Оптимист попросил тут рассказать, чем из тайм-менеджмента пользуюсь я лично. Расскажу, отчего не рассказать))
Хронометраж (ФРД - фото рабочего дня)
Последние пару лет не делала (вот пишу и думаю, что надо вернуть эту практику)). До этого делала ежегодно, по весне, примерно в течение месяца. Штука очень полезная - поминутная запись всего, что делаешь.
Я делала хронометраж не только рабочего времени, а 24/7, потому что мне важно было проанализировать ещё и распределение времени по жизненным сферам. Делала на листочках (пробовала по-разному, но листочки прижились лучше всего, просто носила их везде с собой), раз в день вносила в Эксель.
Результат выражался в снижении количества поглотителей, в нормировании типовых задач, распределении задач по суткам исходя из более быстрого и эффективного их выполнения.
А, и ещё, помнится, я по итогам каждый раз снижала количество "фигни" (это была одна из зон в классификации дел - попытка одновременно делать несколько задач), то есть начинала больше работать с погружением.
Ромб (матрица) приоритетов
Да, у меня это не квадрат (как тот, что приписывают Эйзенхауэру), а ромб. Отдельно писала о нём в этой статье.
Я его для себя уже давно не рисовала, но сами задачи регулярно классифицирую, знаю свои поглотители, слежу, где оттягиваю плановые дела, пока не станут форс-мажором, контролирую и возвращаю владельцам чужие задачи.
Не скажу, что считаю себя сверх-эффективной (ну и у меня есть любимый анекдот "Как ты всё успеваешь?! - Секрет прост, я нифига не успеваю!")), но у меня правда часто спрашивают, как я делаю такие объёмы задач за такое короткое время. Приоритетность тут помогает. Ну и конечно если брать работу - любовь к ней))
Есть слона по кусочкам
Это использую очень часто, причём не просто с большими проектными задачами, но и с делами, которые пугают и отталкивают своим объёмом и неизвестностью.
Например - надо сформировать все материалы для совершенно новой тренинговой программы. Ловлю себя на том, что начинаю откладывать ("такое большое дело, не буду начинать сегодня") - и делаю что-то маленькое, относительно быстрое. Например, создаю в облаке папку, называю нужным образом, складываю туда материалы по теме, которые уже есть.
А там - действие за действием - оказывается, что половина слона уже съедена))
Таймеры
Очень помогают лично мне таймеры. И в плане снижения перфекционизма, и в плане поглотителей.
Ставлю ограниченное время на оформительские моменты (например, визуальную составляющую коммерческих предложений), и на развлекательную составляющую (например, игры или соцсети).
Иногда в формате прямо будильника, который звенит, и я прекращаю, иногда в формате просто нужной последовательности действий. Например, планирую КП отправить до встречи, а на встречу мне надо выйти пусть в 12:30. Тогда я сажусь за КП не ранее 11 часов, чтобы час у меня ушёл на подготовку и отправку, и я успела на встречу.
"Жабы"
Не скажу, что работает стопроцентно, но мне действительно проще выполнять все остальные задачи после того, как сделана самая противная (бывает, что тяну и откладываю, но стараюсь себя на этом ловить).
Поэтому часто заранее планирую сложные переговоры, решение проблемных ситуаций (с теми же проверяющими органами) или просто сильно нелюбимые дела на начало дня (ну или начало периода).
Как говорится - с утра/с начала недели напрягся, весь день/неделю свободен))
"3 подвига"
Ещё одна методика, не только тайм-менеджмента, но и самомотивации, которой я пользуюсь, - 3 подвига.
Заключается она в том, чтобы запланировать на день всего три задачи, но все весомые и первой приоритетности. Это не значит, что больше ничего в течение дня не будет выполняться, просто фокус внимания стоит именно на трёх "подвигах", остальное выполняется по возможности. В каком-то смысле это метод, продолжающий "жаб". Только там нужно первым делом сделать неприятное, а здесь - самое весомое.
Особенно хорошо 3 подвига у меня работают, когда совсем мало сил (в сезон такое бывает) или например, плохо себя чувствую (тут я порой действую не слишком эффективно - вместо отдыха и лечения продолжаю работать, но хотя бы снижаю нагрузку).
"Обрезки времени"
Эта история у меня местами то включается, то выключается)))
Ну например, полезные аудио я периодами слушаю в дороге, когда есть условно "выпадающее" время, периодами не слушаю))) Иногда беру с собой блокнот и накидываю идеи/тексты в вынужденных паузах (например, когда жду клиента или в той же дороге), иногда не беру и трачу "обрезки времени" на поглотители)). Когда-то вспоминаю и в пробках говорю по телефону (через наушник)), когда-то просто сижу и музыку слушаю.
Вот вчера на мероприятии скучала в те периоды, когда моя активная занятость не требовалась, сегодня взяла с собой из номера ноутбук, пишу статью)
Колесо жизненного баланса
Иногда рисую, да. Но не могу сказать, что это какая-то любимая мной и вдохновляющая меня методика.
Про неё чаще всего вспоминаю не сама, а в процессе обучений/прослушивания вебинаров/когда под руку попадётся. Было дело, перестраивала немного приоритеты, увидев, что западают некоторые сферы и планировала задачи/шаги из определённых сфер.
Самая большая проблема колеса, как по мне, - это его универсальность, а потому формальность для многих. Кстати, в этой статье писала подробнее.
Что не использую?
- Категорически не перевариваю истории из серии "магия утра". Я сова, и требую уважения моей совиности!!))) Какие пять утра, вы что) Я лучше в 2 часа ночи в тишине поработаю)
- Не могу сказать, что как-то активно применяю SMART. Искренне считаю его полезным, особенно в ситуациях, когда у человека совсем нет чёткого представления, куда/чего он хочет, но обращаюсь к нему весьма редко. Хотя списки целей составляю, просто без расписывания каждой по смарту)
- Не применяю томато-менеджмент ("помидорку"). Он тоже интересный и работающий, но я больше полагаюсь на свою интуицию. У меня бывают дни, когда мне каждые 15 минут требуется отдых, а бывают, когда я могу погрузиться в задачу на 3 часа и вообще не шевельнуться, пока её не сделаю.
Что хочу внедрить?
Очень нравится мне методика "планируй отдых первым". Это когда вы сначала на год/месяц/неделю вперёд расставляете выходные (поездки, личные события, просто дни ничегонеделания), и только потом начинаете заполнять рабочие планы.
У меня пока так не выходит. Либо забываю поставить отдых, либо сначала ставлю, а потом прилетает интересный проект, и отдых начинает сдвигаться))
Пока так. Увлеклась, написала опять простыню)) Пожалуй, закончу, хотя деталей могу ещё много вытащить, а вы спрашивайте)
Поделитесь, какие из упомянутых (и не упомянутых тоже!) методик тайм-менеджмента применяете вы?
А какие считаете неприменимыми/бесполезными?
А может есть методы управления временем, которые вы и вовсе считаете вредными?
