Мы — за автоматизацию процессов и сегодня поговорим, как заключать договоры с гостями просто и быстро, в электронном виде. Об этом мы поговорили с Сергей Гребеножко, основателем сервиса ОкиДоки, позволяющего заключать договоры без бумаги и электронной цифровой подписи. Читайте как это сделать, оставаясь в правовом поле.
Всегда ли при посуточной аренде заключаются договоры между арендодателем и гостем? Увы, далеко не всегда. А если и предлагают гостю подписать договор, то это сопровождается немалыми сложностями.
При бесконтактном заселении, которое пользуется большой популярностью, многие хосты сейчас поступают так: заполняют договор, отправляют гостю, он распечатывает, подписывает, отправляет скан арендодателю. Этот документ нужно где-то хранить на случай каких-либо недоразумений. Потом утилизировать.
При личном заселении немного проще: нужно распечатать заполненный договор и убедить гостя поставить под ним подпись.
Для чего нужны договоры
По законодательству Российской Федерации договор можно заключить и в устной форме. «Сделка, для которой законом или соглашением сторон не установлена письменная (простая или нотариальная) форма, может быть совершена устно» Ст. 159 ГК РФ. Но при возникновении конфликта пострадавшей стороне будет сложно доказывать свою правоту. Важные договоренности рекомендуется оформлять в письменном виде.
Даже в самом слове «договор» заложен смысл документа: то, о чем договорились. Уже сам факт наличия договора говорит о том, что стороны взяли на себя какие-либо обязанности, при этом они имеют определенные права. Если говорить о посуточной бизнесе, договор между арендодателем и гостем нужен обеим сторонам сделки, так как:
- дисциплинирует и посуточника, и гостя — предотвращает возможные проблемы;
- позволяет решить вопросы с залогом;
- помогает в судебных разбирательствах — при серьезном ущербе не нужно будет предварительно верифицировать гостя и доказывать суду факт его проживания в вашей квартире;
- снимает вопросы налоговых органов или банка.
Даже понимая необходимость договоров, мало кто заключает их с гостями, объясняя это экономией времени. Во-первых, нужно грамотно составить шаблоны. Потом заполненные договоры нужно распечатать — купить принтер или стать постоянным клиентом копировального центра. Нужно запланировать доставку документов на объекты и проконтролировать, чтобы гость их подписал. Это, пожалуй, самое слабое место в цепочке, так как сейчас все больше владельцев бизнеса переходят на бесконтактное заселение. Получается, что подписывать бумажный договор — дорогое удовольствие, если подсчитать все затраты, связанные с этим.
Что такое ОкиДоки и чем может быть полезен посуточнику
При всех преимуществах ЭДО (электронного документооборота), у него есть существенный недостаток, особенно, если брать в расчет малый бизнес: для его работы документы должны быть подписаны ЭЦП (электронной цифровой подписью), которая есть далеко не у каждого гостя. Кроме того, для использования ЭЦП должно быть установлено соответствующее программное обеспечение.
Эти условия необязательны при использовании ОкиДоки — сервиса для подписания цифровых документов между бизнесом и клиентом.
Самое главное: простота подписания договора. Вместо всех телодвижений с распечаткой, сканированием, отправкой документов туда-сюда достаточно скопировать шаблонный договор, заполнить всего пять полей и отправить гостю ссылку на почту или в любой мессенджер.
Кроме скорости сервис предлагает:
- 10 специально подготовленных шаблонов договоров
(в том числе договоры: краткосрочного найма,
с горничными); - удаленное подписание документа гостем — он подписывает договор до заселения;
- удобное хранение и поиск документов.
Возникает вопрос, а насколько законно так подписывать договор?
