Все больше компаний и предпринимателей предпочитают обмениваться электронными счетами-фактурами с контрагентами. Какую форму документа выбрать, как безопасно обмениваться и какие есть подводные камни при работе с ЭСФ - читайте в статье.
Электронные счета-фактуры (ЭСФ): актуальный формат и редакция
Электронный счет-фактура - электронный аналог бумажного документа счета-фактуры. ЭСФ включает те же поля и реквизиты, как и бумажный, обязательно подписывается руководителем или доверенным лицом, должен быть выставлен в течение 5 дней (ст. 168 НК РФ).
Как выставить электронный счет-фактуру
Электронные счета-фактуры давно используются в работе в РФ - с 2012 года компании вправе перейти на такой формат документооборота.
Актуальный формат электронного документа - ЭСФ утвержден ФНС приказом от 19.12.2018 г. № ММВ-7-15/820@. В нем приведены формы не только электронного счета-фактуры, но и электронного универсального передаточного документа (УПД).
Форма и форматы электронных счетов-фактур
Электронный счет-фактура – это файл, подписанный электронной подписью продавца. В электронном счете-фактуре должны быть заполнены все обязательные реквизиты, указанные в статье 169 НК. Правильно оформленный электронный счет-фактура имеет такую же юридическую силу, как и его бумажный аналог. Выставлять электронные счета-фактуры можно только по формату, который утвержден ФНС.
Электронный формат счета-фактуры утвержден приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820, электронный формат корректировочного счета-фактуры – приказом ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736. При этом налоговые инспекции будут принимать электронные корректировочные счета-фактуры по старому формату до конца 2024 года (п. 3, 4 приказа ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-23/736).
Руководитель организации, предприниматель или другое уполномоченное лицо заверяет электронный счет-фактуру усиленной квалифицированной электронной подписью. Такие правила установлены пунктом 6 статьи 169 НК, пунктом 5 Порядка, утвержденного приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н.
Реквизит «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» в электронном документе не формируют, как и иные показатели, которые не заполняются или в которых проставляются прочерки (пунктом 8 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137). Но главный бухгалтер может быть уполномочен подписывать электронные счета-фактуры.
Когда обязательны электронные счета-фактуры
Электронные счета-фактуры обязательны для тех, кто работает с прослеживаемыми товарами. В других случаях электронные счета-фактуры необязательны. Но их можно выставлять, если продавец и покупатель заключили между собой соглашение или обменялись письмами, в которых дают согласие на обмен документами в электронном виде. При этом у продавца и покупателя должны быть совместимые технические средства для отправки, приема и обработки электронных счетов-фактур. Такой порядок следует из абзаца 2 пункта 1 статьи 169 НК, писем Минфина от 24.10.2018 № ЕД-4-15/20755 и от 01.08.2011 № 03-07-09/26.
Соглашение между продавцом и покупателем об электронных счетах-фактурах не препятствует их оформлению на бумаге. Если счет-фактура выставлен на бумаге, дублировать его в электронном виде не требуется (письмо ФНС от 17.06.2013 № ЕД-4-3/10769).
При реализации прослеживаемых товаров оформлять соглашение не обязательно, поскольку покупатели таких товаров обязаны обеспечить прием и обработку электронных документов (п. 1.1 – 1.2 ст. 169 НК).
Поставщики по госконтрактам, которые заключены в соответствии с Законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ, с 1 октября 2022 года обязаны подписывать и выставлять электронные счета-фактуры с использованием единой информационной системы (ЕИС) в сфере закупок (приказ Минфина от 28.04.2022 № 64н). Организации и ИП, которые работают с прослеживаемыми товарами, могут формировать электронные счета-фактуры и документы о приемке с использованием ЕИС досрочно, т. е. до 01.10.2022 (письмо ФНС от 25.05.2022 № ЕА-4-15/6374).
Когда электронные счета-фактуры обязательны (перечень)
Обязательно используйте электронные счета-фактуры при работе с прослеживаемыми товарами. К таким товарам относятся:
- холодильники и морозильники, другое холодильное или морозильное оборудование, тепловые насосы;
- стиральные машины;
- автопогрузчики с вилочным захватом, тележки, оснащенные подъемным или погрузочно-разгрузочным оборудованием;
- бульдозеры, грейдеры, планировщики, механические лопаты, экскаваторы, одноковшовые погрузчики, трамбовочные машины, дорожные катки;
- промышленные транспортные средства для перевозки грузов, тракторы, используемые на платформах железнодорожных станций;
- мониторы и проекторы, телеприемники;
- электронные интегральные схемы и их части;
- детские коляски;
- детские автокресла.
Таким образом, обмен электронными счетами-фактурами обязателен при работе с вышеперечисленными категориями товаров. ЭСФ обязательны даже если компания или предприниматель не работает с НДС.
ЭСФ в бухгалтерии
Электронные счета-фактуры используют в работе все больше бухгалтеров. Причин несколько:
- Возможен быстрый обмен несмотря на географические препятствия. Электронный счет-фактура подписывается онлайн из любой точки. Например, обмен документами между компаниями Владивостока и Москвы может быть совершен в течение нескольких минут. Ранее оригиналы документов могли идти неделями.
- ЭСФ - юридически значимый документ, как и бумажный аналог. Компании экономят значительные средства, используя электронный документооборот.
- Возможность передавать электронные счета-фактуры в ФНС. При камеральных и выездных проверках ЭСФ можно передавать в налоговую.
Какой срок и дата подписания электронного счета-фактуры
Продавец обязан выставить покупателю электронный счет-фактуру в течение пяти календарных дней с даты отгрузки или получения аванса (п. 3 ст. 168 НК). Специальных сроков для выставления электронных счетов-фактур нет.
Подписать электронный счет-фактуру продавец должен непосредственно перед его отправкой оператору электронного документооборота. Без электронной подписи документ считается недействительным (подп. «а», «б» п. 14, п. 24 Порядка, утв. приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н).
Вычет НДС по электронным счетам-фактурам и дата отражения в книге покупок и продаж
При регистрации электронных счетов-фактур в книге продаж учитывайте дату, когда возникло налоговое обязательство, а при регистрации в книге покупок – дату, на которую у покупателя выполнены все условия, необходимые для вычета предъявленного НДС (п. 1 ст. 167, п. 1 ст. 172).
Право покупателя на вычет входного НДС зависит от даты регистрации счета-фактуры в книге покупок. В каком виде продавец выставил счет-фактуру – в бумажном или электронном, значения не имеет (п. 1 ст. 169 НК).
В книге покупок полученные счета-фактуры регистрируют в том квартале, в котором у покупателя появляется право на вычет НДС (п. 2 Правил ведения книги покупок). Получение электронного счета-фактуры от продавца – это необходимое, но недостаточное условие для регистрации документа в книге покупок, а следовательно, и для вычета НДС.
Когда и как представлять электронные счета-фактуры в инспекцию
Счета-фактуры, включая электронные, представляйте в ИФНС только по требованию инспекции и только в формате, утвержденном приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820. Распечатывать их или дублировать на бумаге не нужно. Это следует из пункта 2 статьи 93 НК и подтверждается письмом ФНС от 19.07.2017 № СД-4-3/14079.
Если в декларации заявили право на возмещение НДС, в ходе камеральной проверки инспекция вправе затребовать документы, подтверждающие право на вычет, в том числе и счета-фактуры (п. 8 ст. 88 НК). Счета-фактуры могут затребовать и в том случае, если инспекция обнаружила расхождения между суммами НДС, которые отражены в вашей декларации и в декларации вашего контрагента.
Представить документы надо в течение 10 рабочих дней со дня получения требования (абз. 1 п. 3 ст. 93 НК). К
Электронные счета-фактуры: обмен по ЭДО
Обмениваться электронными счетами-фактурами можно только через зарегистрированных операторов электронного документооборота. Обмен документами, используя другие способы, не законен и сделка по этому ЭСФ может быть признана недействительной.
Обмениваться электронными счетами-фактурами можно только в соответствии с Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утвержденным приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н.
Как правильно обмениваться ЭСФ между контрагентами
Порядок обмена электронными счетами-фактурами довольно простой, но включает в себя несколько обязательных требований:
- Обмен только через операторов ЭДО. По-другому обмениваться электронными документами невозможно.
- Выставляйте электронные счета-фактуры не позднее 5 календарных дней, считая со дня отгрузки товара ( п. 3 ст. 168 НК РФ).
- Подписывайте электронные счета-фактуры электронно-цифровыми подписями (ЭЦП). ЭЦП обязательная часть при дистанционном документообороте.
- При отправке ЭСФ через оператора - оператор обязательно отражает дату и время отправки и выставления счета-фактуры в специальном подтверждении.
- После того, как оператор ЭДО отправителя передал документ оператору ЭДО получателя, появляется новый документ - подтверждение оператора. В нем фиксируется время и дата получения оператором входящего документа. Таким образом отправитель письма знает, что документ был отправлен оператору ЭДО и передан контрагенту.
Как перейти на ЭДО по счетам-фактурам
Чтобы перейти на электронный документооборот с использованием электронных счетов-фактур, необходимо получить электронную подпись, заключить договор и подать заявление.
Получить подпись. Нужно получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи, оформленный на должностное лицо, которое будет подписывать электронные счета-фактуры. Если таких лиц несколько, сертификаты необходимо оформить каждому из них. Получить сертификаты можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре. Лица, действующие от имени коммерческой организации без доверенности, ИП или нотариусы (исполняющие обязанности нотариуса) с 1 января 2022 года бесп латно получают квалифицированные ЭЦП только в удостоверяющем центре ФНС.
Заключить договор. Чтобы подключиться к системе электронного документооборота, нужно заключить договор с доверенным оператором и получить у него необходимое программное обеспечение. Перечень доверенных операторов размещен на официальном сайте ФНС. Выбирайте из этого перечня только тех операторов, у которых не истек срок аккредитации. Заключить договор можно как с одним, так и с несколькими операторами одновременно.
Подать заявление. Чтобы подключиться к системе электронного обмена счетами-фактурами, подайте выбранному оператору электронного документооборота заявление в произвольной форме. Заявление можно составить на бумаге. В заявлении укажите:
- полное наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя);
- местонахождение организации (местожительство предпринимателя);
- ИНН;
- сведения о должностных лицах, которые будут подписывать электронные счета-фактуры (на которых оформлены квалифицированные сертификаты ключей проверки электронной подписи), а также реквизиты таких сертификатов;
- контактные телефоны организации или предпринимателя;
- сведения об ИФНС, в которой организация или предприниматель состоит на учете.
В заявлении также надо дать согласие на передачу данных об организации (предпринимателе) другим операторам электронного документооборота. Такое согласие необходимо, чтобы обеспечить обмен электронными счетами-фактурами между контрагентами, которые работают с разными операторами.
На основании полученного заявления оператор подключит организацию (предпринимателя) к системе электронного документооборота и предоставит коды доступа к программному обеспечению для отправки электронных счетов-фактур. В течение следующих трех рабочих дней оператор направит учетные данные нового участника в его налоговую инспекцию.
Если после подключения к системе у участника меняются какие-либо сведения, отраженные в заявлении, об этом нужно уведомить оператора. Срок для отправки заявления о изменении сведений – три рабочих дня. Такие правила прописаны в пунктах 11–13 Порядка, утвержденного приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н.