19.3 Организационно-распорядительная документация как часть документированной информации СМК

Продолжаю цикл статей, посвященных системам менеджмента качества.

Сегодня вступаем на скользкую дорожку взаимодействия СМК и лиц, приближенных к Лидеру – секретарей, офис-менеджеров и т.п.

Вы угадали – встречаем, ОРД и способы управления оной...

Несмотря на то, что ОРД на плечах лиц приближенных, она все равно является частью документированной информации СМК организации. И ею нужно управлять.

Как всегда, наведем порядок в голове (с терминами, а Вы, что подумали?).

Странно, но определение ОРД отсутствует даже в базовом для ОРД ГОСТ Р 7.0.97‒2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», потому выкручиваемся самостоятельно:

организационно-распорядительная документация: Документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления.

Не претендую с этим определением на истину в последней инстанции, но, думаю – похоже...

Ну, что, если собираемся управлять ОРД, нужно соорудить местный стандарт (инструкцию, регламент).

Целями реализации процедуры управления организационно-распорядительной документацией, как правило, являются:

• определение и документирование требований к ОРД организации, на основании требований соответствующих законодательных требований и документов по стандартизации;
• обеспечение наличия ОРД, соответствующей установленным требованиям, для эффективной реализации организационно-управленческих функций;
• обеспечение сохранения ОРД в доступном и пригодном состоянии.

Для эффективного управления целесообразно сгруппировать ОРД, например, так:

• поступающая документация (входящая);
• отправляемая документация (исходящая);
• документация, используемая в управленческой деятельности организации.

Этапы управления устанавливаются для каждой группы ОРД.

При внедрении в организации автоматизированных систем управления документацией, необходимо использовать руководства пользователей указанных систем совместно с разработанным Вами стандартом (инструкцией, регламентом).

Перечень организационно-распорядительных документов Вашей организации, подлежащих управлению в рамках СМК, желательно оформить и включить приложением к СТО (регламенту, инструкции) по управлению ОРД.

Управление поступающей документацией

Управление поступающей документацией включает в себя следующие этапы:

• прием (получение) поступающей документации;
• регистрация поступившей документации;
• передача поступившей документации на рассмотрение руководителю организации;
• рассмотрение поступившей документации и принятие по ней оформленного решения;
• передача поступившей документации для исполнения;
• исполнение документации согласно решению руководителя организации;
• контроль исполнения поступившей документации;
• хранение исполненной поступившей документации и обеспечение к ней доступа.

Прием, регистрация, передача руководителю – за секретарем (офис-менеджером).

Регистрация – в журнале регистрации, форму которого нужно установить. Документы с грифом ДСП регистрируются отдельно.

Рассмотрение документов, как правило, производится в течение рабочего дня – иначе грядет завал. Решения по результатам рассмотрения отражаются в резолюциях, содержащих четкие и исчерпывающие указания о порядке и характере исполнения, исполнителе и сроке исполнения.

Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа.

Резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка цели рассмотрения документа), при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Срок исполнения поручения не должен указываться, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель организации не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, подчеркивается или обозначается словом «отв.» («ответственный»).

Передача, рассмотренных руководителем организации документов, исполнителям осуществляется секретарем (офис-менеджером) с обязательной отметкой в журнале.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

• с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
• документы без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометку «срочно», исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок; остальные – в срок не более 30 дней;
• по обращениям граждан - не более 30 дней со дня регистрации обращения.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.

Исполнитель получает от секретаря (офис-менеджера) документы на исполнение в день их рассмотрения или на следующий рабочий день в соответствии с резолюцией руководителя организации. Срочные документы передаются секретарем (офис-менеджером) исполнителю незамедлительно.

В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия исполнения документа, делать пометки на обороте документа о времени его поступления, о датах промежуточного контроля, телефонных и письменных запросах, о дате и результате окончательного исполнения, например: «Направлен ответ (дата), (№)», «Проведена консультация по телефону (дата)», «Учтено при разработке проекта» и др.

Документ считается исполненным, если приняты решения по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы, направлена справка об исполнении в соответствующие органы власти (организации) или дан ответ по существу заинтересованным лицам. Запись об исполнении (в том числе идентификационные данные подготовленных документов в рамках исполнения поручения) выполняется совместно с отметкой о направлении в дело (зона расположения реквизита 30 по ГОСТ 7.0.97). Допускается запись об исполнении выполнять на обороте первой страницы документа. Отметка о направлении документа в дело, должна содержать номер дела (в которое предлагается подшить исполненный документ), должность, подпись, фамилию, инициалы исполнителя, дату внесения записи.

