Вся документация, которая поступает или создается в ходе деятельности организации или предприятия, нуждается в правильной обработке и упорядочении.
Для качественного выполнения возложенных на обязанностей, сотрудники должны иметь знания и навыки, которые помогут исключить ошибки в своей профессиональной деятельности. Работа с документами — это ответственная задача, требующая особой внимательности, аккуратности и квалификации.
Для повышения квалификации всех сотрудников предприятий, которые работают с документами и занимаются их подготовкой, хранением, архивацией, уничтожением эксперты образовательного центра “РУНО” разработали специальный курс Архивное дело в современной организации. После прохождения обучения каждый специалист сможет правильно организовать работу по ведению архивного фонда и хранению документов компании.
Содержание:
- Как организовать оперативное хранение документов
- Нужно ли хранить электронные документы
- Как создать архив документов
- Какие документы надо передавать в архив
Как организовать оперативное хранение документов
Оперативное хранение документов – это комплекс мероприятий, направленных на размещение и использование различной документации с момента ее формирования и до архивирования. Порядок помещения материалов на текущее хранение закрепляется в инструкции по делопроизводству.
Ответственность за сохранность архивных материалов лежит на руководителях структурных подразделений и сотрудниках отдела делопроизводства. Периоды хранения различаются в зависимости от типа документа.
Уполномоченные сотрудники формируют все документы в дела по типам и номенклатуре дел, принятой в организации. В дела формируются материалы одного календарного года. Для упрощения работы с бумажными материалами необходимо на корешок каждой папки вынести необходимую информацию (название, даты, отдел, срок хранения и т. д.).
Дела должны храниться в рабочих кабинетах или отдельных помещениях в запираемых шкафах. Располагаются они в соответствии с типовой номенклатурой корешками наружу. Для удобства поиска на внутренней стороне шкафа прикрепляется перечень дел.
Возврат папок осуществляется по требованию руководителя соответствующего подразделения. После закрытия бумажных материалов текущим делопроизводством они передаются на архивное хранение.
Нужно ли хранить электронные документы
Хранение информации в электронной форме также подлежит текущему учету, помимо бумажных носителей. Электронная документация может быть создана сотрудниками предприятия или поступить на электронную почту путем сканирования бумажных носителей или в виде факса.
Для хранения информацию надо записать в виде файла на жестком диске компьютера.
Современные компании, помимо хранения традиционных бумажных документов, используют электронные хранилища для компьютерных файлов. Это значительно упрощает работу с документацией.
Электронное хранилище дает возможность работать с материалом одновременно нескольким пользователям, но доступ к файлам предоставляется администратором в соответствии с правами работников.
Для фирм, которые приняли решение вести архив электронных файлов, требуется полный перевод бумажной документации в цифровой формат.
Как создать архив документов
Архив государственного органа, органа местного самоуправления, организации создается, как структурное подразделение или подразделение в составе структурного подразделения.
Государственные органы могут создавать архивы в форме юридического лица.
Допускается в соответствии с законодательством Российской Федерации возложение трудовых обязанностей по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, а также по обеспечению деятельности архива на конкретного работника.
Архивный фонд — это совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
Документальный фонд может включать архивные документы:
- документы Архивного фонда Российской Федерации;
- документы постоянного срока хранения;
- документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу;
- документы личного происхождения.
Документ — это зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Архивный документ — это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.
Какие документы надо передавать в архив
При формировании документации в процессе деятельности предприятия, документы обычно разделяют на группы в соответствии с определенным периодом хранения.
Выделяют 3 группы документов:
- документы с временным сроком хранения до 10 лет включительно, включающие первичные учетные документы, приказы по административно-хозяйственной деятельности, путевые листы, кассовые документы, акты о приемке выполненных работ и прочее.
- Документы с временным сроком хранения свыше 10 лет, такие как техническая документация, личные дела и др.
- Документы с постоянным сроком хранения, включающие годовые отчеты в контролирующие органы, уставные документы, паспорта сделок, номенклатуру дел и прочее.
Важно знать!
Документы первой группы могут храниться как в структурных подразделениях компании, так и в архиве. Выбор делает руководитель организации или уполномоченный сотрудник. По истечении срока хранения их направляют на экспертизу, а затем уничтожают согласно разделам III и IV приказа Росархива № 77.
Документы со сроком хранения больше 10 лет, а также документы постоянного хранения (до момента ликвидации организации), должны быть оформлены и включены в опись дел в соответствии с разделом VI приказа.
Также такие документы должны передаваться в архив для обязательного хранения.
Профессиональный совет:
Работа с документами — это ответственная задача, требующая особой внимательности, аккуратности и квалификации.
Для качественного выполнения возложенных на них обязанностей, сотрудники должны иметь необходимые знания и навыки, которые помогут исключить ошибки в работе. Приглашаем на курс Архивное дело в современной организации.
ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ:
- применять нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с архивными документами
- готовить и передавать документы на хранение в архив организации
- уничтожать документы с различными сроками хранения
- применять на практике правила работы с архивным фондом
- использовать электронный архив, знать возможности и ограничения электронного документооборота
Получите бесплатный ПРОБНЫЙ ДОСТУП на нашем сайте!
