Аудит кассовых операций направлен на проверку соблюдения правил ведения кассовых операций, правильности и своевременности отражения операций с наличными денежными средствами в бухгалтерском учете. Вот типичные ошибки, выявляемые при таком аудите:
I. Нарушения порядка ведения кассовых операций (основные ошибки):
- Превышение лимита остатка наличных денег в кассе: На конец рабочего дня в кассе остается сумма, превышающая установленный лимит остатка наличных денег. Это одно из самых частых нарушений.
- Отсутствие утвержденного лимита кассы: Организация не установила и не утвердила лимит остатка наличных денег в кассе.
- Несоблюдение порядка оприходования наличных денег: Несвоевременное или неполное оприходование наличных денежных средств, поступивших в кассу. Отсутствие приходных кассовых ордеров (ПКО) или заполнение их с нарушениями.
- Несоблюдение порядка выдачи наличных денег: Выдача наличных денег из кассы без оформления расходных кассовых ордеров (РКО) или заполнение их с нарушениями. Отсутствие подписей получателей в РКО.
- Нецелевое использование наличных денег: Использование наличных денег, поступивших в кассу, на цели, не предусмотренные установленным порядком (например, на выдачу займов сотрудникам).
- Отсутствие кассовой книги или ведение ее с нарушениями: Отсутствие кассовой книги, несоблюдение порядка ее заполнения (отсутствие записей, исправлений, подписей кассира и главного бухгалтера), отсутствие ежедневного подсчета остатка денежных средств в кассе.
- Непроведение инвентаризации кассы: Отсутствие периодических (обычно ежемесячных) внезапных ревизий кассы для проверки фактического наличия денежных средств и их соответствия данным бухгалтерского учета.
- Несоблюдение порядка хранения наличных денег: Хранение наличных денег в ненадлежащих условиях, не обеспечивающих их сохранность (например, в незапертом помещении, без сейфа).
II. Ошибки в оформлении кассовых документов:
- Отсутствие обязательных реквизитов в кассовых документах: Отсутствие даты, номера документа, наименования организации, подписей кассира и главного бухгалтера (или лица, его заменяющего), расшифровки подписей, оснований для выдачи/приема денежных средств.
- Неправильное заполнение кассовых документов: Ошибки в суммах, наименованиях, датах, номерах документов.
- Исправления в кассовых документах, не заверенные подписями: Наличие исправлений в кассовых документах, не заверенных подписями кассира и главного бухгалтера (или лица, его заменяющего) и датой внесения исправлений.
- Использование неунифицированных форм кассовых документов: Использование форм кассовых документов, не соответствующих унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России (если организация имеет право разрабатывать собственные формы, это должно быть закреплено в учетной политике).
- Отсутствие документов, подтверждающих выдачу денежных средств под отчет: Отсутствие заявления подотчетного лица на выдачу денежных средств, приказа руководителя о выдаче денежных средств под отчет, авансового отчета, документов, подтверждающих произведенные расходы.
- Несвоевременное представление авансовых отчетов: Нарушение установленных сроков представления авансовых отчетов подотчетными лицами.
- Неправильное оформление авансовых отчетов: Отсутствие обязательных реквизитов в авансовых отчетах, отсутствие подписей подотчетного лица и бухгалтера, отсутствие документов, подтверждающих произведенные расходы.
III. Ошибки в бухгалтерском учете кассовых операций:
- Неправильное отражение кассовых операций в бухгалтерском учете: Неправильное использование счетов бухгалтерского учета, ошибки в корреспонденции счетов.Например, неверное отражение операций по поступлению выручки, выдаче денежных средств под отчет, выплате заработной платы.
- Несвоевременное отражение кассовых операций в бухгалтерском учете: Задержка в отражении кассовых операций в бухгалтерском учете.
- Отсутствие аналитического учета по кассовым операциям: Отсутствие аналитического учета по видам поступлений и выбытий денежных средств, по подотчетным лицам и т.д.
- Неправильное ведение учета операций с применением ККТ (контрольно-кассовой техники): Несоответствие данных кассовой ленты и данных бухгалтерского учета.
- Несоответствие данных кассовой книги и данных бухгалтерского учета: Расхождения между данными кассовой книги и данными бухгалтерского учета по остатку денежных средств в кассе.
- Неправильное отражение операций с иностранной валютой: Неправильный учет курсовых разниц, операций по покупке и продаже иностранной валюты.
- Ошибки при расчете и уплате налогов с выплат из кассы: Неправильный расчет НДФЛ, страховых взносов с выплат заработной платы и других выплат из кассы.
IV. Другие нарушения:
- Нарушение порядка работы с денежной наличностью, полученной с использованием платежных карт: Несоблюдение правил учета и хранения денежной наличности, полученной с использованием платежных карт.
- Отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром: Отсутствие заключенного с кассиром договора о полной материальной ответственности.
- Несоответствие фактического наличия денежных средств в кассе данным бухгалтерского учета: Выявление расхождений между фактическим наличием денежных средств в кассе и данными бухгалтерского учета.
- Несоблюдение требований к помещениям кассы: Несоответствие помещения кассы требованиям безопасности (отсутствие сигнализации, решеток на окнах и т.д.).
- Отсутствие документов, регламентирующих порядок ведения кассовых операций: Отсутствие положения о ведении кассовых операций, должностных инструкций для кассира и других документов, регламентирующих порядок работы с денежной наличностью.
Как избежать этих ошибок:
- Разработайте и утвердите внутренние документы, регламентирующие порядок ведения кассовых операций.
- Обучите кассира правилам ведения кассовых операций.
- Регулярно проводите внутренние проверки кассовых операций.
- Своевременно обновляйте программное обеспечение для учета кассовых операций.
- Соблюдайте требования законодательства о применении ККТ.
- Заключите с кассиром договор о полной материальной ответственности.
- Обеспечьте надлежащие условия хранения наличных денежных средств.
Проведение регулярного аудита кассовых операций поможет выявить и устранить ошибки, избежать штрафов со стороны контролирующих органов и обеспечить правильность и достоверность бухгалтерского учета.
