745 подписчиков

Проектный офис за 3 месяца: пошаговое руководство

8 февраля 20248 фев 2024

232

9 мин

Оглавление

Что такое проектный офис?
Какие виды проектных офисов существуют?
Какие бывают модели проектного офиса?

Создание проектного офиса — это один из способов повысить эффективность управления проектами в вашей организации. В этой статье я расскажу, что такое проектный офис, какие функции он выполняет, какие виды проектных офисов существуют, и как в короткий срок создать или перезапустить проектный офис в вашей компании.

Что такое проектный офис?

Проектный офис — это специализированное подразделение, которое занимается поддержкой, координацией и контролем проектов в организации.

Проектный офис обеспечивает единый подход к управлению проектами, разрабатывает и внедряет стандарты, методологии и инструменты, собирает и анализирует информацию о проектах, проводит аудиты и оценки, а также консультирует и обучает проектные команды.

Такое подразделение помогает организации достигать своих стратегических целей, оптимизировать ресурсы, повысить качество и снизить риски проектов. Проектный офис также способствует развитию проектной культуры, повышению мотивации и компетенций проектных менеджеров и участников, а также улучшению коммуникации и сотрудничества между проектными стейкхолдерами.

Какие виды проектных офисов существуют?

Существует несколько типов проектных офисов, которые отличаются по своему уровню зрелости, авторитету, функциям и области действия. В зависимости от специфики вашей организации, вы можете выбрать наиболее подходящий для вас вид проектного офиса. Приведу некоторые из них:

Поддерживающий — это самый простой и распространенный тип проектного офиса, который предоставляет проектным командам административную и методологическую поддержку. Такое подразделение не имеет большого влияния на принятие решений по проектам, а скорее выполняет роль консультанта и помощника.
Управляющий — это более продвинутый тип проектного офиса, который не только поддерживает, но и контролирует проекты в организации. Такой офис устанавливает требования и стандарты к проектам, собирает и анализирует данные о них, проводит аудиты и оценки, а также влияет на распределение ресурсов и приоритетов проектов.
Директивный — это самый зрелый и авторитетный тип проектного офиса, который не только поддерживает и контролирует, но и управляет проектами в организации. Такое подразделение принимает решения по инициации, планированию, исполнению, закрытию проектов и программе/портфелю проектов, а также назначает и оценивает проектные команды. Директивный проектный офис является центром принятия решений по всем проектам в организации.

Виды проектных офисов отражают разный уровень зрелости организации в управлении проектами.

Какие бывают модели проектного офиса?

Модель проектного офиса — это способ организации его структуры, функций и взаимодействия с другими подразделениями и стейкхолдерами проектов.

Модель проектного офиса зависит от типа проектного офиса (поддерживающий, управляющий или директивный), а также от специфики, целей и культуры вашей организации.

Существует три основных модели, которые отличаются по своему уровню централизации и децентрализации:

1. Централизованная — это модель, в которой один проектный офис находится на верхнем уровне иерархии организации и имеет высокий уровень властных полномочий и влияния на проекты. При такой модели проектный офис устанавливает единые стандарты, методологии и инструменты для всех проектов, контролирует их ход и результаты, а также принимает решения по их инициации, планированию, исполнению, закрытию и портфелю.

Централизованная модель подходит для организаций, которые имеют много проектов разного типа, размера и сложности, и они требуют координации, контроля и поддержки. Также эта модель может быть полезна для организаций, которые хотят повысить свою зрелость в управлении проектами, внедрить лучшие практики и стандарты, а также развить свою проектную культуру и компетенции.

2. Децентрализованная — это модель, в которой проектные офисы находится на нижнем или среднем уровне иерархии организации и имеют низкий уровень властных полномочий и влияния на проекты. Такие подразделения предоставляет проектным командам административную и методологическую поддержку, а также консультирует и обучает их. Децентрализованный проектный офис не вмешивается в принятие решений по проектам, а скорее выполняет роль консультанта и помощника.

Такая модель подходит для организаций, которые имеют немного проектов одного типа, размера и сложности и они не требуют координации, контроля и поддержки. Также децентрализованная модель может быть полезна для организаций, которые хотят дать больше свободы и самостоятельности проектным командам, учитывая их специфику, потребности и ожидания.

3. Гибридная — это модель, в которой проектный офис комбинирует элементы централизованной и децентрализованной модели, адаптируясь к разным ситуациям, проектам и требованиям стейкхолдеров. Подразделения проектного офиса могут находиться на разных уровнях иерархии организации и иметь разный уровень влияния на проекты. Гибридная модель может поддерживать, контролировать и управлять проектами в зависимости от их типа, размера, сложности, ценности, риска и других факторов.

Такая модель подходит для организаций имеющие разнообразные проекты, которые требуют разного подхода к управлению. Также гибридная модель будет оптимальной для организаций, которые хотят совместить преимущества централизованной и децентрализованной модели, она позволяет сгладить некоторые недостатки и проблемы, которые могут возникнуть при переходе с одной модели на другую.

