В статье рассказываю простыми словами о своём понимании 12 принципов PMBoK-7, объясняю на основе своего опыта практического использования.
Всем привет, меня зовут Саша Якубович. Я – эксперт в управлении проектами, помогаю начинающим руководителям проектов выйти из хаоса, организовать управление потоком задач, стартовать проекты и приносить для бизнеса лучшие результаты.
Что такое PMBoK-7?
PMBoK (Project Management Body of Knowledge) – это свод знаний по управлению проектами. Его разработал американский Институт управления проектами (PMI).
Это документ, который включает два основных раздела.
- Стандарт по управлению проектами, где описаны 12 принципов. О них и пойдёт речь в этой статье.
- Руководство к управлению проектами. В нем обозначены 8 доменов и представлены практические инструменты.
Принципы – это ценности руководителя проекта, на них он опирается. А руководство объясняет, какими инструментами пользоваться.
Теперь пройдёмся по 12 принципам. Кто их знает – сверяйте своё понимание с моим.
1-ый принцип. Stewardship – ответственное управление
Сравните двух руководителей проектов: один думает только в рамках проекта (сроки, бюджет, результат). Другой включает ответственное управление – думает не только в рамках проекта, но и учитывает внутренние и внешние факторы, задает, например, такие вопросы:
- Как проект может повлиять на внешнюю среду?
- Насколько экономно расходуются средства, насколько правильно?
- Как это влияет на заинтересованные стороны?
Ответственное управление – это больше эмпатии, больше внимательности. Со стороны бизнеса, со стороны регуляторов, со стороны заинтересованных лиц. Это ответственная позиция. Она основана на порядочности, заботе и доверии.
Пример из практики.
Наша команда реализовывала программу реновации в Санкт-Петербурге. Это был социально значимый и полезный проект. Потому что когда разрабатывали с архитекторами концепцию реновации, то учитывали не только деньги и сроки.
Мы хотели создать такую среду, в которой людям было бы комфортно жить, чтобы была особенная атмосфера в кварталах. При этом, ставили задачу построить так, чтобы заказчик получил максимальную выгоду с точки зрения сроков и денег. Такой подход был нашей движущей силой.
Реализовать проект, думая только о том, сколько есть денег, какими должны быть результат и сроки, для меня даже скучновато. Я за то, чтобы триггерить команду, воодушевлять, быть самому настроенным позитивно за счет того, что веришь в нечто большее.
2-й принцип. Team – команда
Что позволяет в команде создать наилучшую среду?
- Внутрикомандные правила.
На старте договаривайтесь в команде о том, как будете взаимодействовать. Прописывайте правила.
- Понимание как распределяются роли, обязанности, как принимаются решения.
Организационная структура влияет на работу команды, это можно предопределить.
- Исходя из процессов управления, которые приняты в компании, команда сама может решить, как управлять проектом: канбан, иерархическая структура работ, бэклог. Много вариантов.
Так что, работаем над повышением среды команды.
3-й принцип. Stakeholders – управление заинтересованными сторонами
Мы привыкли считать основной заинтересованной стороной заказчика. Но это не так.
У проекта могут быть три вида заинтересованных лиц: положительно настроенные, отрицательно настроенные и нейтральные. Нейтральные могут склониться в ту или иную сторону.
Задача руководителя проекта – определить ключевых стейкхолдеров и организовать взаимодействие с ними так, чтобы снизить негативное влияние и усилить позитивное.
Руководитель управляет заинтересованными сторонами и вовлекает их на каждом этапе проекта, чтобы достичь баланса интересов всех сторон.
4-й принцип. Value – ценность
Фокус на ценности – это новая позиция института PMI. Раньше этого не было.
Стандартный руководитель ориентируется только на результат. Самое главное для него – результат.
Но мир изменился. Появился Agile, PMI обратил внимание на их принципы и тоже сместил фокус на принцип поставки ценности. Это значит, что конечный результат проекта не всегда может поставить ценность бизнесу.
Поэтому руководитель проекта должен обращать внимание на меняющийся контекст вокруг проекта и думать, поставляет ли проект ценность бизнесу или уже не поставляет.
5-ый принцип. Leadership – лидерство
Команде нужен не просто назначенный руководитель. Нужен лидер. Лидер – это гибкий человек, который адаптируется под меняющуюся ситуацию. Он использует не менее двух стилей управления, в зависимости от того, насколько сотрудник готов к выполнению задачи.