Исполненный документ исполнитель передает руководителю лично или через секретаря (офис-менеджера). Руководитель организации на основании записи об исполнении реализует один из вариантов действий:

• ставит свою подпись рядом с записью исполнителя о направлении в дело, означающую согласие с тем, что документ исполнен и должен быть подшит в предложенное дело;
• выполняет запись с новым поручением по исполнению документа.

Секретарь (офис-менеджер), на основании одной из вышеперечисленных записей руководителя:

• подшивает документ в дело с отметкой в журнале;
• передает документ исполнителю для дальнейших работ (с отметкой в журнале).

Контроль исполнения поступившей документации

Контроль исполнения поступившей документации включает в себя набор следующих действий:

• постановку на контроль;
• информирование (при необходимости) исполнителей об окончании сроков исполнения поручений, зафиксированных в документах;
• снятие документов с контроля исполнения.

На контроль ставятся все документы с резолюцией руководителя организации, содержащей сроки исполнения. Допускается постановка на контроль других документов по решению руководителя, это решение руководитель вносит в свою резолюцию на документе.

Обязательной постановке на контроль подлежат предложения, заявления и жалобы персонала и обращения граждан.

О постановке документа на контроль свидетельствует отметка, которая проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа, свободном от текста. Допускается отметку выполнять вручную, нанесением буквы «К» или слова «Контроль».

Отметку о постановке документа на контроль также проставляют в журнале входящей корреспонденции нанесением буквы «К».

Отметки о постановке документа на контроль выполняет секретарь (офис-менеджер).

Контроль исполнения документов строится на сопоставлении назначенных сроков исполнения с фактическими по регистрационным данным, указанными в журнале. При необходимости (по указанию руководителя) регистрационные данные документов, поставленных на контроль, могут обрабатываться в программе Microsoft Office Excel (или что там у Вас по импортозамещению). В данной программе секретарь (офис-менеджер), как правило, систематизирует документы по срокам исполнения, по исполнителям, группам документов.

Систематизация документов для контроля в системе электронного документооборота производится в соответствии с руководством пользователя программы.

О предстоящем окончании срока исполнения секретарь (офис-менеджер) может информировать исполнителей по телефону или лично.

Об исполнении документов секретарь (офис-менеджер) ежедневно докладывает руководителю организации. Руководитель, при необходимости, может установить другую периодичность доклада.

Документ снимается с контроля в случае:

• исполнения поручения согласно резолюции;
• отмены исполнения поручения согласно резолюции руководителя.

Снятие с контроля свидетельствуется подписью руководителя. Отметку «Снято с контроля» секретарь (офис-менеджер) вносит в журнал входящей корреспонденции.

Хранение исполненной поступившей документации и обеспечение к ней доступа реализуется путем формирования из этой документации дел. Порядок составления номенклатуры и формирования дел – далее по тексту.

Управление отправляемой документацией

Управление отправляемой (исходящей) документацией, как правило, включает в себя следующие этапы:

• создание и оформление отправляемой (исходящей) документации;
• регистрация отправляемой документации;
• упаковка отправляемой документации;
• отправка документации;
• контроль ответа;
• хранение экземпляров отправленной документации и обеспечение к ней доступа.

Создание и оформление отправляемой (исходящей) документации производится исполнителями:

• в рамках исполнения поручений руководителя организации (в том числе, по входящей документации);
• в рамках реализации плановых и (или) распорядительных документов;
• согласно применимым законодательным и нормативным правовым требованиям (в том числе ДС);
• в соответствии с должностными обязанностями и положениями (инструкциями) о виде деятельности.

Содержание текста отправляемой (исходящей) документации определяет исполнитель в соответствии с вышеуказанными источниками.

Отправляемая (исходящая) документация выполняется в виде:

• писем;
• телеграмм;
• телефонограмм;
• электронных сообщений.

Письма могут быть отправлены почтовой или факсимильной связью, по электронной почте.

Письма выполняются на белой бумаге формата А4.

ВАЖНО! Каждый лист письма должен иметь следующие размеры полей, не менее:

30 мм - левое; (по ГОСТ Р 7.0.97 ‒ 20 мм)

10 мм - правое; (по ГОСТ Р 7.0.97 ‒ 10 мм)

20 мм - верхнее; (по ГОСТ Р 7.0.97 ‒ 20 мм)

20 мм - нижнее. (по ГОСТ Р 7.0.97 ‒ 20 мм)

Примечание – Установленные настоящим стандартом (регламентом, инструкцией) размеры полей для ОРД не противоречат требованиям ГОСТ Р 7.0.97 и введены для унификации с требованиями к оформлению документов длительных (свыше 10 лет) сроков хранения.

