В современном мире эффективное управление проектами является ключевым фактором успеха. Организации постоянно ищут оптимальные способы планирования, контроля и управления проектами для достижения поставленных целей. Мы уже приводили классификацию наиболее известных и проверенных методологий управления проектами и PRINCE2 занимает важное место в ряду предиктивных методологий.
Немного истории
Методология PRINCE2 была разработана в 1989 году в Великобритании, в результате исследования и анализа лучших практик управления проектами. Исходными материалами для разработки методологии были метод PRINCE (Projects IN Controlled Environments), разработанный правительством Великобритании для управления информационными технологиями.
PRINCE2 была создана как универсальная методология, применимая к проектам различного типа и масштаба. Она была адаптирована для использования в организациях различных отраслей и стала стандартом управления проектами не только в Великобритании, но и во всем мире.
Краткое описание методологии
PRINCE2 базируется на принципах управления проектами, основанных на опыте и лучших практиках. Методология состоит из набора процессов, ролей и ответственностей, а также управленческих и контрольных механизмов, которые обеспечивают эффективное управление проектом в каждой его фазе. Основными принципами PRINCE2 являются:
- Фокус на достижении целей проекта и выгоды для бизнеса.
- Определение четких ролей и ответственностей для всех участников проекта.
- Разбиение проекта на фазы с определенными целями и контрольными точками.
- Определение предельных точек, за которыми проект может быть пересмотрен или прекращен.
- Фокус на доставке конечных результатов проекта.
Основные процессы в концепции PRINCE2
Каждый из перечисленных ниже процессов имеет свои конкретные цели, входы, выходы и роли, и вместе они обеспечивают структурированное и контролируемое управление проектом.
- Старт проекта (Starting up a Project). Это инициализация проекта, которая включает определение целей, области и ожидаемых результатов проекта, а также назначение исполнителя и управляющего проектом.
- Инициирование процесса (Initiating a Project). На этом этапе определяются детальные планы проекта, осуществляется оценка рисков и ресурсов, а также создается бизнес-кейс и план управления проектом.
- Управление проектом (Directing a Project). Этот процесс выполняется руководителем проекта и предназначен для принятия ключевых решений в отношении проекта. В рамках этого процесса осуществляется контроль проекта, принятие решений о сроках, ресурсах и бюджете, а также обеспечивается связь с заинтересованными сторонами.
- Управление стадией (Managing a Stage Boundary). Этот процесс также выполняется руководителем проекта, который отвечает за планирование и управление каждой фазой проекта. В рамках этого процесса определяются цели и задачи фазы, а также контрольные точки, на основе которых принимается решение о продолжении или корректировке проекта.
- Управление доставкой продукта (Controlling a Stage). Здесь осуществляется мониторинг и контроль выполнения работ проекта. Руководитель проекта отслеживает прогресс, решает возникающие проблемы, управляет рисками и ресурсами, а также обеспечивает качество доставляемых продуктов.
- Управление переходом (Managing Product Delivery). Этот процесс выполняется исполнителями проекта, которые отвечают за выполнение работ и доставку продуктов проекта в соответствии с планами и требованиями.
- Завершение проекта (Closing a Project). На завершающем этапе осуществляется оценка результатов проекта, составление отчетов, проведение ревью и уроков, а также формализация закрытия проекта.
Наборы ролей и ответственностей
Каждая роль в методологии PRINCE2 имеет свои уникальные функции и обязанности, которые четко определены и помогают обеспечить эффективное управление проектом.
- Заказчик проекта (Executive). Это роль, взаимодействующая с внешней средой и отвечающая за определение бизнес-целей проекта. Заказчик принимает ключевые решения, обеспечивает ресурсы и поддерживает проект на стратегическом уровне. Он также отвечает за утверждение планов.
- Руководитель проекта (Project Manager). Руководитель проекта ответственен за результаты проекта в соответствии с целями и планами. Он управляет проектом на операционном уровне, координирует работу команды проекта, контролирует ресурсы и риски, а также обеспечивает своевременное выполнение задач.
- Руководитель стадии (Stage Manager). Эта роль возлагает ответственность на управление конкретной фазой или стадией проекта. Руководитель стадии разрабатывает детальные планы, контролирует выполнение работ и ресурсы, осуществляет мониторинг прогресса и рисков внутри стадии, а также отчитывается перед руководителем проекта.
- Совет проекта (Project Board). Совет проекта является группой ролей, которая принимает стратегические решения относительно проекта. Он включает в себя заказчика проекта, представителя бизнеса и руководителя проекта. Совет проекта предоставляет руководителю проекта право на управление, контролирует прогресс и принимает решения по отношению к ключевым аспектам проекта.
- Исполнитель проекта (Team Manager). Исполнитель проекта ответственен за руководство и управление конкретной группой исполнителей, выполняющих работы в рамках проекта. Он следит за выполнением задач, обеспечивает качество работы, управляет ресурсами и отчитывается перед руководителем стадии.
- Заинтересованные стороны (Stakeholders). Заинтересованные стороны представляют интересы, требования и ожидания, связанные с проектом. Они могут включать заказчиков, пользователей, спонсоров, представителей бизнеса, экспертов и другие стороны, влияющие на проект. Роли заинтересованных сторон включают обеспечение требований, участие в принятии решений, предоставление ресурсов и поддержку проекта.
Управленческие и контрольные механизмы методологии
Методология PRINCE2 содержит ряд управленческих и контрольных механизмов, которые помогают обеспечить эффективное управление проектом. Некоторые из них включают:
- Бизнес-кейс (Business Case). Бизнес-кейс является ключевым документом, который обосновывает необходимость и целесообразность проведения проекта. В рамках методологии, бизнес-кейс определяет ожидаемые выгоды, стоимость, риски и временные рамки проекта. Бизнес-кейс регулярно обновляется и служит основой для принятия решений о продолжении или завершении проекта.