Таким образом, модели проектных офисов отражают разный уровень централизации и децентрализации структуры, властных полномочий, функций и взаимодействия проектного офиса с другими подразделениями и стейкхолдерами проектов.

Как создать проектный офис в вашей компании?

Если вы хотите создать проектный офис с нуля или перезапустить уже существующий, вам нужно продумать и выполнить несколько шагов, которые помогут вам сделать это успешно. Вот эти шаги:

Определите цели и задачи проектного офиса. Что вы хотите достичь с помощью проектного офиса? Какие проблемы хотите решить? Какие функции будет выполнять проектный офис? Как измерять его эффективность? Ответьте на эти вопросы, сформулируйте четкие и конкретные цели и задачи проектного офиса, которые будут соответствовать стратегии и потребностям вашей организации.
Выберите тип и модель проектного офиса. Какой тип проектного офиса вы хотите создать: поддерживающий, управляющий или директивный? Какая модель больше подходит для вашей организации: централизованная, децентрализованная или гибридная? Какой уровень зрелости и авторитета должен иметь проектный офис? Выберите такой тип и модель проектного офиса, которые будут соответствовать целям и задачам проектной деятельности, а также структуре и назначению вашей организации.
Определите место и роль проектного офиса в организационной структуре. Где вы хотите разместить проектный офис в иерархии вашей организации? Какой уровень доступа и влияния проектный офис должен иметь? Как он должен взаимодействовать с другими подразделениями и стейкхолдерами проектов? Определите место и роль проектного офиса в организационной структуре, которые будут обеспечивать его деятельность, поддержку и координацию.
Разработайте организационную структуру и штатное расписание. Какие роли и обязанности должны быть у проектного офиса? Какие компетенции и какую квалификацию персонала он должен иметь? Как должен организовывать свою работу и коммуникацию с другими подразделениями? Разработайте организационную структуру и штатное расписание проектного офиса, которые будут соответствовать его функциям и задачам, а также ресурсам и возможностям вашей организации.
Разработайте и внедрите методологию и инструменты управления проектами. Какие методы и практики управления проектами проектный офис должен использовать и продвигать? Какие процессы, процедуры и стандарты должны соблюдаться и контролироваться? Какие инструменты, технологии и системы могут применяться и поддерживаться? Разработайте и внедрите методологию и инструменты управления проектами, которые будут соответствовать целям и задачам проектного офиса, а также потребностям и ожиданиям проектных стейкхолдеров. ️
Найдите и наймите квалифицированный персонал. Кто долен работать в проектном офисе? Какие навыки, опыт и квалификация должна быть у персонала этого подразделения? Как они должны вписаться в культуру и ценности вашей организации? Найдите и наймите квалифицированный персонал для проектного офиса, который будет способен выполнять свои функции и обязанности, а также сотрудничать с другими участниками проектов.
Проведите обучение проектных команд. Как проектные команды должны знать и понимать свои роли и обязанности? Как они могут освоить и применить методологию и инструменты управления проектами? Как они должны развивать свои компетенции и навыки? Проведите обучение для проектного офиса и проектных команд, которые будут повышать их знания, навыки и мотивацию, а также способствовать их взаимодействию и обмену опытом.
Создайте и поддерживайте коммуникацию со стейкхолдерами. Кто являются ключевыми стейкхолдерами проектов в вашей организации? Как проектный офис может информировать и вовлекать их в проектную деятельность? Как он должен учитывать и удовлетворять их интересы и потребности? Создайте и поддерживайте коммуникацию и отношения со стейкхолдерами, которые будут обеспечивать их осведомленность, участие и поддержку проектов.

Это были основные шаги, которые вам нужно выполнить, чтобы создать или перезапустить проектный офис в вашей компании. Конечно, это не исчерпывающий список, и вы можете добавить или изменить шаги в зависимости от вашей ситуации и потребностей.

Выводы

Сроки создания проектного офиса могут варьироваться от нескольких недель до нескольких месяцев, в зависимости от типа и модели этого подразделения, специфики, целей и культуры организации, а также шагов и действий по его созданию. Но в любом случае, создание проектного офиса требует тщательного планирования, подготовки и реализации, а также поддержки и участия топ-менеджмента и других заинтересованных сторон.

Главное, чтобы вы были уверены в своих целях и задачах, выбрали подходящий тип и модель проектного офиса, собрали команду профессионалов, разработали и внедрили методологию и инструменты управления проектами, и наладили коммуникацию и сотрудничество с заинтересованными лицами проектов. Тогда вы сможете создать проектный офис, который будет способствовать успеху ваших проектов и вашей организации.

Надеюсь, эта статья была полезной и интересной для вас. Если у вас есть вопросы или комментарии по теме проектного офиса, пожалуйста, напишите мне. Я буду рада обсудить их с вами.

Продолжение следует ...