При оформлении письма на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются арабскими цифрами без точки на середине верхнего поля на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

При подготовке писем допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании писем ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

При оформлении необходимо использовать шрифт Times New Roman, или другой (по указанию руководителя с целью унификации ОРД), входящий в стандартный пакет офисного программного обеспечения, используемого в организации. Размер шрифта: 12 - 14.

Остальные требования по оформлению смотрим в ГОСТ Р 7.0.97.

Дата письма проставляется под реквизитом «справочные данные об организации». ВАЖНО! Датой письма, подписанного совместно с ВП или согласованного с ним, является дата подписания письма начальником ВП. Спросите почему? Письмо может пролежать у НВП и день, и два, и ....

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

При наличии в организации военного представительства адресование производится следующим образом:

Генеральному директору

ФБУ «Наименование организации»

Фамилия И.О.

Начальнику 000 ВП Минобороны России

Фамилия И.О.

ВАЖНО! Полное словосочетание «военное представительство» в открытой почтовой переписке не используется.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в следующей последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

а) для юридического лица - полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина - фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

б) название улицы, номер дома, номер квартиры;

в) название населенного пункта;

г) название района;

д) название республики, края, области, автономного округа (области);

е) название страны (для международных почтовых отправлений);

ж) почтовый индекс.

Почтовый адрес не указывается в письмах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

Также почтовый адрес не указывается при отправке писем военному представительству, в этом случае в качестве адреса указывается наименование организации, за которой это представительство закреплено.

Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, инициалы, фамилию. Например:

Генеральный директор Подпись И.О. Фамилия

При подписании письма руководителем организации и начальником военного представительства, их подписи располагаются на одном уровне, при этом подпись начальника военного представительства располагается слева, а генерального директора справа. Например:

При согласовании письма организации начальником военного представительства, подписи генерального директора и начальника военного представительства располагаются друг над другом, при этом, после подписи генерального директора вносят слово «СОГЛАСОВАНО». Например:

Генеральный директор Подпись И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Начальник 000 ВП Минобороны России

Подпись И.О. Фамилия

Иногда "СОГЛАСОВАНО" может превращаться в "ИЗЛОЖЕННЫЕ ФАКТЫ ПОДТВЕРЖДАЮ" - не любят военпреды что-то просить по качеству продукции...

Примечание – При подписании (согласовании) писем организации военным представительством, один экземпляр (!) письма секретарь (офис-менеджер) передает ВП с отметкой о передаче в журнале исходящей корреспонденции.

Письмо исполнитель оформляет в двух экземплярах. Первый экземпляр отсылают адресату, второй экземпляр подшивается в дело, как свидетельство выполненной работы. Третий экземпляр оформляется при подписании (согласовании) письма начальником ВП.

При отправке письма только электронной почтой, письмо оформляется в двух экземплярах (для подшивки в дело и для передачи ВП).

Остальные требования по оформлению смотрим в ГОСТ Р 7.0.97.

Экземпляры отправленных писем секретарь (офис-менеджер) передает на рассмотрение руководителю организации.

Руководитель организации после рассмотрения направляет письмо в дело или адресует его исполнителю для контроля ответа. При отсутствии ответа, исполнитель по указанию руководителя, как правило, готовит повторное письмо.

Хранение экземпляров отправленной документации и обеспечение к ним доступа реализуется путем формирования из этих экземпляров дел. Порядок составления номенклатуры и формирования дел смотри ниже.

Управление документацией, используемой в управленческой деятельности организации

Управление документацией, используемой в управленческой деятельности организации, как правило, включает в себя следующие этапы:

• создание и оформление документации, используемой в управленческой деятельности организации;
• регистрация документации, используемой в управленческой деятельности организации;
• передача документации для исполнения (если это предусмотрено самой документацией или резолюцией руководителя организации);
• реализация требований документации, используемой в управленческой деятельности организации;
• контроль исполнения требований документации, используемой в управленческой деятельности организации;
• хранение документации и обеспечение к ней доступа;
• определение ценности сохраняемой документации и уничтожение (при необходимости).

В организации обычно применяются следующие основные документы, используемые в управленческой деятельности:

- приказы;

- распоряжения;

- протоколы;

- решения;

- акты;

- справки;

- доверенности.

Создание и оформление документации, используемой в управленческой деятельности организации, производится исполнителями:

• в рамках исполнения поручений руководителя (в том числе, по входящей документации);
• в рамках реализации плановых и (или) распорядительных документов;
• согласно применимым законодательным и нормативным правовым требованиям (в том числе - ДС);
• в соответствии с должностными обязанностями и положениями (инструкциями) о виде деятельности.

Форму и содержание создаваемой документации определяет исполнитель в соответствии с вышеуказанными источниками.