- План управления проектом (Project Management Plan). План управления проектом определяет основные аспекты управления проектом, включая планы по времени, ресурсам, качеству, коммуникациям, рискам и другим аспектам. План управления проектом является важным инструментом планирования и контроля, который обеспечивает структурированное выполнение проекта и своевременное принятие решений.
- Контрольные точки (Checkpoints). Контрольные точки представляют собой определенные моменты во времени, на которых производится оценка состояния проекта и принимаются решения о его продолжении или корректировке. Контрольные точки обычно связаны с завершением фаз проекта и позволяют оценить прогресс, качество работ, использование ресурсов и соответствие целям проекта.
- Управление рисками (Risk Management). Методология, включает процессы управления рисками, которые помогают идентифицировать, анализировать и управлять рисками проекта. Эта деятельность включает оценку рисков, разработку стратегий управления рисками, мониторинг и контроль рисков на протяжении всего проекта.
- Мониторинг и контроль (Monitoring and Control). Методология предоставляет инструменты и процессы для мониторинга прогресса проекта, контроля выполнения работ, отслеживания использования ресурсов и соответствия планам. Мониторинг и контроль позволяют раннее обнаружение проблем и отклонений от плана, что позволяет принять корректирующие меры вовремя.
- Управление конфигурацией (Configuration Management). Сюда включается управление конфигурациями продуктов проекта, их версиями, изменениями и документацией. Что позволяет контролировать и отслеживать изменения в продуктах проекта и обеспечивает правильную конфигурацию и доставку продуктов.
Артефакты создаваемые в рамках этой методологии
В процессе выполнения проекта по методологии PRINCE2 создаются различные артефакты, которые играют важную роль в управлении проектом и обеспечении прозрачности и эффективности работы. Некоторые из основных артефактов включают:
- Бизнес-кейс — документ, описывающий основные причины и выгоды, которые оправдывают начало и продолжение проекта. Он содержит оценку стоимости, рисков и ожидаемых выгод от проекта.
- Проектный мандат — документ, создаваемый на этапе запуска проекта, который определяет цели проекта, идентифицирует команду проекта и назначает Руководителя проекта.
- План проекта — документ, который определяет цели, область применения, задачи, ресурсы, сроки и бюджет проекта. Он также включает планы управления рисками, качеством и коммуникациями.
- Реестр рисков — документ, содержащий список и описание потенциальных рисков, их вероятность, влияние и планы по управлению этими рисками.
- Реестр изменений — документ, в котором фиксируются все предлагаемые изменения в проекте, их оценка влияния на проект и решения по их реализации или отклонению.
- Бизнес-требования и пользовательские требования — документы, описывающие функциональные и нефункциональные требования к проекту, которые должны быть реализованы для достижения желаемых результатов.
- Структура продуктов (Product Breakdown Structure) — это древовидная декомпозиция всех продуктов, которые должны быть созданы или поставлены в рамках проекта. Он идентифицирует основные продукты проекта, их составные элементы и связи между ними. Данный документ помогает установить структуру работы, определить ответственность за каждый продукт и обеспечить понимание необходимого объема работы для достижения конечных целей проекта. иерархически описывают структуру и содержание продуктов проекта, их взаимосвязи и зависимости.
- Отчеты о прогрессе проекта — регулярно создаваемые отчеты, которые содержат информацию о текущем статусе проекта, достигнутом прогрессе, расходах, рисках и других важных метриках.
Это лишь некоторые примеры артефактов, создаваемых в процессе выполнения проекта по методологии PRINCE2. Фактический список может быть более обширным и варьироваться в зависимости от конкретных требований и особенностей проекта.
Полезная литература
Если вы серьезно интересуетесь методологией PRINCE2 и хотите ознакомиться с литературой, посвященной этой теме, вот несколько рекомендаций:
- «Managing Successful Projects with PRINCE2». Официальное руководство по методологии PRINCE2, которое содержит полную информацию о принципах, процессах, компонентах и ролях в рамках PRINCE2. Оно представляет собой исчерпывающий и авторитетный источник знаний о методологии и обязательное чтение для сертификации PRINCE2.
- «PRINCE2 for Beginners». Книга, написанная по методологии PRINCE2, но в более доступной и простой форме. Она предназначена для тех, кто только начинает изучать PRINCE2 и хочет получить общее представление о методологии, ее основных принципах и процессах.
- «PRINCE2 Study Guide». Учебник, предназначенный для подготовки к сертификационным экзаменам PRINCE2. Он содержит подробные объяснения всех ключевых аспектов методологии, а также практические примеры и упражнения для закрепления материала.
- «PRINCE2 Agile: An Implementation Pocket Guide». Книга, которая объединяет методологию PRINCE2 и гибкие методы разработки, позволяя комбинировать преимущества обеих подходов. Она предоставляет практические рекомендации и советы по внедрению PRINCE2 Agile и управлению гибкими проектами.
- «PRINCE2 Agile: Managing Successful Projects». Расширенное руководство по применению методологии PRINCE2 Agile. Оно предлагает подробные объяснения принципов, процессов и инструментов, используемых при совмещении PRINCE2 и гибких методов.
Эти книги являются популярными и авторитетными источниками информации о методологии PRINCE2. Они предоставляют полезные ресурсы для изучения, понимания и применения этой методологии в практических проектах.
Если статья была полезна, ставьте пальцы вверх и делить ею с коллегами. Еще больше интересных тем, связанных с управлением, методами и инструментами работы, вопросами коммуникаций в проектах, — на нашем Telegam-канале.
