Если не соблюдать правила общения в рабочем чате, этот полезный инструмент превращается в источник раздражения и снижает эффективность команды. У нас и МТС Линк медиа есть 10 и ещё один совет, как наладить продуктивное взаимодействие между коллегами в мессенджере.
1. Заполните описание профиля
Профиль — ваша визитная карточка в корпоративном мессенджере. Напишите своё настоящее имя и фамилию, укажите должность и отдел, загрузите фото. Это поможет коллегам быстро вас идентифицировать. Также добавьте телефон, по которому с вами можно оперативно связаться. Если используете личный мессенджер, создайте таплинк с контактами.
2. Придерживайтесь общепринятого в компании тона общения
Обратите внимание, как ваши коллеги называют друг друга. Это поможет выбрать подходящую манеру общения и избежать недоразумений. Если принято использовать полные имена и отчества, то и вы поступайте так же. Если единого для всех правила нет, в начале общения лучше обратитесь к коллеге на «вы» — возможно, позже уместно будет перейти на «ты».
3. Давайте беседам понятные названия
Используйте короткие и информативные названия для чатов или каналов, чтобы коллеги могли быстро находить необходимую информацию. Избегайте абстрактных формулировок, сокращений и аббревиатур. Лучше всего в названии чата указывать, для какого отдела, проекта или задачи он предназначен. Например, «Редакторы отдела маркетинга». Если беседа относится к конкретному этапу проекта, добавьте в заголовок сроки.
4. Не затягивайте переписку
Общение в чатах занимает значительную часть рабочего дня. Чтобы повысить продуктивность, старайтесь отвечать на сообщения оперативно. Избегайте длительных переписок, формулируйте свои вопросы и ответы лаконично. Если требуется дополнительная информация, запрашивайте её сразу, чтобы не растягивать диалог на несколько часов или даже дней.
5. Раскрывайте свою мысль в одном сообщении
Длинные цепочки коротких сообщений могут запутать собеседника. Не дробите мысль на несколько частей, а сформулируйте её целиком в одном содержательном тексте. Так коллегам будет проще воспринимать информацию. Кроме того, меньше станет отвлекающих уведомлений. Если вы администратор чата, установите лимит по количеству сообщений в секунду — некоторые мессенджеры, например Telegram, предлагают такую функцию.
6. Давайте контекст своим сообщениям
Поток входящей информации велик, и в быстром рабочем ритме легко потерять нить разговора. Чтобы коллеги не тратили время на поиск контекста, всегда указывайте причину вашего сообщения. Например, к прикреплённому документу добавьте краткое описание, а к ссылке — пояснение.
7. Обсуждайте рабочие вопросы только в рабочее время
Старайтесь не беспокоить коллег поздно вечером или на выходных. Если не требуется срочный ответ, воспользуйтесь функцией беззвучного уведомления или отложенной отправки. В случае, когда у членов команды разные часовые пояса, можно указать своё рабочее время в профиле мессенджера.
8. Тегайте коллег в общей беседе
Информацию в общем чате легко пропустить. Если обращаетесь к конкретному человеку, отметьте его, чтобы он точно увидел ваше сообщение.
9. Используйте голосовые сообщения, только если это уместно
Голосовые сообщения — полезный инструмент, когда нет возможности набрать текст, например во время движения, или когда нужно обсудить что-нибудь с эмоциональной окраской либо в подробностях.
Однако такой формат чаще всего не удобен для собеседника. Восприятие на слух требует больше времени и внимания, чем чтение текста, особенно если сообщение записано в шумной обстановке. К тому же не всегда можно прослушать аудио сразу.
Если вы решили использовать голосовые сообщения, помните несколько важных правил. Во-первых, всегда предварительно спрашивайте у собеседника, удобно ли ему получать такие сообщения. Во-вторых, наговаривайте их кратко, избегая лишних деталей. Старайтесь, чтобы запись длилась не больше двух минут. В-третьих, подписывайте свои голосовые до или после отправки — так их легче будет опознать в переписке.
10. Не флудите в рабочих чатах
Опросы показывают, что больше всего в рабочих чатах людям не нравятся гифки и поздравительные открытки. Постоянный поток сообщений, не относящихся к делу, отвлекает от выполнения задач и снижает продуктивность. Придерживайтесь простых правил:
- Ограничьте темы обсуждения
Когда в чате обсуждается конкретный проект, старайтесь не отвлекаться на посторонние темы. Это упростит поиск необходимой информации в дальнейшем.
- Используйте треды
Многие мессенджеры позволяют создавать ветки обсуждения под каждым сообщением. Это отличная возможность структурировать общение и отслеживать развитие отдельных тем.
- Переходите в личные сообщения
Если для решения какого-то вопроса нужно обсудить детали с конкретным человеком, перенесите разговор в личный чат. Это позволит не отвлекать остальных участников группы.
- Используйте реакции
Вместо коротких односложных ответов типа «да» или «нет» лучше использовать реакции. Это помогает сэкономить время и сократить количество уведомлений.
- Ограничьте количество чатов
Постоянно отслеживайте только те чаты, которые действительно важны для вашей работы. В остальных отключите уведомления и просматривайте эти беседы в специально отведённое для них время.
11. Придерживайтесь делового этикета
В завершение предлагаем вам блиц: короткий свод правил этикета для деловой переписки. Пусть ваше общение будет эффективным и сохранит хорошие отношения с коллегами.
- Получили сообщение — не затягивайте с ответом. Не можете сразу —сообщите, когда сможете вернуться к диалогу.
- Прежде чем просить помощи, попробуйте найти ответ самостоятельно. К коллегам стоит обращаться только в тех случаях, когда информация действительно недоступна или у вас возникли серьёзные сомнения.
- Всегда обозначайте сроки для выполнения задач. Лучше быть максимально точным, когда это возможно.
- Перед отправкой перечитайте написанное. Ошибки и опечатки в сообщениях могут создать о вас негативное впечатление.
- Используйте язык, понятный для всех участников обсуждения. Избегайте сложной терминологии, если хотя бы один собеседник в чате не знаком с ней.
- По окончании обсуждения полезно подвести итоги. Составьте краткий текст с основными тезисами, выводами и планом дальнейших действий. Отметьте в нём ответственных лиц и закрепите сообщение, чтобы оно было доступно всем участникам.
Резюмируем
Чёткая организация коммуникации позволяет быстрее решать задачи, а взаимная вежливость и конструктивный диалог способствуют укреплению командного духа. Следуя нашим несложным правилам, вы сделаете рабочую переписку более продуктивной и приятной для себя и своих коллег.
За этику в переписках отвечаете вы, а вот техническую сторону доверьте МТС Линк Чатам. Это удобный и функциональный мессенджер, где можно не только переписываться, но и проводить видеоконференции.
Переходите по ссылке, чтобы попробовать сейчас
Подписывайтесь на наш канал. Делимся полезными решениями для малого и среднего бизнеса, помогаем разобраться, рассказываем про тренды.
Ещё полезные статьи: