В современном бизнес-пространстве сотрудники часто становятся универсалами, выполняя множество разнообразных функций в рамках своей должности. Это может быть вызвано как необходимостью малого бизнеса экономить ресурсы, так и стремлением крупных компаний быть гибкими и адаптивными. Однако такой подход может привести к рассеиванию внимания, утрате фокуса на ключевых задачах и, как результат, снижению производительности.
В условиях такой многозадачности сотрудникам необходим инструмент, который позволил бы систематизировать и структурировать свои функции и ответственности. Именно здесь на помощь приходит Карта ЛОТОС.
Карта "Лотос" базируется на принципе "7±2" связан с работой памяти и внимания человека и часто называется "числом Миллера" по имени когнитивного психолога Джорджа А. Миллера, который в 1956 году опубликовал исследование на эту тему. Суть принципа заключается в том, что средний человек способен одновременно удерживать в рабочей памяти около 7 единиц информации (±2). Это может быть 7 слов, 7 чисел, 7 идей и т.д. Если количество элементов превышает этот диапазон, человеку становится сложнее удерживать всю информацию, и вероятность ошибок или забывания увеличивается.
В контексте управления вниманием сотрудника и разработки функциональной карты деятельности, принцип "7±2" может подсказать, что оптимальное количество ключевых функций или задач, которые сотрудник должен удерживать в фокусе своего внимания, также находится в этом диапазоне. Слишком много функций или задач может привести к рассеиванию внимания, снижению эффективности и увеличению ошибок.
Название "ЛОТОС" не было выбрано случайно. Этот величественный и символичный цветок, с его восемью лепестками, идеально отражает суть методики. Как и у лотоса, каждый лепесток инструмента служит отдельной, но неотъемлемой частью целого, обеспечивая полноту и гармонию процесса. Лотос, растущий из грязи и достигающий поверхности воды, чтобы раскрыть свою красоту, напоминает о том, как из сложного и запутанного процесса, с помощью правильной систематизации, можно вывести четкие, понятные и красивые результаты. Каждый лепесток ЛОТОСа - это шаг к пониманию, креативности и эффективности в любой области деятельности.
ЛОТОС — это инструмент разработки функциональных карт деятельности сотрудников.
Он представляет собой таблицу размером 9x9, которая помогает определить ключевые функции и KPI для каждой позиции в компании. Давайте разберём, как его использовать.
Шаг 1: Создание основы
На листе бумаги или в электронном документе создайте таблицу размером 9x9 клеток.
В центральную клетку введите название должности, для которой разрабатывается карта.
Шаг 2: Определение ключевых функций
Вокруг центральной клетки определите 8 ключевых функций для данной должности.
Примеры функций:
Главная функция
Коммерческая функция
Сервисная функция
(и так далее, в зависимости от специфики должности)
Шаг 3: Заполнение KPI
В центр каждого из 8 квадратов, соответствующих функциям, введите KPI (ключевой показатель эффективности) для этой функции.
Шаг 4: Определение ключевых действий
Вокруг каждого KPI определите 8 ключевых действий, которые необходимо выполнить, чтобы достичь указанного KPI.
Учебный пример: Карта деятельности Золушки (можно посмотреть PDF)
Используя Карту ЛОТОС в качестве отправной точки, HR-специалисты и руководители могут разрабатывать системы оценки кандидатов при найме, создавать обучающие программы, адаптированные к конкретным функциям, и внедрять методы мотивации, основанные на четком понимании роли каждого сотрудника в организации.
Один из ключевых аспектов эффективного применения Карты ЛОТОС заключается в её разработке совместно с командой. Вовлечение всех участников в этот процесс позволяет не только обеспечить широкое понимание и принятие структурированной системы обязанностей, но и решить возникающие спорные моменты на этапе планирования. Коллективное обсуждение и распределение функций способствует их более четкому определению и учету мнений всех заинтересованных сторон.
Такой подход позволяет создать общее видение роли каждого сотрудника в команде и целей организации в целом. Это усиливает чувство причастности к общему делу, помогает избегать дублирования задач и предотвращает возможные конфликты, связанные с неопределенностью или пересечением функциональных областей.
В конечном итоге, разработка и внедрение Карты ЛОТОС с командой является мощным способом достижения ясности в распределении функций и ответственности. Это не только оптимизирует рабочий процесс, но и создает основу для эффективного взаимодействия и сотрудничества на всех уровнях организации.
