Когда сотруднику неправильно ставят задачу, это отнимает время и силы у всей команды. Руководитель нервничает и повторно объясняет суть работы. А сотрудники не понимают, чего от них хотят. Вместе с МТС Линк Медиа мы предлагаем вам методы для системной организации задач любой сложности. Повысьте эффективность своей команды и улучшите коммуникации внутри неё.
Почему важно ставить задачи правильно
В каждом бизнесе есть цель верхнего уровня — получать прибыль и завоёвывать рынок. Для этого сотрудники ежедневно решают рабочие задачи. При грамотном распределении обязанностей компания действует как единый слаженный механизм. И каждый сотрудник точно знает, что, зачем и как делать.
Допустим, тимлид поручил менеджеру по работе с клиентами подготовить отчёт по продажам. Но не уточнил, в какой форме нужен отчёт и в какие сроки. В результате менеджер тратит рабочее время на уточнение деталей вместо того, чтобы начать выполнять задачу.
В современных компаниях успешно применяются специальные методы, которые помогают ставить задачи, быстрее достигать целей и добиваться прозрачности бизнес-процессов. Наиболее популярны SMART, CLEAR и FAST. Идеального варианта нет: у каждого метода — свои преимущества и недостатки.
SMART
Метод SMART включает пять характеристик, которые определяют правильность постановки задачи. Она должна быть:
- конкретной (Specific);
- измеримой (Measurable);
- достижимой (Achievable);
- значимой (Relevant);
- ограниченной по срокам (Time bound).
Например, редактор поручает копирайтеру написать новость для официального сайта компании. Но эта расплывчатая задача требует уточнений. Если применить метод SMART, то задание будет таким:
Сегодня до 18:00 написать пост о новых продуктах компании. По каждому продукту подготовить описание характеристик и преимуществ для клиента.
В этом случае копирайтер сразу понимает и сроки, и суть задания.
Метод SMART не получится применить, если исполнителю ставят бессрочные задачи. Например, если менеджеру по продажам поручают улучшить навыки работы с клиентами. Здесь нет ограничений по времени и измеримых результатов. Другое дело, если руководитель даёт такое задание: в течение пяти дней изучить свежее исследование по трендам продаж и изложить ключевые выводы.
CLEAR
Метод CLEAR применяют, если постановка задачи требует большей гибкости и предполагает корректировки по ходу её решения. Здесь предусмотрены такие критерии:
- командная работа (Collaborative);
- ограничение по времени (Limited);
- эмоциональный фактор (Emotional);
- пошаговое решение (Appreciable);
- гибкий подход к выполнению (Refineable).
По методу CLEAR руководитель поручает задание целой команде. При этом задача должна быть достижимой и с чёткими временными рамками. Эмоциональный фактор означает, что при решении задачи сотрудники могут свободно применять свои навыки и умения, чтобы вносить изменения в процесс. Так проявляется гибкость. А ещё у задачи есть этапы для чёткого контроля процесса.
Допустим, ИТ-команде необходимо за четыре месяца разработать внутренний сервис для учёта рабочего времени. Для такого задания идеально подходит метод CLEAR. Проектом занимается не один человек, а группа сотрудников. Если один участник команды не успевает в срок, коллеги могут подхватить часть работы. В течение назначенного периода команда тестирует решение, исправляет ошибки, вносит изменения.
Ключевой недостаток метода CLEAR — необходимость регулярных согласований. Ведь руководителю приходится контролировать действия не одного сотрудника, а целой команды. Такая регулировка может занять немало времени. Кроме того, неэффективно применять CLEAR, если нужно поставить краткосрочную задачу, с которой справится один человек.
FAST
Как и метод CLEAR, FAST предусматривает работу в команде. Здесь важно быть амбициозным, проявлять максимальную заинтересованность в выполнении задачи. FAST включает четыре критерия:
- регулярное обсуждение задачи на каждом этапе (Frequently discussed);
- проявление амбиций (Ambitious);
- конкретика (Specific);
- прозрачность процессов (Transparent).
Постоянное обсуждение способствует тому, чтобы команда не упустила ни один аспект задачи. Исполнители проводят ежедневные или еженедельные совещания. Задача должна быть сложной, но выполнимой, чтобы интерес команды не угасал. Каждый предлагает идеи, проявляет инициативу. Задача руководства — координация и контроль процессов. Допускаются поощрения за выполнение KPI.
Предположим, в ноябре отдел продаж получает задачу: в конце декабря реализовать продукцию для зарубежных партнёров. К решению подключаются маркетологи и отдел экспорта. Все три команды совместно разрабатывают стратегию, определяют этапы и наполнение по каждому из них. Например:
- Найти потенциальных покупателей.
- Провести с ними переговоры.
- Сформировать взаимовыгодные условия сделки.
- Отработать возражения.
- Заключить договор.
- Отправить продукцию.
Поощрения за работу по методу FAST не только материальные. Наиболее инициативного и эффективного сотрудника можно повысить в должности или добавить к его отпуску дополнительные дни.
Как правильно ставить задачи
При постановке задач возможны три ключевые ошибки:
- Срочность — но без указания конкретной даты.
- Нарушения в компетенциях — сотруднику поручают действия, которые не относятся к его должностным обязанностям.
- Отсутствие наглядных примеров — когда сотруднику без конкретного опыта приходится додумывать, как решить задачу. В этом случае результат вряд ли будет совпадать с ожиданиями.
Независимо от того, какой метод вы применяете, у каждой задачи должны быть:
- чёткая и понятная формулировка — например, не «повысить эффективность работы», а добиться определённых KPI к конкретному сроку;
- подробное описание — пошаговый план, документация, анализ предыдущих схожих задач;
- исполнитель, который при необходимости делегирует часть работы коллегам;
- чёткие сроки — в том числе для каждого этапа задачи.
Полезно фиксировать все задачи в таск-трекере — сервисе для командной работы. Он помогает отслеживать каждый этап, контролировать зоны ответственности и сроки.
Правильная постановка задач особенно важна при удалённой работе. В таком формате у сотрудника нет возможности зайти в кабинет руководителя и уточнить детали. Поэтому необходимо выбрать метод, который позволит формулировать задания максимально конкретно.
Выводы
У каждого метода постановки задач есть определённые условия — их важно учитывать для скорости и эффективности решения. Используйте SMART, если речь идёт о предельно внятной задаче для одного исполнителя. CLEAR подойдёт для командной работы над проектом. FAST — решение для обширной проектной деятельности, которая требует участия нескольких подразделений, амбициозного и инициативного подхода.
Все три метода можно использовать как для онлайн-, так и для офлайн-работы. При этом важно позаботиться о том, чтобы коммуникации между участниками процессов были выстроены максимально прозрачно и эффективно.
Широки возможности по организации командной работы предлагает сервис Доски в экосистеме продуктов МТС Линк. С помощью сервиса Доски вы легко визуализируете самые сложные задачи, сможете применять любые методы гибкой работы с процессами, разграничивать доступ и получать детальную аналитику.
Переходите по ссылке, чтобы попробовать МТС Линк Доски
Подписывайтесь на наш канал. Делимся полезными решениями для малого и среднего бизнеса, помогаем разобраться, рассказываем про тренды.
Ещё полезные статьи:
