Небрежное использование социальных сетей сотрудниками может негативно сказаться на организации в целом. Как работодатель, вы должны знать и следить за различными случаями, которые могут возникнуть.
Негативные комментарии персонала в социальных сетях
Сотрудник, публикующий негативные комментарии в социальных сетях о других сотрудниках, их работодателе или клиентах, может иметь потенциально разрушительные последствия для организации.
Примеры негативных комментариев включают личное мнение об организации, другом сотруднике или клиенте.
Гораздо более широкая аудитория будет осведомлена о любом неприемлемом поведении в Интернете, чем например, о проявлении сотрудника в реальной коммуникации: скандале в офисе, хамском разговоре по телефону или неоднозначной речи на профессиональном мероприятии. Например, видео, загруженное на YouTube, может набрать тысячи просмотров за пару часов. К тому же, очень часто в интернете нельзя полностью удалить размещенный контент.
Реакция представителя компании на ненадлежащее поведение будет зависеть от того, в какой степени оно может быть связано с вашим бизнесом, а также в какой степени оно может или потенциально может нанести ущерб репутации и бизнесу.
При принятии решения о том, являются ли заявления, сделанные в социальных сетях, дискредитирующими, следует установить, как их интерпретирует типичный читатель сообщений в социальных сетях. Принимая решение о том, как будет воспринята публикация в социальных сетях, подумайте, как люди просматривают контент в социальных сетях, быстро прокручивая его, редко останавливаясь, чтобы подумать смысл некоторых утверждений. Короче говоря, как работодатель вам необходимо помнить о контексте и не реагировать слишком критично на контент в социальных сетях. Некоторые посты без реакции будут быстро забыты, тогда как реакция на них может раздуть огонек недовольства в огромный медийный повод, который будет распространятся по сети как лесной пожар. Однако, если вы считаете, что проблема достаточно серьезна, чтобы принять меры, вам следует немедленно обратиться за юридической консультацией.
Запугивание и травля в социальных сетях
Учитывайте возможное использование социальных сетей в целях киберзапугивания и домогательств. Запугивание и буллинг можно определить как “нежелательное поведение, целью или следствием которого является оскорбление достоинства человека или создание враждебной, унижающей достоинство, оскорбительной ситуации”. Если сотрудник компании позволяет себе подобное поведение в интернете, то это может стать триггером для большого скандала и причинения ущербу репутации всей компании в целом.
Запугивание и домогательства в Интернете имеют очень много разновидностей:
- социальная изоляция - ограничение взаимодействия с конкретными группами,
- размещение оскорбительных или угрожающих комментариев,
- размещение фото или видео, порочащие репутацию некоторых лиц.
С усилением тренда на инклюзивность и толерантность, все больше проявлений в сети может быть воспринято как нарушение норм поведения в гуманном обществе.
К запугиванию и буллингу в Интернете следует относиться так же, как если бы оно произошло на рабочем месте. Если притеснение связано с определенной характеристикой человека, например, расой, полом, возрастом, инвалидностью и т. д., оно запрещено антидискриминационным законодательством. Кроме того, в свете последний событий, стоит предупреждать сотрудников о том, что ругаясь про политику, они вне зависимости от взглядов, могут влиять на репутацию компании в негативном ключе.
Нарушение конфиденциальности
Обязанность сохранять конфиденциальность является частью должностных обязанностей сотрудников, которую все работники обязаны соблюдать перед своим работодателем, а он, в свою очередь, перед законодательством. Кроме правил обращения с личными данными клиентов, у вас могут быть положения о конфиденциальности, устанавливающие четкие правила использования информации о компании/сотруднике.
Несанкционированное раскрытие информации о компании через сайты социальных сетей и другие ресурсы в интернете может включать сведения, касающиеся:
- отчеты о прибылях и убытках,
- информация о потенциальном увольнении,
- персональные данные сотрудника,
- данные клиентов,
- подробная информация о жалобах клиентов/внутренних жалобах,
- коммерческая тайна.
Профилактика нарушения политики конфиденциальности начинается с разъяснения правил, в рамках которых сотрудники обмениваются данными клиентов, а также этики общения в коллективе. Кроме этого, стоит подумать над автоматизацией обмена данными и защиты информации.
Неэтичное поведение, не связанное напрямую с коммуникацией с клиентами
Еще одна проблема, которая может возникнуть, — это поведение сотрудников в Интернете, несовместимое с их должностными обязанностями. Например, сотрудник через личный профиль демонстрирует поведение, которое бросает тень на имидж компании. Подобных кейсов, ассоциированных со скандалами вокруг известных брендов, немало. В некоторых случаях, например, в случаях, связанных с предполагаемыми неэтичными поступками, следует рассмотреть вопрос о кратком периоде отстранения сотрудника от работы с полной оплатой, пока проводится беспрепятственное расследование ненадлежащего использования социальных сетей.
Вы также должны рассмотреть альтернативные действия, которые были бы более приемлемыми для работника, но служили бы той же цели, что и отстранение, например, согласие на временный перевод на другие обязанности без потери заработной платы.
Следует четко указать, что любое предпринятое действие до установки “степени вины” подозреваемого сотрудника, не считается ни дисциплинарным взысканием, ни указанием на вину без доказательства оной. Очень важно быть как можно более объективным, чтобы расследование проводил независимый сотрудник, другой менеджер или внешний консультант.
Разбор ситуации может включать в себя получение свидетельских показаний, обращение к другим правилам и процедурам на рабочем месте и составление отчета о результатах. Оно должно быть проведено оперативно, чтобы собрать доказательства, пока инцидент еще свеж, а также чтобы быстро принять меры для разрешения спорной ситуации.
На основе результатов непредвзятого анализа ситуации определяется правомерность тех или иных действий сотрудника в соцсетях. После проведения расследования, работодатель может принять решение о необходимых дисциплинарных мерах.
Неадекватное поведение в соцсетях (буллинг, травля, раскрытие личных данных и нарушение корпоративной этики) может являться веским поводом для дисциплинарных взысканиях и может быть приравнено к нарушению дисциплины по трудовому законодательству.
В случае серьезного нарушения дисциплины вы можете сразу перейти к стадии увольнения или, если процедура позволяет, использовать меры, не связанные с увольнением, в качестве альтернативного наказания. Это может включать понижение в должности или отстранение от должности без сохранения заработной платы, если это разрешено в трудовом договоре.
