Все, кто со мной давно работают, знают, что я ярый поклонник регламентов и инструкций. У нас в Visotsky Inc написаны десятки регламентов и они продолжают создаваться. Но многие владельцы бизнеса не внедряют их у себя в компаниях, потому что не понимают, что это такое и как они должны работать. А если все-таки пишут инструкции, то потом не знают, как их внедрить. Сотрудники регламенты не то что не выполняют, а даже читать отказываются. Но если бы владельцы только знали, сколько времени, денег и нервов им могут сберечь правильно составленный регламент работы, они бы уже были в каждой компании. Есть как минимум 5 причин, почему внедрять инструкции необходимо. О них и пойдет речь в этой статье.
Зачем внедрять регламенты? 5 причин
- Люди повторяют одни и те же ошибки
Представьте ситуацию: клиент обратился в службу поддержки вашей компании, но сотрудник не смог дать ему нужную информацию. Клиент требует вернуть деньги, вы терпите убытки и теряете репутацию. Да, все ошибаются. Но если одна и та же ошибка происходит постоянно, это уже сбой системы. Если бы у сотрудника службы поддержки была четкая инструкция, как поступать в его ситуации, он мог бы сразу помочь клиенту.
Если вы видите проблему или одну и ту же ошибку, которую совершает большинство сотрудников — напишите регламент. Возможно, в нём будет всего три абзаца. Но он поможет сделать так, чтобы ошибка не совершалась.
- Человек должен иметь возможность прочитать, что ему нужно делать
Если в вашей компании существуют устные правила, не надейтесь, что сотрудники их сразу запомнят. Современного человека окружает огромное количество информации, часть из которой сразу же забывается. Это как, если бы он посмотрел TikTok и свайпнул ленту дальше. Если вы хотите, чтобы правила работали, у человека должна быть возможность их перечитать в любой момент. Особенно, если это новые инструкции, которые еще не успели стать рутиной. Регламент — это шпаргалка, которая помогает сотрудникам делать их работу правильно.
- Написанные регламенты и инструкции ускоряют процесс адаптации сотрудников
Если у вас развивающаяся компания, вам постоянно нужны будут новые люди. И до тех пор пока новый сотрудник не адаптируется в команде, он является проблемой для всех остальных, слабым звеном. Его коллегам приходится тратить время на его обучение, а сам он не может полноценно выполнять свои функции. Я встречал компании, где процесс адаптации растягивался на месяцы. Так быть не должно! Я считаю, что нормальный срок адаптации не должен превышать двух недель. И как раз регламенты могут ускорить этот процесс. У нас в компании каждый новый сотрудник проходит обучение, которое включает и изучение регламентов работы организации — общих для всех и тех, которые касаются его должности. И все — никому не нужно тратить время на долгие объяснения, а у новичка меньше шансов допустить ошибки.
- Описанные инструкции помогают проверять работу сотрудников
Время от времени руководителям необходимо проверять компетентность подчиненных. Допустим, у одного из сотрудников ухудшились результаты. Как понять, в чем причина, где он допускает ошибку? Чтобы определить, что подчиненный делает неправильно, нужно знать, а как правильно. В Visotsky Inc мы регулярно проводим тестирование на знание регламентов. Это позволяет увидеть — растет у сотрудника компетентность или падает. Если он регулярно проваливает тесты, это повод задуматься: а нужен ли нам такой человек в команде.
- Инструкции позволяют сохранить важную информацию даже после ухода сотрудников
Регламенты — это ваша база знаний, созданная на основе опыта и ошибок. Можно сказать, это разум компании, ее искусственный интеллект, который обучается за счет появления новых инструкций. А представьте, если эти бесценные данные существуют только в голове отдельного сотрудника. Когда такой человек покидает команду, она на время становится глупее. Если продолжить аналогию с нейросетями, вам нужно эти знания «выгрузить» и сохранить.
Что делать, если сотрудники сопротивляются новым регламентам?
Есть много людей, которые не привыкли следовать документам и считают их бюрократией. По опыту скажу: чем меньше уверенности в будущем компании, тем проще там внедрять изменения. Когда всё вроде бы идёт хорошо, люди не понимают, зачем нужны изменения. Фундаментальный момент — объяснить зачем вообще нужно внедрять изменения. Это поможет сделать глобальная цель, которая своим масштабом подчеркнёт необходимость изменений. Если правильно донести эту идею до людей, они её обязательно поддержат.
Регламент — документ, где описана миссия нашего бизнеса, зачем мы вообще его делаем, чего хотим достичь, какие основные приоритеты сегодня. Но, прочитав его, действующие или потенциальные сотрудники смогут понять, по пути им с вами или нет — будет проще находить «своих» людей и отсеивать неподходящих.
Моя позиция такая: вышел регламент, прочитали, прошли тест — к вам вопросов нет. И это ваша рабочая обязанность, я как руководитель не обязан это обсуждать. Возможно, стоит рассказать более подробно и ответить на все вопросы, когда вы только внедряете регламенты. Но потом обращаться более жёстко: не сдал тест на знание регламента в установленные сроки — прощаемся.
Если вы воспользуетесь моими советами и правильно напишите регламенты, укажете проблему, которую пытаетесь решить, то уладите большинство возражений моментально. Тогда сотрудники примут их как помощь и решение, а не нечто деструктивное.
Точные вхождения ключей
- регламент (3)
- регламент работы
Любые вхождения ключей
- регламент работы организации
