяца.
Новая схема внедрения уже успешно апробирована в Нижегородской, Оренбургской и Рязанской областях.
– Как дальше выстраивается образовательная траектория? Какие способы организации обучения вы применяете?
– Построение образовательной траектории процесса внедрения региональной МИС осуществляется пошагово: первый шаг – обучение азам работы в системе, второй – углубление знаний по узким темам, третий – закрепление навыков работы в системе, четвертый шаг – актуализация знаний, изучение новой функциональности.
Мы практикуем очные и дистанционные формы обучения. Очный формат, как правило, включает проведение инструктажей на всех этапах внедрения проекта. Сначала выполняется настройка системы, выдаются доступы для работы в ней. Далее выстраивается логика работы в разных АРМ в соответствии с профилями медицинского персонала, затем закрепляются более узкие темы и спецификации.
В офисе «РТ МИС» в Перми создан свой учебный центр. В 2021 году запущен проект «ЕЦП. Практика», в рамках которого разработаны образовательные программы для всех участников системы здравоохранения.
Центр предлагает как платное, так и бесплатное обучение. Платное обучение включает проведение групповых инструктажей по заявкам, для этих занятий формируется индивидуальный план с возможностью выбора темы.
В рамках бесплатного обучения созданы интерактивные образовательные модули на портале Непрерывного медицинского и фармацевтического образования Минздрава России edu.rosminzdrav.ru. Каждый модуль содержит базовые знания по функциональным блокам. При прохождении одного модуля врач получает одну-две зачетные единицы, которые будут учтены в портфолио при прохождении периодической аккредитации.
Помимо этого, мы проводим годовой цикл обучающих вебинаров с пошаговым разбором новой и узкой функциональности, организуем цифровые марафоны по работе с системой в социальных сетях с актуальными советами и примерами.
Таким образом, мы предлагаем различные формы обучения функциональности МИС, их выбор остается за пользователями.
– Елена Викторовна, какие, на ваш взгляд, наиболее эффективные формы организации обучения?
– Самая эффективная форма – живое общение. Однако за время пандемии COVID-19 многие люди приспособились к удаленному формату получения информации. Так, за два года проведения вебинаров – с 2020 по 2022 год – к нам подключились почти 20 тысяч пользователей. Такие встречи в прямом эфире – тоже форма общения «здесь и сейчас», только на расстоянии. Обычно их продолжительность составляет не менее двух часов: один час отводится на теорию, второй – ответам на вопросы.
– Взаимодействуете ли вы со студентами вузов и ссузов? Нужно ли заранее начинать готовить медицинских специалистов к работе с системой?
– У нас наработан очень хороший опыт взаимодействия с вузами в Перми, Рязани, в Республике Башкортостан, Республике Крым. В процессе общения студенты задают любопытные вопросы, выдвигают интересные предложения по МИС, высказывают, что хотели бы видеть в системе. Учебные учреждения заинтересованы представить МИС на практике, чтобы студенты могли начать формировать навыки работы в системе еще до трудоустройства в медицинскую организацию.
В этом году компания «РТ МИС» разработала концепцию обучения студентов с использованием учебного симуляционного стенда, идентичного системе, с оказанием методической поддержки. У нас есть опытный методист, который поможет встроить этот курс в общую программу средне-специального или высшего образования. Обсуждаем эту инициативу с организаторами регионального здравоохранения, так как она может быть реализована только при их активном взаимодействии с педагогическими коллективами учебных заведений. В наших планах – претворить эту концепцию в жизнь в 2024 году.
– Что помогает преодолевать болевые пороги в организации процесса внедрения?
– Конструктивный диалог и взаимопонимание медицинской организации и компании-разработчика. Разработчики должны правильно слышать пожелания и корректно настраивать систему в регионе, а пользователи – принимать факт перехода и быть уверенными, что время, потраченное на ознакомление с новой системой, не пройдет впустую.
После проведения установочного обучения медорганизации работают в системе самостоятельно. Многие выражают нам благодарность за то, что мы приехали и на начальном этапе помогли освоить функциональность МИС.
По регламенту, после внедрения и наших вводных занятий пользователи региональной МИС переходят под опеку команды сопровождения. Однако зачастую врачи продолжают обращаться за консультацией напрямую к нам. Конечно, мы не отказываем, поддерживаем партнерские связи.
– Заинтересованность и вовлеченность на всех уровнях – залог успеха проекта по цифровизации регионального здравоохранения?
– Мы стоим на пути цифровой трансформации, и все, что может быть оцифровано, – документы, бизнес-процессы, алгоритмы, аналитика, другие данные – со временем перейдет в цифровой формат. Но уже сегодня МИС – ежедневный рабочий инструмент врача.
Мы создаем продукт на базе федеральных нормативных правовых актов, логика процессов выстраивается на основе стандартов и порядков оказания медицинской помощи. От работы медицинского персонала в МИС зависят показатели региона на федеральном уровне. Таким образом, участниками процесса цифровизации отрасли здравоохранения становятся врач, руководитель медорганизации, разработчик программного продукта, организаторы региональной системы здравоохранения.
Регион априори заинтересован в качественной работе МИС, поэтому подход к внедрению должен быть прозрачным, системным, с установлением постоянного диалога с медицинским сообществом и разработчиком.
Для этого региональный минздрав обычно издает приказ, который обязывает все медицинские организации работать в МИС. Регулятор также контролирует готовность рабочих мест – наличие компьютеров, другой техники, подключения к защищенной сети. Совместно с разработчиком составляется план-график внедрения и обучения медицинского персонала.
Когда руководители понимают, каков уровень внедрения и владения МИС в регионе, цифровизация отрасли становится контролируемой. Работа в МИС анализируется, а наилучшие практики масштабируются на все медицинские организации региона.
Беседу вела Юлия Новикова
***
РИА «Стандарты и качество»
Тел. +7 (495) 771-66-52, пишите на e-mail: podpiska@mirQ.ru
или оставляйте заявку на нашем сайте https://ria-stk.ru
Присоединяйтесь к сообществам издательства «Стандарты и качество»:
VK: https://vk.com/ria_stk
YouTube: https://www.youtube.com/channel/UCvW86WE6yIaFNZqK5swi70A
#СТандартыиКачество #МенеджментКачествавМедицине
