Отдел кадров — одно из важнейших подразделений каждого юридического лица. При открытии фирмы в первую очередь на работу нанимают кадровиков. Эти специалисты занимаются подборкой персонала: размещают вакансии, проводят собеседования, оценивают компетенцию будущих сотрудников. Однако в обязанности сотрудников отдела кадров входит не только подбор персонала, но и документальное сопровождение каждого работника, для этого на специалистов, принятых на работу, заводят личную карточку.
Является ли наличие личной карточки законодательным требованием
Личные карточки сотрудников до июля 2021 года были обязательным законодательным требованием. При этом необходимо было не только заводить карточку, но и оформлять документ в соответствии с единой формой (Т-2). Это требование было прописано в Постановлении Правительства Российской Федерации № 225. Однако в июле 2021 года трудовые книжки были переведены в цифровой формат, одновременно было пересмотрено Положение об обязательном ведении личных карточек.
24 июля 2021 года Правительство РФ приняло Постановление № 1250, в соответствии с которым было отменено предыдущее постановление (№ 225, действующее с 2003 года). Согласно новому документу, с работодателей снимается обязанность ведения личных карточек на бланках Т-2 (Постановление вступило в силу 01.09.2021). Однако специалисты отдела кадров могут продолжать вести учет в этом формате, а также обеспечивать обработку и хранение документации любым удобным способом.
Ведение личных карточек с 1 сентября 2021 года
Разберемся, есть ли смысл в заполнении карточки в сегодняшних условиях.
Опытные сотрудники отдела кадров утверждают, что электронный учет избавил от утомительной бумажной волокиты. Теперь не нужно вручную заполнять трудовые книжки, вести личные карточки и заполнять личное дело на каждого работника организации.
То есть на вопрос, нужно ли вести личные карточки сотрудников, ответ теперь однозначный — не нужно. Всю бумажную документацию кадровики могут заполнять только по собственному желанию.
Но в связи с Постановлением возникает еще один вопрос: не нужно ли теперь вести личные карточки в электронном виде? Ведь новое Постановление не освобождает отдел кадров от ведения кадрового учета.
Здесь стоит учитывать, что личные карточки сотрудников, так же как и личные дела, в основном просто дублировали все записи в трудовой книжке. В этих документах также отображались данные о приеме на работу, поощрения и дисциплинарные взыскания, перевод в другой отдел, повышение в должности и проч. Смысл в личных карточках и оформлении дела на сотрудников заключался в том, что трудовая книжка выдавалась на руки при увольнении, то есть, этот документ не мог использоваться в качестве отчетного, если сотрудник увольнялся. Именно поэтому была необходимость дублировать все сведения. В этом случае при необходимости представители отдела кадров могли подтвердить сведения о периоде работе в компании.
Использование электронного формата трудовых книжек и личных карточек намного удобней. В этом случае сведения всегда в доступе. Такие карточки невозможно потерять, они не пострадают при форс-мажорных обстоятельствах. Теперь каждая компания вправе самостоятельно решать, вести бумажную документацию или нет. После вступления в силу нового Постановления наличие личных карточек и подписей владельцев об ознакомлении с документацией не является обязательным требованием, штрафы за их отсутствие не предусмотрены. Однако компания должна оформить отказ от ведения бумажной отчетности. Такой отказ оформляется официальным приказом.
Как организовано хранение личных карточек сотрудников
Для хранения личных карточек используются облачные технологии. Вся информация размещается в единой Государственной базе. Данные трудовых книжек напрямую передаются в ПФР, при этом любой гражданин, а также уполномоченные организации (к примеру, Госкомстат, Минтруд, органы социальной защиты и проч.) могут запросить необходимые сведения через электронную систему.
Благодаря развитию технологий сотрудникам отдела кадров не приходится беспокоиться о правильности заполнения документации. Ранее за неправильное внесение данных компании грозили солидные штрафы. Теперь этот документ практически упразднен.
Нужны ли личные карточки организации
Несмотря на то, что личные карточки сотрудников перестали быть обязательными, этот документ нередко используется в качестве «внутреннего» на различных предприятиях и в крупных организациях. Это удобный инструмент, позволяющий быстро получить сведения о каждом работнике. При этом не важно, будет ли картотека вестись в бумажном или в электронном виде. Выбор зависит исключительно от удобства специалиста отдела, который отвечает за учет кадров.
