Когда хочется разобраться со всеми пунктами в списке дел, люди часто обращаются к технике Pomodoro. Это один из самых популярных и простых методов тайм-менеджмента: для него нужен только таймер, который будет отсчитывать рабочие интервалы и перерывы. Обычно время распределяют так: 25 минут работы, потом 5 минут отдыха. После четырёх рабочих отрезков устраивают получасовой отдых и начинают цикл заново. Но бывают ситуации, когда этот метод не работает на результат или даже, наоборот, снижает продуктивность.
Ситуация 1. Нужно оперативно отвечать на сообщения и звонки
Руководители и менеджеры проектов постоянно на связи: обсуждают срочные задачи, проводят совещания и контролируют работу других. Поэтому они не могут выключить уведомления или убрать телефон в стол, чтобы поработать в тишине хотя бы 25 минут. А по правилам Pomodoro отвлекаться нельзя — из-за этого придётся перезапускать таймер. Если сделать паузу на звонок на 7-й минуте, то после разговора придётся сбросить оставшиеся 18 минут и начать отсчёт заново.
Чем заменить 🍅. Разбивайте большие дела на маленькие и делайте между ними мини-перерывы, чтобы проверить почту или написать сообщение. Так не будет ощущения, что вас постоянно отвлекают и не дают закончить работу.
Например, если нужно написать отчёт, разделите эту задачу на подзадачи: собрать данные → вписать их в шаблон отчёта → написать выводы → перечитать документ → отправить его заказчику. В слоты между этапами работы подставьте ответы на сообщения и срочные созвоны.
Крупные подзадачи также можно разбить на смысловые блоки. Даже если между ними вклинится что-то срочное, будет проще вернуться к работе — не придётся вспоминать, на чём вы остановились.
Ситуация 2. Список дел меняется в течение дня
С такой ситуацией сталкиваются те, на чью работу напрямую влияют другие люди: заказчики или коллеги из смежных отделов. Например, дизайнер в крупном агентстве каждый день получает срочные задания и правки. Чтобы разобраться с ними, приходится бросать текущую задачу и браться за новую. Из-за этого не получается разделить день на «помидорки».
Чем заменить 🍅. Один из альтернативных вариантов — система приоритетов. Вот как с ней работать:
- В начале дня составить примерный список задач. Важно, чтобы дела не занимали всё рабочее время и у вас оставались пустые слоты в расписании для срочных дел.
- Определить приоритеты. Например, «сверхсрочно», «срочно» и «обычный приоритет». Для наглядности можно обозначить их цветом: сверхсрочные дела пометить красным, срочные — жёлтым, обычные — зелёным.
- Присваивать приоритет каждой новой задаче. Если получаете новое дело, сравните его приоритет со срочностью того задания, которое выполняете сейчас. Если новое поручение более срочное — беритесь за него. Если нет — доделайте текущую работу, отдохните 5–10 минут и возьмите следующую задачу с соответствующим приоритетом.
Ситуация 3. Невозможно сконцентрироваться на задаче, если приходится постоянно переключаться
Есть дела, которые неудобно делить на мелкие части, — так появляется риск, что работа затянется на несколько дней, а то и недель. Гораздо эффективнее собраться с силами, сделать один подход и потратить 3–4 часа на то, чтобы, например, свести данные по продажам за месяц в таблицу. В этом случае таймер каждые 30 минут будет только выбивать из состояния потока.
Альтернатива 🍅. Если вам удобнее долго концентрироваться на одной задаче, попробуйте подойти к проблеме комплексно и планировать всё расписание по методу ALPEN. Вот как он работает:
→ A (Aufgaben) — список задач. Запишите все дела, которые нужно сделать сегодня. Включите в список также встречи, созвоны и совещания.
→ L (Länge schätzen) — оценка времени. Рядом с каждой задачей укажите примерное время, которое на неё потребуется. Например, 15 минут, чтобы проверить почту, и 3 часа, чтобы написать инструкцию для сотрудников.
→ P (Pufferzeiten einplanen) — планирование буферного времени. Это запас на срочные задачи, которые могут появиться в любой момент. Такой буфер может занимать до 40% от всего рабочего времени. К примеру, из 8 часов под незапланированные дела нужно отвести 3 часа.
→ E (Entscheidungen treffen) — работа с приоритетами. Решите, какие дела нужно завершить в первую очередь, а какие в случае чего можно перенести на следующий день.
→ N (Nachkontrolle) — подведение итогов. В конце дня вернитесь к списку дел и отметьте, что пошло по плану, а что нет. Это нужно, чтобы потом точнее прогнозировать время на задачи и распределять буферное время.
Ситуация 4. Привыкли к Pomodoro, но он не подходит под специфику текущей работы
Такое случается, когда меняется место работы, должность или просто добавляются новые обязанности. Отлаженная система перестаёт работать. Но если вы привыкли к Pomodoro и не хотите отказываться от этой техники, попробуйте подстроить её под себя. Вот два варианта:
→ Правило потока. Перед началом работы включите секундомер. Когда устанете от задачи — выключите его. Сделайте перерыв на 5–10 минут, а затем поставьте таймер на то время, сколько занял предыдущий рабочий отрезок.
→ Pomodoro спринт. Это классический Pomodoro, у которого «забрали» маленькие перерывы. Получается, вы работаете 100 минут без отдыха. Обычно через это время концентрация снижается, и организм сам требует сделать паузу.
Коротко: как управлять временем, если классический Pomodoro не помогает
- Делите объёмные задачи на более мелкие. Между ними проще вписать срочные дела, ответы на звонки и сообщения. А ещё за маленькие задания проще браться, чтобы довести до конца.
- Разработайте систему приоритетов. Она подскажет, когда нужно отложить текущее дело и взяться за новое, а когда лучше закончить то, с чем работаете сейчас.
- Если привыкли работать в потоке, попробуйте метод ALPEN. Вместо пятиминутных пауз добавьте в расписание буферное время на срочные дела. Это позволит полностью погрузиться в задачу и меньше отвлекаться.
- Подстраивайте Pomodoro под себя. Например, меняйте длительность рабочих интервалов и перерывов, а также их количество.
