Очень многие из нас когда-нибудь сталкиваются с необходимостью что-то построить. Дом, гараж, беседку, ларек, пансионат или завод.
И как только вы начинаете нечто подобное, то сразу возникает проблема учета расчетов с подрядчиками и поставщиками. Кому, когда и сколько было оплачено. За какие выданные суммы они отчитались. Сколько еще вы должны на данный момент. Для юридических лиц не менее важным вопросом будет: сколько средств получено для строительства в разрезе источников финансирования. Но это другой разговор.
С помощью Excel, все вышеперечисленные проблемы решить довольно просто. Файл состоит из двух листов.
Лист "Движение средств"
Для хронологического ведения движения средств необходимо вносить данные вот в такую таблицу:
Колонка В - Дата. Дата вносится вручную, хотя в ячейках всегда будет ссылка на предыдущую ячейку. Смело вносите вместо ссылки.
Колонка С - Безналичная оплата поставщику или подрядчику.
Колонка D - Наличная оплата поставщику или подрядчику.
Колонка Е - Сумма полученных материалов или принятых работ (т.е. сумма по приходной накладной или по акту выполненных работ).
Колонка F - Наименование контрагента (поставщика или подрядчика). При написании названия контрагента следует избегать ошибок. Это очень важно!
Колонка G - Вид затраты. В этой колонке необходимо указать: материал или услуга. Выбор значения производится из выпадающего списка.
Колонка H - Вид материала или работы. Пишется за что именно произведена оплата.
Колонка I - примечание. Дополнительная информация, которую вы посчитаете нужным написать.
Лист "Свод"
Итоговая таблица, где вы будете видеть расходы по строительству в разрезе контрагентов.
Колонка А - вид затрат. По умолчанию заполнена. В каждом разделе просто написано материалы или услуги. Дописывать или удалять здесь ничего не нужно.
Колонка В - наименование контрагента. Будет два разных файла. В одном варианте эта колонка будет формироваться автоматически, а в другом - эту колонку нужно будет заполнять в ручную. У каждого варианта есть свои преимущества и об этом будет сказано ниже.
Колонка С - отражается сумма поставленных на объект материалов или выполненных работ, которые приняты Заказчиком (то есть вами). Заполняется автоматически на основании колонки Е с предыдущего листа.
Колонка D - отражается сумма оплат (безналичная и наличная). Формируется автоматически.
Колонка Е - формируется как разница между колонками С и D. Обратите внимание, что если поставленные товары (или выполненные работы) превышают сумму оплаты, то вся строка окрашивается зеленым цветом. То есть зеленый цвет строки - это должны вы. Если оплаты превышают сумму поставок, то вся строка окрашивается розовым цветом. То есть розовый цвет - это должен контрагент.
Колонка F - вид материала ли работы. Формируется автоматически. Прошу обратить внимание, что если какой-то контрагент поставил вам кирпич, а потом доски, то в данном столбце отобразится только кирпич. То есть, только первая запись по данному контрагенту.
Колонка G - количество материала или объем работ. Эту колонку Вы заполняете вручную. Если вы ее не заполните - ничего не изменится. Только Вы, скорее всего, со временем забудете, так сколько же было привезено кирпича этим поставщиком или сколько квадратов плитки положил этот подрядчик.
Колонка H - примечание. Вручную заносите какую-то информацию, если считаете необходимым.
Приглашаю вас на свой сайт, где вы сможете не только прочитать эту статью целиком, но и найдете много полезной информации по управленческому учету без воды, а также различные электронные таблицы, для удобства вашей работы.