В предыдущем материале поговорили о том, как забюрократизированность компании мешает бизнесу развиваться и при чём здесь бухгалтерия.
Сегодня разберёмся почему оставлять бухгалтерию «без присмотра» опасно для бизнеса и как помочь бухгалтерской службе эффективней вести дела.
Человеческий фактор – главная проблема бухгалтера
Основные проблемы бухгалтерского учёта кроются не в форме собственности и не в роде деятельности компании. Работа главного бухгалтера чаще затрудняется из-за человеческого фактора: работники несвоевременно приносят документы, налоговая мучает уточняющими вопросами, контрагенты снова и снова делают запросы, а несчастный бухгалтер разрывается между задачами.
Большое количество отчётов о зарплате и сотрудниках. Компания по мере развития сталкивается с необходимостью расширения штата. Для организации рост коллектива – показатель благополучия, а для бухгалтера – увеличение количества отчётов и усложнение бухгалтерского учёта, ведь чем больше сотрудников, тем больше сведений приходится вносить в документы.
Помимо ПФР и ФСС, которые в 2023 году объединились в одну структуру и теперь носят название «Социальный фонд России» (сокращённо СФР), предприятие отсылает сведения о сотрудниках в налоговую инспекцию. Также некоторые данные требуют предоставлять органы госстатистики. В общей сложности минимальный набор основных отчётов для любой организации превышает 30 документов в год, и во всех нужно учитывать каждого штатного сотрудника. И это помимо всех прочих документов, которые проходят через бухгалтера.
Справиться с обилием отчётности поможет наём дополнительного сотрудника в бухгалтерию и автоматизация части процессов по подготовке отчётности.
Небрежное отношение сотрудников к документам – другая серьёзная проблема для бухгалтера. По закону каждая хозяйственная операция в компании должна быть документально подтверждена. К сожалению, сотрудники нередко забывают запросить необходимые документы, передать их в бухгалтерию, а то и умудряются потерять бумаги.
Бухгалтер безусловно может рассчитать налоговую базу без подтверждающих документов, но если компания подвергнется внешнему аудиту, а оригиналов документов не будет, должностным лицам и самой организации грозят штрафные санкции. А если бухгалтер занизит расходы компании и откажется от учёта НДС, сумма налогов для фирмы значительно возрастет. В обоих случаях «крайним» оказывается бухгалтер.
Простимулировать сотрудников вовремя запрашивать и передавать в бухгалтерию необходимые документы можно «кнутом» или «пряником»:
- Приказом обязать работников предоставлять бухгалтерские документы согласно графику, а в случае неисполнения – привлекать к ответственности нарушителей;
- Принять мотивационные меры и поднять заинтересованность персонала в своевременной передаче документов: внести оперативность сдачи первичной документации в показатели эффективности сотрудников или привязать к этому показателю размер или порядок выплаты премий.
Разница между бухгалтерским и налоговым учётом основных средств. Главный бухгалтер отвечает за ведение и того и другого учёта, однако регламентируются они разными законодательными документами, потому бухгалтеру приходится в разной форме дублировать часть сведений и по сути проводить двойную работу.
Упростить учёт основных средств компании можно объединив по возможности бухгалтерский и налоговый:
- Вести амортизационные расчёты единым методом;
- Не использовать амортизационные премии;
- Лимитировать стоимость основных средств по единому методу;
- Соблюдать единый срок полезного использования основных средств в обоих учётах.
Расхождения всё равно будут, но их количество будет минимизировано.
Запросы от партнёров. Контрагенты компании нередко совершенно не вовремя обращаются за предоставлением основных сведений об организации. В период годовой бухгалтерской отчетности такие запросы особенно деморализуют.
Проще всего делегировать эту обязанность другому сотруднику, например штатному юристу или дополнительному сотруднику бухгалтерии. Также стоит держать наготове копии основных бухгалтерских документов в бумажном и электронном виде: это значительно ускорит обработку запроса.
Часть основных сведений об организации лучше выгрузить во внутреннюю сеть компании, чтобы по необходимости даже менеджер без труда мог направить контрагенту нужные сведения. Однако информацию, связанную непосредственно с бухгалтерским учётом, всё равно придётся готовить и направлять бухгалтеру.
Если руководитель фирмы не желает обнародовать сведения бухгалтерского учёта, которые просит предоставить партнёр, организация имеет право заявить о своей добросовестности и гарантировать наличие возможностей для исполнения своих обязательств. Контрагенты могут удовлетвориться и таким ответом.
