795 подписчиков

Проектный офис: какая польза и когда его создание оправдано

12 февраля 202412 фев 2024

266

5 мин

Оглавление

Для чего нужен проектный офис в организации?
Какая польза от проектного офиса?
В каких случаях создание проектного офиса оправдано?

Проектный офис — это специализированное подразделение, которое занимается поддержкой, координацией и контролем проектов в организации. Тему его создания мы обсуждали в предыдущей статье. А здесь я хотела бы обсудить ключевые вопросы, оправдывающие его создание, а именно, для чего необходимо создавать такое подразделение и какая от него польза?

Для чего нужен проектный офис в организации?

Проектный офис нужен в организации для того, чтобы обеспечить эффективное и качественное управление проектами, которые являются ключевым фактором успеха в современном бизнесе. Такое подразделение помогает организации реализовывать свою стратегию, достигать своих целей, удовлетворять потребности своих клиентов и заинтересованных сторон, а также повышать свою конкурентоспособность и инновационность.

Проектный офис может выполнять различные функции, в зависимости от своего вида, модели, целей и задач. Но в общем случае, функции такого подразделения можно свести к следующему списку:

Методологическая. Проектный офис разрабатывает и внедряет единый подход к управлению проектами, основанный на лучших практиках, стандартах и методологиях, например, таких как PMBOK, PRINCE2, Agile, ГОСТ 34 и других. Он также предоставляет проектным командам необходимые инструменты, технологии и системы для планирования, исполнения, мониторинга и закрытия проектов. ️
Контрольная. Проектный офис собирает и анализирует информацию о проектах: сроки, бюджеты, ресурсы, риски, качество, результаты и удовлетворенность клиентов. Это подразделение также проводит аудиты и оценки проектов, выявляет и устраняет проблемы, а также влияет на принятие решений по проектам.
Координационная. Проектный офис помогает организации оптимизировать ресурсы и расставить приоритеты в проектах, учитывая их стратегическую значимость, ценность, сложность и взаимосвязь. Он также координирует распределение ресурсов между проектами, устраняет дублирование и конфликты, а также налаживает коммуникацию и сотрудничество между заинтересованными лицами.
Управленческая. Проектный офис принимает решения по инициации, планированию, исполнению, закрытию проектов или портфелю проектов, а также назначает и оценивает проектные команды. Такое подразделение участвует в формировании стратегии и целей организации, а также в реализации изменений и инноваций. Проектный офис является центром принятия решений по проектам в организации.
Образовательная. Проектный офис способствует развитию проектной культуры и компетенций в организации, формируя общее видение, ценности и цели по проектам, а также повышая мотивацию и удовлетворенность проектных менеджеров и участников проектов. Это подразделение также поддерживает непрерывное обучение и развитие проектных команд, предоставляя им возможности для обмена опытом, обратной связи, менторства и карьерного роста.

Это были основные функции, которые выполняет проектный офис в организации. Конечно, это не исчерпывающий список, и вы можете добавить или изменить функции в зависимости от вашей ситуации и потребностей.

Какая польза от проектного офиса?

Это очень важный вопрос, на который следует ответить перед тем, как создавать проектный офис. Давайте рассмотрим то множество преимуществ для организации, которое может предоставить это подразделение:

Повышение эффективности и результативности проектов. Проектный офис обеспечивает единый подход к управлению проектами, разрабатывает и внедряет лучшие практики, методологии и инструменты, собирает и анализирует информацию о проектах, проводит аудиты и оценки, а также консультирует и обучает проектные команды. Это позволяет повысить эффективность и результативность проектов, сократить сроки и бюджеты, повысить качество и удовлетворенность клиентов, а также снизить риски и проблемы.
Оптимизация ресурсов и приоритетов проектов. Проектный офис помогает организации оптимизировать ресурсы и приоритеты проектов, учитывая их стратегическую значимость, ценность, сложность и взаимосвязь. Такой офис координирует распределение ресурсов между проектами, устраняет дублирование и конфликты, а также влияет на принятие решений по проектам. Это позволяет организации использовать свои ресурсы более эффективно и рационально, а также фокусироваться на наиболее важных и прибыльных проектах.
Развитие проектной культуры и компетенций. Проектный офис способствует развитию проектной культуры и компетенций в организации, формируя общее видение, ценности и цели по проектам, а также повышая мотивацию и удовлетворенность проектных менеджеров и участников. Это подразделение также поддерживает непрерывное обучение и развитие проектных команд, предоставляя им возможности для обмена опытом, обратной связи, менторства и карьерного роста. Это позволяет организации повысить уровень профессионализма и квалификации своих проектных специалистов, а также укрепить их лояльность и приверженность.

Таким образом, мы рассмотрели, какие функции выполняет проектный офис в организации, и какие преимущества он приносит для повышения эффективности и качества управления проектами, оптимизации ресурсов и приоритетов проектов, развития проектной культуры и компетенций, а также достижения стратегических целей и конкурентных преимуществ организации.

Но не во всех случаях создание проектного офиса оправдано и целесообразно. В некоторых ситуациях проектный офис может быть излишним или ненужным для организации.

Как же определить, когда и почему стоит создавать или перезапускать проектный офис в вашей компании? Давайте разберемся в этом вопросе.

В каких случаях создание проектного офиса оправдано?

Создание проектного офиса оправдано в тех случаях, когда организация имеет множество проектов разного типа, размера и сложности, которые требуют координации, контроля и поддержки. Также создание такого подразделения оправдано, когда организация хочет повысить свою зрелость в управлении проектами, внедрить лучшие практики и стандарты, а также развить свою проектную культуру и компетенции.️

Если вы узнали себя в этих ситуациях, то вам стоит рассмотреть возможность создания или перезапуска проектного офиса в вашей компании. Это может быть одним из лучших решений для повышения эффективности и качества управления проектами, а также для достижения стратегических целей и конкурентных преимуществ вашей организации.