Он может быть жестким, демократичным, закрытым, делегирующим, наставником или ментором. Это уникальный универсальный солдат. Развивайте в себе лидерские качества, чтобы быть не просто назначенным руководителем. Лидером в команде может стать каждый.
В этом посте я писала об отличиях между руководителем и лидером.
6-й принцип. Holistic thinking – системное (целостное) мышление
Если коротко, системное мышление – это умение работать с изменениями и рисками. Мыслить шире, нежели в рамках маленького кусочка проекта или главной задачи.
Если, например, взять «стройку», то при включении системного мышления, руководитель думает о том, как любое конструктивное изменение повлияет на закупки, согласование, внесение изменений в проектную документацию и так далее.
7-й принцип. Adaptability & Resilience – адаптивность и жизнестойкость
В PMBoK-7 написано о том, что нужно быть адаптивным везде, быть супер-адаптивным.
Хочу дать такой совет руководителям проекта: воспринимайте адаптивность как игру.
Что имею в виду. Представьте. Руководитель движется к результату, цель уже маячит на горизонте, а тут происходят изменения. Ему очень не хочется что-либо менять и он бурно реагирует.
Если воспринимать проект играючи, с легкостью, то любое изменение будет проходить легко.
Любая наша работа, проект – это не вся наша жизнь. Поэтому будьте легче, ведите себя играючи, воспринимайте изменения не как крах жизни, а как возможность узнать что-то другое, сделать лучше. Когда я говорю «будьте легче», это не означает быть легкомысленными.
8-й принцип. Quality – качество
Очень часто я видела проекты, которые передавались другим людям, а там не было ничего – ни системного мышления, ни качества, ни одного артефакта, ни одной бумажки. Ни-че-го. В итоге результат был, мягко говоря, так себе.
Алгоритмы управления качеством проекта должны быть направлены не только на результат, но и на само ведение проекта.
На каждом этапе руководитель должен обращать внимание на качество: качественное планирование, качественное отслеживание исполнения бюджета, качественное ведение проектных документов и т. д. Однако, это не означает, что мы должны закопаться в бумажках. Но максимально важные элементы проекта должны быть выполнены хорошо.
Качество – это минимальный и достаточный объём ведения разных областей проекта.
9-й принцип. Tailoring – адаптация
В 7-м принципе проговорила об адаптивности с точки зрения лёгкости и спокойного, философского отношения к новому событию в проекте.
Принцип tailoring – об адаптивности к контексту. Смотрите более широко на проект во время старта и думайте какая методология лучше ложится на текущие обстоятельства.
Либо это будет итеративная, либо каскадная, либо инкрементальная модель управления проектом.
То есть, смотрим на контекст, адаптируемся под него и выбираем нужный инструмент управления проектом.
10-й принцип. Complexity – сложность проектов
Это умение работать в сложных условиях. Контекст проекта постоянно меняется, даже в условиях тщательного планирования руководитель проекта не может предусмотреть всё. Поэтому, в ходе реализации, возникают источники сложностей.
Это может быть:
- человеческий фактор. Например, увеличение количества коммуникаций. Чем больше людей,тем сложнее управлять;
- инновационный фактор. Например, какая-то технология может увеличить сложность проекта;
- увеличение компонентов частей проекта. Чем их больше, тем сложнее построить единую систему.
Сложность – это обычная история для руководителя проекта, поэтому учимся этим управлять.
11-й принцип. Opportunities & threats – возможности и угрозы
Управление рисками – это не обязательно только негативный контекст. Риски могут быть как положительными (это возможности), так и отрицательными (это угрозы).
Риски нужно вовремя выявлять, управлять ими, думать какие мероприятия помогут снизить или предотвратить угрозу, а какие помогут воспользоваться возможностями. Когда руководители думают о рисках, то часто забывают о возможностях. Не забывайте. Думайте не только о рисках.
12-й принцип. Change management – управление изменениями
Ура! Мы добрались до финального принципа PMBoK – управление изменениями.
«Способствовать качественному проведению изменений» – о чём это?
Руководитель проекта обращает внимание на фактуру изменения, на то, как это повлияет на качество, сроки, деньги. Но кроме этого, нужно уметь работать с большим числом заинтересованных сторон, которые затрагивают изменения. Руководитель и его команда разъясняют эти изменения, преодолевают сопротивление, помогают внедрить изменения.
Дозируйте изменения. Одно изменение в один момент.
Надеюсь, что моя статья помогла вам понять 12 принципов PMBoK-7. Подписывайтесь на мой канал Управлять как дышать где я делюсь своим опытом в управлении.
