Е.А. Фомина, директор по персоналу международной фармацевтической компании MSD
С 2018 года я возглавляю отдел по работе с персоналом в «MSD Россия» и отвечаю за создание, реализацию HR-стратегии и внедрение передовых практик в области управления персоналом. Расскажу, как нам удалось организовать новый офис по принципу Activity-based*.
Несколько лет назад в компании MSD изменилась стратегия, которая обозначила потребность в трансформации. Нужно было внедрить новые принципы работы, создать инклюзивную и многообразную среду, пересмотреть корпоративную культуру. Все это поспособствовало тому, что мы запустили один из самых масштабных проектов компании. Он получил название «Гибкие подходы в работе» и был направлен на то, чтобы все наши сотрудники могли гибко организовывать свою деятельность и находить баланс между корпоративной жизнью и личной.
Гибкие подходы в работе
Чтобы реализовать проект, нам нужно было кардинально изменить офисное пространство. Нашей целью было сформировать гибкую среду, в которой бы больше не было кабинетов в классическом понимании этого слова.
Опросы персонала показали, что сотрудники мало взаимодействуют друг с другом, особенно в рамках выполнения командных проектов. Мы решили дать им возможность больше видеться, чаще коммуницировать – и устроили новый офис компании по принципу Аctivity-based. При такой организации пространства у сотрудников нет закрепленных столов и рабочих мест, даже у членов управляющей команды и генерального директора.
Смысл системы в том, что деятельность персонала можно разделить на два больших вида работ:
1. Требующие тишины и концентрации.
2. Требующие общения и коммуникации как наедине с друг с другом (в паре), так и в команде.
В связи с этим мы распланировали пространство офиса таким образом, чтобы каждому было удобно выполнять поставленные задачи и иметь возможность видеться с коллегами чаще.
Новое пространство офиса: без постоянных рабочих мест
Чтобы не было привязки к рабочему месту, мы просим сотрудников хранить личные вещи и ноутбуки в локерах – специально оборудованных отсеках – и оставлять столы после себя пустыми.
Сотрудники хранят вещи в локерах, которые практически как шкафчики в детском саду.
Вместо тумбочек мы предусмотрели большие шкафы, где хранятся кадровые и бухгалтерские документы. Это помогает полностью освобождать пространство для творческой деятельности.
В период пандемии нам пришлось кое-что изменить в офисе. У каждой группы есть своя «домашняя» зона, и мы рекомендуем командам по возможности там оставаться. Число людей в ней ограничено. Если человеку необходимо посетить офис, он должен зарегистрироваться в специальном приложении. Таким образом, мы стараемся обеспечить безопасную производственную среду.
Большинство корпоративной информации хранится на облачных серверах. Это позволяет сделать командную, в том числе удаленную, работу над документами еще удобнее, поэтому переход на дистанционный формат был организован достаточно легко и быстро.
Технологичность
Особое внимание было уделено вопросу технологичности офиса.
Видео- и аудиосистема. Она объединяет все пространство офиса, позволяет не только передать важную информацию, но и транслировать приятную музыку.
Интерактивные экраны. Ими оборудованы переговорные комнаты. На этих экранах одновременно можно показывать презентацию, транслировать видео и писать. Сотрудники могут бронировать их в онлайн-системе.
Ноутбук. У каждого сотрудника персональный. Человек может взять его домой или оставить в специально оборудованном отсеке для личных вещей. В каждой рабочей зоне есть возможность подключить ноутбук к большому монитору.
Облачная система. В ней хранится большинство документов (преимущественно в электронном виде). Это значительно упрощает командную работу.
Экологичность
Мы заботимся об окружающей среде и поддерживаем раздельный сбор мусора для более удобной сдачи на переработку. Каждый блок нашего офиса оборудован специальными урнами для разных типов отходов.
В нашем офисе установлены урны для разных типов отходов: бумага, пластик, металл, стекло.
Мы почти не используем пластик в оформлении и стараемся поддерживать наш офис экологичным.
В каждой рабочей зоне есть живые растения. Например, светолюбивые фикусы, неприхотливые драцены. Растения увлажняют воздух, выделяют фитонциды, которые уничтожают болезнетворные грибы и микробы, поглощают вредные излучения и испарения, помогают бороться с бронхитами и сезонными эпидемиями.
Особой популярностью у нас пользуется фитостена, которая полностью состоит из растений. Такой зеленый ковер здорово преображает наше офисное пространство и, конечно, улучшает микроклимат.
Резюме
На реорганизацию офиса нам понадобилось около года. Новое свободное, открытое и современное пространство пришлось по душе всем. Более того, внедренные решения (и технические в виде интерактивных экранов, и дизайнерские в виде эффектной фитостены), как показала практика, себя оправдали. Коллеги подтвердили, что им невероятно комфортно работать. А кандидаты, проходящие отбор в компанию, всегда удивляются, когда попадают к нам. В их представлении офис фармацевтической компании выглядит иначе, не так, как у нас. А мы показываем, что он может и должен быть ярким, инновационным и многофункциональным.
_______________________________________________________
*Принцип Activity-based (англ. букв. на основе деятельности) предполагает организацию офиса без мест.
