На прошлой неделе разбирались с формированием месячного графика производства работ. Сегодня речь пойдет о недельном управленческом цикле. Он является основным процессом по контролю за сроками реализации проекта.
В составе цикла выполняются следующие процедуры:
1. постановка задания,
2. контроль над исполнением задания,
3. обработка факта,
4. актуализация расписания работ,
5. оформление отчётной документации и заданий,
6. публикация отчётной документации и заданий.
Основой является недельно-суточный график, который является детализированной формой месячно-суточного графика. Контроль за выполнением плановых показателей производится ежедневно.
Для любого цикла управления (неделя или месяц) должны быть определены требования к:
• срокам;
• формам;
• содержанию;
• порядку уведомления ответственных и заинтересованных сторон.
Сроки – начало цикла (постановка задач) и окончание (формирование отчета о фактическом исполнении).
Формы сбора факта определяются исходя из имеющихся ресурсов: персонал и программное обеспечение.
В идеале, конечно, чтобы на площадке данные заносились в отчетные формы на основании заказ-нарядов или иных документов, которые будут подтверждать факт выдачи задания и отчет об исполнении. Однако, это не всегда так. Поэтому кто и на основании чего будет заносить данные в недельно-суточный график – определяется исходя из специфики каждого проекта и ее команды.
Содержание – требование к информации. Например, она должна содержать:
• по событиям проекта: факт наступления, дата наступления. Для внешних не наступивших событий - ожидаемая дата;
• по работам проекта: факт начала/завершения работы; выполненный физический объём. Для начатых работ – оставшаяся длительность/ожидаемая дата окончания.
Также определяют в каких единицах измерения будет формироваться оперфакт с площадки: объемы или проценты.
Доведение отчётности и заданий на строительную площадку выполняется посредством коммуникаций, определённых для текущего проекта, каковыми могут быть:
− рассылка по электронной почте – основной метод.
− размещение отчётов в рабочей папке проекта – вспомогательный метод;
− доставка отчётов на бумажном носителе – для проведения совещаний по запросу.
Так как информационное сопровождение – процесс, то для того, чтобы сделать его контролируемым необходимо обязательно устанавливать параметры, по которым и будет впоследствии определяться насколько он хорошо выполняется. Чем понятнее требования, тем ниже вероятность появления спорных ситуаций. А в проектной деятельности и так хватает таких моментов и там, где можно сделать процесс более прозрачным и понятным – делайте это!
Ну и как без примера формы недельно-суточного графика.
Автор: Анастасия Плагушкина