Чтоб Вы понимали, сроков, порядка, процедуры передачи документов от "старого" председателя "новому" председателю СНТ, специальным законом не установлено. Но специальный закон предполагает, что эта процедура будет отражена в Уставе СНТ. А в Вашем Уставе есть что-нибудь об этом?
Так как опираться нет на что, процедура и сроки могут быть любыми. Но есть нюансы и случаи из практики, которые стоит учесть. Первое, на что хотелось бы обратить внимание, если правление меняется по собственной инициативе и с готовностью передает новенькому документацию, всячески способствует адаптации, то это прекрасное, но редкое явление. Процедура передачи дел включается в Уставы, чтоб было проще истребовать документы в судебном порядке, если председатель смену власти не признает, документы не отдает.
Учредительные документы СНТ
Подать заявление о смене председателя СНТ по форме Р13014 в налоговую необходимо в течение семи дней с даты составления протокола. В налоговую нужно подать только заверенную нотариально форму, можно приложить протокол. А вот чтоб нотариус заверил форму, нужно на обозрение предоставить протокол общего собрания членов СНТ (желательно со всеми приложениями: листы регистрации, бюллетени и т.п.) и учредительные документы в оригинале. Под учредительными понимаются: устав, свидетельства ИНН, ОГРН СНТ либо лист записи.
Поэтому, учредительные документы должны быть переданы в кратчайший срок (обычно 2-3 рабочих дня).
Прочие документы
Тут сроки диктует здравый смысл и бухгалтерия. Новому председателю нужно принимать дела, платить за электричество и организовывать вывоз мусора, своевременно выплачивать заработную плату и сдавать отчетность. Если при смене председателя не сменился бухгалтер - новому повезло, этап "адаптации" пройдет легче (он знает кому, куда и сколько платить, какую отчетность сдавать и что в ней указывать).
Если бухгалтерский учет СНТ вел старый председатель или бухучет не велся совсем, скорее всего будет трудно. Поэтому я всецело за аутсорсинг бухгалтерского учета в СНТ. Кто бы ни был председателем, бухгалтерский учет в непредвзятых руках и непрерывен (без восстановления бухучета при каждой смене правления).
В своих уставах мы рекомендуем на передачу документации СНТ (за исключением учредительных документов) отводить 7-14 дней. Этого в принципе достаточно, чтобы собрать документы (обычно часть в городе, часть у бухгалтера, часть на даче), подготовить акт приема-передачи.
Как передавать документы СНТ при смене председателя
В идеале по акту приема-передачи. В еще более идеальной ситуации - при комиссии из членов ревизионной комиссии или правления. Впрочем многие будут рады, если им хоть как-нибудь и что-нибудь уже отдадут, поэтому пишем в Уставах "по акту приема-передачи, в присутствии комиссии ...", а выходит по-разному.
Акт приема-передачи должен быть максимально подробным: с указанием номеров и дат договоров, наименований контрагентов, перечнем форм отчетности и периодов, за который они подавались и так далее. Все, что не будет в нем перечислено в последствии новый председатель будет вправе в судебном порядке требовать со старого. Проблема в том, что редко кто так делает, поэтому если акт и составляется, то выглядит примерно как на картинке ниже.
В данном примере бухгалтер бухгалтеру передавали документацию и в основном бухгалтерскую. Председатель председателю еще бы передал, как минимум папку с протоколами и папку с "личными делами" садоводов. И поди докажи потом, что в папке с протоколами были не все протоколы.
Поэтому акт приема-передачи - палка о двух концах. С одной стороны долго и муторно составлять подробный акт приема-передачи, да и не очень то выгодно старому председателю, если есть желание передать не все. С другой стороны новый председатель тоже когда-то станет старым. И следующий председатель тоже будет требовать документы. А как отдать то, чего не передали изначально. Если договоры с контрагентами и закрывающие документы еще можно восстановить, данные для реестра членов по-новой собрать, то протоколы зачастую "теряются" безвозвратно.
Какие документы должны быть в СНТ
Полного, универсального, исчерпывающего перечня документов СНТ просто не существует. Все зависит от специфики каждого конкретного СНТ. В каком-то есть скважина, в каком-то газопровод, а в третьем только электричество и то недавно. Есть Товарищества, созданные 2-3 года назад, каким-то 60 лет. Более того, новый председатель может и не знать точного перечня того, что должно быть. Поэтому в исках по истребованию обычно указывается максимально полный список документов, что предположительно мог бы быть в СНТ с учетом специфики.
Зачастую такие иски - формальность. Что можно восстановить будет восстановлено и без судов (дубликаты договоров с контрагентами, закрывающих документов). Сложнее с невосстанавливаемыми документами (протоколы, например). Еще сложнее получить у бывшего председателя то, что должно было быть, но по какой-то причине не оформлялось (кассовые книги, например).
Но наличие документов бухгалтерского учета и (или) отчетности у руководителя организации предполагается и является обязательным требованием закона. Законодательством о бухгалтерском учете предусмотрена обязанность по восстановлению утраченных документов и руководитель обязан доказывать наличие уважительных причин непредставления документации, при этом невыполнение требования налоговой инспекции о предоставлении первичных бухгалтерских документов или отчетности приравнивается к их отсутствию.
Например, трудовые договоры с работниками СНТ налоговая запрашивает последнее время чаще других. По сей день не во всех СНТ они заключаются на бумаге... Делайте выводы.
Поэтому иски об истребовании документов зачастую нужны чтоб "прикрыть" спину действующего председателя, независимо от того, какое решение вынесет суд. Если решение будет в пользу нового председателя, значит истребуемый документ существует в природе и должен быть передан новому. Если решение не в пользу нового председателя, значит в материалах дела есть доказательства, что документов не было или они уничтожены (украдены, сгорели). Новый председатель обязанности по восстановлению утраченных документов выполнил.
Что о процедуре и сроках передачи документов сказано в уставе Вашего СНТ?
Подписывайтесь на наш канал и не пропустите следующую статью!
Дачный Юрист - юридические услуги СНТ, ОНТ, ТСН и садоводам.
Дачный Бухгалтер - аутсорсинг бухгалтерского учета СНТ.
Дачный сайт - бюджетные сайты для СНТ.