По сути, каждая карточка является своеобразным досье, оформленным на работника. В этом документе в обязательном порядке указывают следующие сведения:
- паспортные данные;
- СНИЛС;
- ИНН;
- является ли человек военнообязанным;
- квалификационные данные (основное и дополнительное образование — курсы повышения квалификации, дополнительная квалификация и проч.);
- семейное положение и состав семьи;
- наличие водительского удостоверения;
- сведения об отпусках;
- сведения о больничных листах;
- информацию о дисциплинарных взысканиях;
- информацию о карьерном росте в конкретной организации;
- сведения о наградах и премиях;
- сведения о достижениях;
- сведения о приеме на работу, переводах внутри компании, увольнении (с номерами приказов) и т. д.
Таким образом, просмотр личной карточки позволяет за несколько минут получить о человеке исчерпывающую информацию. Это может быть необходимо при поиске кандидата на руководящие должности, при реорганизации или в случае, когда человеку требуется рекомендация на новое место работы.
Ведение личной карточки сотрудника в Projecto
Следует учитывать, что в программе можно вести карточки только для внутреннего использования. Эта программа не может заменить официальный документ по форме Т-2 либо Т-2 МС/ГС. Однако вы сможете вводить все необходимые сведения о сотрудниках и быстро получать требуемую информацию. Projecto — эффективная система управления персоналом, процессы, с помощью которой, вы сможете быстро наладить.
Какую информацию вносят в личные карточки сотрудников в программе Projecto
Вы сможете вносить в карточку любую информацию, которую сочтете необходимой. Как правило, в каждом деле содержатся следующие сведения:
- ФИО;
- дата и место рождения;
- контактные данные;
- адрес постоянной регистрации и адрес фактического проживания;
- информация об основном и дополнительном образовании;
- занимаемая должность и т. д.
Вы также можете вносить любые другие персональные данные. Доступ к этой информации будет только у сотрудников кадрового отдела и руководства компании.
Профиль сотрудника в Projecto
Если профиль в Projecto открывает кто-либо из сотрудников компании, он сможет увидеть только общие данные. Персональные данные становятся доступными только после авторизации. Видеть полную информацию, а также корректировать или вносить новые сведения возможно только для уполномоченных лиц, например сотрудников кадрового отдела. Для соблюдения Закона о персональных данных в Projecto предусмотрены уровни доступа.
В профиле сотрудника можно совершить следующие действия:
- скопировать ФИО (используется специальная кнопка, расположенная рядом с фотографией сотрудника);
- посмотреть время последнего входа в профиль, а также увидеть, с какого устройства был совершен вход;
- отправить пользователю электронное письмо (для этого нужно кликнуть на строчку с электронным адресом сотрудника);
- позвонить (можно совершить звонок на любой телефон, указанный в профиле);
- получить сведения об отпусках (в том числе декретных);
- добавить примечание (эти сведения будут видны только тому, кто внес изменения);
- посмотреть историю изменения профиля;
- настроить получение оповещений при смене должности, отдела и проч., сообщений об отпуске сотрудника, о дне рождения и т. д.
Профиль сотрудника в Projecto позволяет руководителям быстро найти все события, связанные с конкретным сотрудником: над какими проектами работает и работал человек, достижения, документы, примечания и заметки. Для получения данных нужно просто щелкнуть на значок, расположенный на нижней панели профиля.
Все сведения, связанные с профилем сотрудника, можно отфильтровать по времени или статусу. Вывод данных возможен в формате канбан-доски либо календарного графика.
Из профиля пользователя руководитель также может переходить к новым задачам.
Изменять права пользователя может администратор. Доступ активируется при помощи онлайн-переключателя. Можно поставить «флажки», позволяющие конкретному пользователю:
- изменять контактные данные;
- получать доступ к системным настройкам;
- создавать корпоративные проекты;
- создавать объявления;
- вносить изменения в корпоративные календари;
- обеспечивать возможность просматривать документооборот.
Также можно установить ограниченный доступ к интерфейсу пользователя.
Все данные в личной карточки сотрудника отображаются в простой и понятной форме. В записях отображается дата и краткое описание события, например: «20.06.2022 года переведен в экономический отдел на должность ведущего специалиста».
Список сотрудников
Еще одна возможность программы — сквозной поиск по всему списку сотрудников. Вы сможете быстро найти человека по заданным параметрам. Например, вам нужен специалист, имеющий определенное образование. С помощью поиска вы быстро получите список подходящих кандидатур. Полученные сведения можно сохранять в формате PDF или XLSX.
Можно ли установить Projecto вместо программ бухгалтерского или кадрового учета
Projecto не является заменой классических программ. Эта система предназначена для удобства управления кадрами и хранения сведений о сотрудниках. С помощью Projecto вы сможете оперативно получать любую информацию, связанную с персоналом. Такие функции будут полезны как кадровикам, так и руководителям.
#кадры #персонал #сотрудники #управлениелюдьми #hr #hr-менеджер #hr-менеджеры
