12 подписчиков

Как расставить приоритеты сотрудников и начать расти в бизнесе

13 декабря 202313 дек 2023

8 мин

Помогать подчиненным правильно расставить приоритеты и сосредоточиться на них

Цитата

«За двумя зайцами погонишься — ни одного не поймаешь».

Народная мудрость

Если дорога ведет в неправильном направлении, то с каждым шагом вы удаляетесь от успеха.

Почему это важно

Все более усложняющейся и быстро развивающийся мир вокруг нас требует регулярной переоценки и смены приоритетов. Очевидно, что для выполнения всех задач рабочего дня просто не хватит. Поэтому одной из ваших обязанностей как руководителя является научить своих сотрудников правильно расставлять приоритеты и концентрироваться на наиболее важных задачах. Таким образом, вы поможете им наиболее эффективно использовать их время и силы.

По-настоящему успешные руководители:

Начинают с определения и сообщения своим сотрудникам целей, к достижению которых должна стремиться команда. При этом данные цели должны полностью соответствовать общим целям компании;

Используют эти цели в качестве критериев, согласно которым сотрудники будут расставлять свои приоритеты;

Помогают каждому сотруднику выделять приоритетные задачи в соответствии с поставленными целями;

Периодически проверяют, чтобы развитие деятельности каждого сотрудника шло в правильном направлении;

Своевременно сообщают сотрудникам о каких-либо изменениях общего направления развития или приоритетных задач всей команды.

Возможно, не все сотрудники смогут сразу легко справиться с задачей расстановки приоритетов. Поэтому вам необходимо направлять и оказывать необходимую помощь тем сотрудникам, которые в ней нуждаются.

Зачастую низкая результативность работы некоторых сотрудников связана именно с трудностями в расстановке приоритетов. Они попросту не могут сконцентрироваться на выполнении первоочередных задач и проектов. Давайте разберемся, почему так происходит? В случае если сотрудники не знают четких целей и ожидаемых результатов своей работы, они, как правило, начинают подменять результаты работы изображением активной деятельности. Они аргументируют свою точку зрения так: «Все видят, что я постоянно что-то делаю, значит, думают, что я занят выполнением работы». Таким образом они попадают в «ловушку изображения бурной деятельности» или под пресс «тирании срочных дел, занимаясь тем, что кажется им наиболее интересным, увлекательным и срочным, и пренебрегая долгосрочными, более сложными и, как правило, более важными задачами. Выполнение насущных краткосрочных задач на первый взгляд может казаться оправданным и приятным делом, однако, при отсутствии долгосрочных целей, такой подход зачастую способствует созданию беспорядка, бороться с которым приходится другим. Вот почему так важно убедиться в том, что ваши сотрудники четко понимают, каких результатов вы от них ждете, а также, каковы цели и приоритеты их работы в долгосрочной и краткосрочной перспективах.

1. Надо чаще встречаться. Нужно как можно чаше встречаться (формально и неформально) со своими непосредственными подчинёнными. Это поможет вам быть уверенным в том, что они действуют в правильном направлении. В решающие моменты реализации того или иного проекта зачастую лучше два-три раза в неделю организовывать пятнадцатиминутные собрания с сотрудниками для обмена информацией, а не ограничиваться единственным коротким отчетом в конце недели. Немедленно сообщайте обо всех изменениях в направлениях или приоритетах своим сотрудникам, чтобы они могли своевременно внести соответствующие поправки в выполнение текущих задач. В любом случае лучше, если сотрудники будут узнавать о каких-либо изменениях от своего руководителя, а не по слухам. Выделите в своем графике постоянное время для обсуждения вопросов и проблем своих сотрудников и сообщите им, что сможете встречаться с ними, например, в последние полчаса каждого рабочего дня.

2. Помните свои цели. В качестве одного из способов расстановки приоритетов можно предложить составление списка из пяти — десяти ключевых результатов деятельности и показателей эффективности работы, как для всей команды, так и для каждого сотрудника в отдельности. В процессе составления этого списка должны участвовать все ваши сотрудники. Затем нужно определить внутренних клиентов — людей, пользующихся результатами вашей работы. После этого сопоставьте установленные вами ключевые результаты деятельности и конкретные потребности клиентов. Это позволит определить, какие из приоритетных задач принесут наибольшую пользу для них и компании в целом. Располагая мнением клиентов, нужно снова собрать свой коллектив и расставить приоритеты по принципу «Обязательно сделать / Желательно сделать» или метода простой расстановки приоритетов по степени важности. Помните, что ключевым фактором эффективной и правильной расстановки приоритетов является наличие четких ожидаемых результатов вашей работы, а также работы каждого из сотрудников и всей команды в целом.