Требования из налоговой. После сдачи основной отчётности, бухгалтеру, казалось бы, можно выдохнуть, однако именно в этот момент ФНС часто инициирует камеральную проверку: уточняющие запросы, дополнительные документы, необходимость устных пояснений – всё это отнимает массу времени и сил.
Иногда инспекторы не утруждаются вникать в нюансы бухгалтерского учёта и дергают главбуха по каждой мелочи. Если налоговая сообщает о наличии ошибок в основной отчетности, но не уточняет каких именно, бухгалтер вправе сделать ответный запрос и не искать самостоятельно неточности. Если бухгалтер считает, что отчётность в порядке, следует направить письмо об этом в ФНС.
Если запрос налогового инспектора вызывает затруднения, стоит уточнить что именно требуется от бухгалтера. Письмо с уточнением должно подаваться в срок не более пяти дней.
Контрагенты задерживают документы. Усложнить жизнь бухгалтеру способны не только коллеги и налоговая, но и контрагенты: партнёры часто не торопятся передать необходимые документы в срок, а штрафовать за отсутствие бумаг будут компанию, где работает бухгалтер. В итоге вместо того чтобы заниматься прямыми обязанностями, бухгалтер вынужден убеждать контрагентов удосужиться наконец предоставить необходимую бумагу.
Чтобы дорогие партнёры не забывали вовремя передавать документы, нужно включить в договор сроки и способы предоставления бухгалтерской документации. Не лишним будет определить чьими силами или за чей счёт будет происходить отправка бумаг.
Также избавить бухгалтера от общения с контрагентами можно переложив обязанность по сбору документов на другого сотрудника.
Сотрудники внезапно уходят в отпуск. В каждой организации существует график отпусков. Однако случаются ситуации, когда работнику необходимо уйти в отпуск в несогласованное время. Уведомив о внезапных каникулах непосредственного руководителя, сотрудники часто забывают поставить в известность бухгалтерию, которая обязана начислять отпускные выплаты и вести их учёт. Тем временем за несвоевременную выплату отпускных предусмотрен штраф, значит бухгалтер снова бросает всё и занимается отпускными.
Чтобы таких ситуаций не возникало, имеет смысл создать регламент, согласно которому вне разработанного графика оплачиваемый отпуск сотруднику предоставят только через 5 рабочих дней после письменного заявления – этого времени бухгалтеру хватит для подготовки документов и отпускных выплат. В противном случае сотрудник обязан брать отпуск за свой счёт.
Выгорание и накопившаяся усталость. Бухгалтер – очень ответственная должность. Часто сотрудники бухгалтерии, и особенно главбух, пренебрегают отпуском и работают сверхурочно, чтобы не подвести компанию, ведь нагрузка порой превышает рабочее время и разумные пределы. Тем временем коллеги подливают масла в огонь и шушукаются про вредную главбушку, которая требует очередную бумажку.
В такой атмосфере вечной гонки и с чувством непризнанности заслуг, немудрено заработать выгорание. Усталый сотрудник, как несложно догадаться, становится невнимательным и хуже справляется со сложными задачами. Доводить до такого состояния одного из ключевых работников – недопустимо.
Если классный бухгалтер, который ранее ни разу не подводил компанию, вдруг начинает совершать ошибки, стоит не ругаться, а задуматься: может стоит нанять ещё одного бухгалтера или отдать часть бухгалтерских задач на аутсорсинг?
Ошибки, которые совершает бухгалтер
Неприятно, когда сотрудники ошибаются. Если ошибается бухгалтер, оплошность может ещё и дорого обойтись. Некомпетентность послужила виной промаху или усталость – не столь важно, главное что штрафы и пени придётся выплачивать компании.
Неправильные реквизиты. Если бухгалтер в спешке перепутает реквизиты, компания может лишиться сотен тысяч и подставиться перед налоговой.
Ошибки в первичных документах могут быть разными: от банальных опечаток до отсутствия обязательных реквизитов. Если документ оформлен неправильно, проводки на его основании осуществлять нельзя.
Ошибки в расчётах по вине бухгалтера. Чаще всего оплошности случаются при расчёте себестоимости товаров и зарплат сотрудников. Неточности могут привести к доначислению налогов и штрафам.
Неверные проводки. Бывает, что в документе и расчётах всё точно, а сумма записана не туда, куда нужно. Такая ошибка часто возникает при распределении расходов на производство.
Отсутствие первичных документов. Каждая хозяйственная операция должна подтверждаться первичными документами – так называемыми «закрывашками»: актом выполненных работ, кассовым чеком, УПД и т. д.. Если бумаг не окажется, запись в бухгалтерской программе будет недействительной, а ФНС, например, не примет расход к вычету и доначислит налог.