Чтобы электронный договор имел юридическую силу, необходимо, чтобы в тело договора был включен абзац следующего содержания:
«Стороны придали письменную форму настоящему Договору путем составления одного электронного документа, подписав его электронной подписью. Стороны согласны, что электронная форма настоящего Договора имеет такую же юридическую силу, как договор, составленный и подписанный в бумажном виде или на ином материальном носителе. В целях определения актуальной (действующей) редакции Договора в случае его обсуждения Сторонами каждая новая редакция Договора обозначается новым (уникальным) номером. Актуальной (действующей) редакцией Договора является редакция, утвержденная Сторонами посредством обмена сообщениями по электронной почте».
В каждом договоре ОкиДоки включена фраза о форме заключения договора. Договор в электронном виде должен быть подписан электронной подписью. Это может быть факсимиле, простая или усиленная квалифицированная электронная подпись. Сервис ОкиДоки использует простую электронную подпись. Такое понятие в Гражданском Кодексе есть, но оно никак не определено. Поэтому сторонам нужно самим договориться, что они будут считать таковой.
В каждый документ включается фраза о том, что стороны договорились подписать документ в сервисе и аналогом цифровой подписи будет считаться комбинация логина и пароля от электронной почты. Логично, что если у вас есть доступ к почте, вы можете подписать документ. С точки зрения законодательства этого будет достаточно. Такой договор будет иметь полную юридическую силу.
То есть, резюмируя, цифровой документ должен соответствовать определенным требованиям:
- должна быть возможность воспроизведения оригинальной редакции;
- стороны должны договориться о цифровом документе в самом тексте договора;
- стороны должны определить понятие простой электронной подписи (ПЭП) и включить саму подпись в текст договора.
Помимо этого, для легитимности документа в него добавляются пункты о том, как и где хранятся подписанные документы, как обеспечивается неизменность оригинальной редакции, что является аналогом подписи и т.д.
Как работает сервис
Как только вы зарегистрируетесь в ОкиДоки, вы сможете найти 10 шаблонов договоров, которые могут пригодиться в посуточном бизнесе.
Важно: мобильная версия сайта работает точно так же,
как и десктопная.
Рассмотрим договор краткосрочной аренды. Его можно редактировать — изменять, убирать, добавлять пункты по вашему усмотрению.
В поле «Мои поля» вы вносите информацию:
- Описание и адрес квартиры (можно внести несколько адресов, затем выбирать из выпадающего списка).
- Количество суток (считается автоматически).
- Дата заселения.
- Дата выселения.
- Цена в сутки.
- Полная стоимость (считается автоматически).
- Обеспечительный платеж (депозит, залог).
Кроме этого, есть возможность прикрепить к договору фото паспорта гостя и селфи с паспортом. Их добавит гость при подписании документа.
После заполнения договора достаточно нажать кнопку «Подписать и отправить» и вы получите ссылку (с QR-кодом и пояснениями), которую отправите гостю любым удобным способом.
Гость по своему выбору может разрешить сервису хранить персональные данные, и тогда система его зарегистрирует, и в следующий раз ему не нужно будет заполнять все поля. Если такого разрешения не будет, сервис один раз заполнит договор, разошлет его сторонам и данные гостя удалит.
Как только гость подпишет договор, вам на почту придет оригинал договора и фото паспорта, которое прикрепил гость. При необходимости его можно скачать в формате PDF.
Для юридических лиц в договоре меняется только шапка — название организации и еще пара полей.
Вы видите, что такой договор — аналог бумажного, имеет полную юридическую значимость, принимается судами, только заполняется быстро и удаленно.
Вместо заключения
Данные о госте и бронировании передаются в ОкиДоки из RealtyCalendar, на их основе автоматически формируется черновик договора.
Мы рекомендуем попробовать цифровые договоры. Это, с одной стороны, показывает вашу заботу о госте — такой договор удобно подписывать. С другой стороны, вы освобождаете себя от рутинных процессов, и это время можете потратить на улучшение качества обслуживания гостей.
Заметим, что сервис ОкиДоки только набирает обороты и открыт для предложений пользователей: если вам не хватает каких-либо функций, вы всегда можете обсудить это с лояльной техподдержкой.