3. Разделяйте срочные и важные задачи.1 При расстановке приоритетов сотрудники должны уметь разделять срочные (кратковременные задачи, требующие быстрой реакции, и задачи с жесткими сроками выполнения) и важные (долгосрочные, стратегические и влияющие на результаты деятельности всей компании) задачи. Учитывая огромный поток информации, ежедневно сваливающийся на всех нас, и необходимость постоянно отвлекаться на проверку электронной почты и телефонные звонки, становится ясно, почему мы так легко забываем о необходимости выполнения важных стратегических задач. В случае если вы видите, что один из ваших подчиненных постоянно отвлекается на поступающую информацию, отвечая на электронные письма или решая локальные проблемы, то нужно обсудить с ним вопрос расстановки приоритетов при личной беседе. В такой беседе вы сможете порекомендовать сотруднику не так часто проверять электронную почту, каждое утро составлять список текущих дел на день с учетом стратегических целей, либо выделять специальное время для выполнения наиболее важных, а не срочных задач. Научите своих сотрудников говорить «нет» выполнению менее важных задач. Объясните им, что самым ценным активом для всех нас является время, поэтому им необходимо распоряжаться с умом.

4. Цели должны быть чёткими и ясными. В результате исследования, проведенного среди олимпийских спортсменов, было выявлено, что всех олимпийских чемпионов объединяет одна общая черта: у каждого из них были четко определенные цели, расставленные в приоритетном порядке. Они четко представляли себе как конечный результат (золотую медаль) так и конкретные средства для его достижения (например, необходимость тренироваться по шесть часов в день). У всех было абсолютно ясное представление о том, чего они хотят добиться. В качестве примера можно привести слова баскетболиста Майкла Джордана: "я чётко представлял себе, чего я хочу достичь, каким игроком хочу стать. Я отчётливо видел свою цель неотступно шёл к ней". А какого наивысшего результата в своей работе хотите добиться вы? Понимают ли ваши сотрудники цели компании, в которой работают? Четко определяя цели, к которым вы стремитесь, а также расставляя их в порядке приоритета от наиболее важных к наименее важным, вы обеспечиваете более уверенную и компетентную работу всех своих сотрудников.

5. Обсуждайте приоритетные задачи вместе с сотрудниками. На регулярных собраниях сотрудников нужно оставлять время для оценки прогресса на пути к достижению ключевых целей. Успевают ли сотрудники выполнять или перевыполнить головой план? Если нет, нужно начать диалог с сотрудниками и попросить их рассказать о том, что препятствует этому. В процессе обсуждения может выясниться, что значительные ресурсы времени и сил сотрудников ухолят на выполнение низкоприоритетных задач. Здесь у вас появляется великолепный шанс для того, чтобы снова конкретизировать и обратить внимание сотрудников на ключевые приоритеты. Спросите их: «Как можно тратить меньше времени на выполнение низкоприоритетных задач?» или «Что можно изменить, чтобы осталось больше времени на выполнение первоочередных задач?» Попросите каждого сотрудника высказаться по этой проблеме и старайтесь не навязывать своё собственное мнение. Приняв коллективное решение, вы обеспечите более высокие шансы на успех в достижении поставленных целей, а также заинтересованность большего количества своих сотрудников в конечном результате работы.

6. Составляйте таблицы приоритетов. Такой таблицей можно воспользоваться для обучения сотрудников, испытывающих трудности с расстановкой приоритетов. Для начала нужно сделать таблицу из пяти столбцов, как в примере ниже. В первый столбец нужно занести список рабочих задач. Теперь важность и срочность каждой из задач нужно оценить по пятибалльной шкале. В столбце с заголовком «Значимость» для каждой из задач нужно указать результат умножения степени важности на степень срочности задачи. В последнем столбце задачи нужно распределить в порядке приоритета, от наибольшего к наименьшему (1 = самый высокий приоритет) на основе их значимости. Таким образом, у сотрудника, испытывающего трудности с расстановкой приоритетов, появится количественный способ оценки своих задач (во избежание попадания в «ловушки цейтнотов»).

7. Учёт рабочего времени. Для обучения сотрудников, испытывающих трудности с расстановкой приоритетов, также можно использовать таблицу учёта рабочего времени. Дайте такому сотруднику задание в течение нескольких дней вести лист учёта выполненных задач и потраченного на них времени. А затем вместе обсудите полученную таблицу. Это поможет как вам, так и самому сотруднику понять, на что уходит большая часть времени и как перейти от низкоприоритетных задач к первоочередным задачам.