Ошибки в отчётах, нарушение сроков подачи деклараций. Если бухгалтер использует устаревшую форму, допустит ошибку при переносе данных или подаст декларацию не вовремя, налоговая оштрафует компанию и обяжет оплатить пени за каждый день просрочки.
Можно ли взыскать с бухгалтера материальную ответственность?
Обязать виновника компенсировать расходы за совершённую ошибку сложно. Если речь о штатном сотруднике, то возместить причинённый прямой действительный ущерб он обязан, при условии подписанного договора о полной материальной ответственности. Однако за налоговые нарушения ответственность несёт исключительно налогоплательщик: ИП или юридическое лицо. Бухгалтер в этом случае компенсировать расходы не обязан, даже если виноват. Привлечь к ответственности приходящего бухгалтера можно только через суд и при наличии договора.
Взыскать плату за ошибки проще всего с аутсорсинговой бухгалтерской компании: обычно такие организации обязуются компенсировать любые расходы, связанные с возможными ошибками по вине бухгалтера, до определённого в договоре лимита.
Преимущества аутсорсинга бухгалтерии
Аутсорсинг бухгалтерии – удалённое сопровождение бухгалтерии организации. Оказывают такие услуги специализированные компании и консалтинговые агентства. Перевод бухгалтерии на аутсорсинг предполагает передачу сторонней организации ответственности за функции бухгалтерии и обязанность предоставлять нанимателю отчётность в полном объёме. Ведение бухгалтерского и налогового учёта, расчёт зарплат, а также другие функции бухгалтера можно переложить на плечи квалифицированных специалистов, да ещё и с гарантиями.
По сравнению со штатным бухгалтером, у аутсорсинга есть свои особенности:
- Чаще речь не о конкретном удаленном бухгалтере, а о наборе услуг: составление платёжек, ведение учёта, расчёт зарплат – перечень закрепляется в договоре с компанией;
- Аутсорсинговая компания обычно ограничивает перечень обязательств условиями договора. То есть если компании вдруг понадобится дополнительная бухгалтерская помощь, придётся доплачивать;
- В большинстве случаев, информацию и документы предоставляет сам клиент: бухгалтер на аутсорсе не звонит контрагентам и не выпрашивает первичные документы. Впрочем, переложить контакты с партнёрами на внешнего специалиста тоже возможно, если это предусматривает договор;
- Аутсорсинговые компании несут ответственность за свои ошибки по договору и привлечь внешнего специалиста к финансовому ответу за промах куда проще, чем штатного;
- Также исключён вариант, когда бухгалтер внезапно увольняется и оставляет компанию наедине со штрафами, недовольной налоговой и тонной бумаг. Аутсорсинговая компания строго выполняет обязательства в рамках договора;
- Аутсорсинговой компании не нужен отпуск и больничный. В отличие от штатного бухгалтера, внешняя компания гарантирует бесперебойную работу, а качество выполнения услуг от настроений в коллективе никак зависеть не будет;
- Специалисты аутсорсинговых компаний гарантированно разбираются во всех бухгалтерских процессах, которые обязуются выполнять по договору, и имеют обширный опыт;
- У аутсорсинговых компаний уже проработан алгоритм предоставления услуг в соответствии с действующим законодательством РФ и международными стандартами. Наёмные специалисты пристально следят за всеми поправками и оперативно вносят изменения в документы, тогда как штатный бухгалтер может упустить из вида некоторые изменения, ведь законодательство в части налогов и соцстрахования меняется довольно часто;
- Услуги аутсорсинговой компании, как правило, обходятся дешевле, чем штатный бухгалтер. Безусловно, в отличии от «своего» бухгалтера в офисе, внешнюю компанию не получится бесконечно нагружать дополнительными задачами и придётся доплачивать за новые функции. Однако выше уже обсуждали, что такое отношение к штатному сотруднику ведёт к ошибкам и проблемам для организации.
Организации иногда совмещают штатного бухгалтера и аутсорсинговое ведение бухгалтерии. Передавая на аутсорс функцию главного бухгалтера, компания получает не только оценку работы штатного бухгалтера и качественно подготовленные отчёты, но и юридическую ответственность за выполненную работу.
Такой формат позволяет разделить нагрузку и повысить эффективность работы. При том помимо зарплаты и прочих выплат на дополнительного сотрудника, компания экономит на содержании рабочего места и обслуживании техники. Таким образом, передавая полностью или частично ведение бухгалтерии на аутсорс, компания высвобождает средства на развитие других аспектов бизнеса.