Согласование документации, используемой в управленческой деятельности организации с ВП, производится следующим образом:

• секретарь (офис-менеджер) представляет утвержденный документ на согласование ВП;
• после согласования, копию утвержденного и согласованного документа секретарь (офис-менеджер) передает ВП с отметкой в журнале учета.

Согласованию с ВП, как правило, подлежит следующая ОРД:

• касающаяся вопросов испытаний и качества военной продукции;
• для которой согласование установлено Вашими стандартами организации.

Оформление документации, используемой в управленческой деятельности организации, производится с учетом требований стандарта организации (инструкции, регламента) по управлению ОРД, ГОСТ Р 7.0.97.

При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, указанные в ГОСТ Р 7.0.97.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части текста указывают причины, цели и основания создания документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах организации, а также во внутренних документах, адресованных руководителям подразделений, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В совместных документах (например, решение, подлежащее согласовыванию с ВП) текст излагают от первого лица множественного числа («решили»; слова «приказываем» и «постановили» - не применяются).

В протоколах текст излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («комиссия установила»).

Ко всем документам формата А4 составляется заголовок, который включает в себя краткое содержание документа и располагается слева над текстом. Объем его не должен превышать 5 строк с длиной в 28 знаков каждая, в конце заголовка точка не ставится. Заголовок согласуется с наименованием вида документа и отвечает на вопросы:

• о чем (о ком)? например, приказ: «О создании аттестационной комиссии»;
• чего (кого)? например: «Должностная инструкция секретаря»;

Если в документе отражено несколько вопросов, то заголовок формулируется обобщенно. Например: «О приемной комиссии».

К тексту документов, оформленных на бланках А5, допускается заголовок не составлять.

Заголовок позволяет быстро определить степень важности документа, помогает сориентироваться в его содержании без прочтения текста. В целом заголовок экономит время при работе с документом, облегчает регистрацию, постановку на контроль, поиск, прохождение.

Регистрация документации, используемой в управленческой деятельности организации

Регистрацию документации, используемой в управленческой деятельности организации, производит секретарь (офис-менеджер) в журнале.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под управлением. Регистрационный номер – это цифровое обозначение, которое присваивается документу при его регистрации. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера.

Регистрацию приказов и распоряжений секретарь (офис-менеджер) производит в отдельном журнале.

Регистрация распоряжений руководителей структурных подразделений производится ответственным (назначается по СТО .....) в журнале.

Зарегистрированные документы передаются секретарем (офис-менеджером) на рассмотрение руководителю организации в день их регистрации. Рассматриваемые документы руководителем организации:

• подписываются;
• утверждаются;
• адресуются исполнителям или направляются в дело;
• возвращаются на доработку.

Если имеется необходимость, в СТО (инструкции, регламенте) по управлению ОРД целесообразно регламентировать особенности подготовки и оформления отдельных видов документов, используемых в управленческой деятельности организации: «тонкости» оформления и обращения приказов, распоряжений, решений и т.д.

Хранение документации, используемой в управленческой деятельности организации, обеспечение к ней доступа

Оформление номенклатуры дел

В целях хранения, поиска и использования документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела, систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, включая документы, поступающие из других организаций.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом организации, положениями о структурном подразделении, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, номенклатурой дел за прошедший год, локальными нормативными актами организации, содержащими сведения о документах, образующихся в деятельности организации, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.

В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений организации и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, комитетов), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях ‒ копии документов. Копии документов включаются в номенклатуру дел, если копия ‒ единственный экземпляр документа в организации, а также, если копии необходимы для организации деятельности подразделения.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

Номенклатуру дел организации оформляет секретарь (офис-менеджер) по форме приложения 25 Правил хранения.

Примечание - Правила хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях. Утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526.

Номенклатура дел оформляется в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год.

Номенклатура дел составляется секретарем (офис-менеджером) при методической помощи (при необходимости) специалистов архивного отдела администрации Энского городского округа и (или) государственного учреждения «Объединенный государственный архив Энской области» (ГУ ОГАЭО). Номенклатуру дел организации подписывает руководитель. Необходимость согласования номенклатуры с архивным отделом или ГУ ОГАЭО уточняет секретарь (офис-менеджер) в указанных организациях.

Первый экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, второй ‒ используется секретарем (офис-менеджером) в качестве рабочего экземпляра, третий ‒ передается в архив организации в качестве учетного документа, электронная копия номенклатуры дел организации, утвержденной руководителем организации, передается в архивный отдел Энского городского округа или ГУ ОГАЭО (если номенклатура согласовывалась с этими организациями).

Графы номенклатуры дел заполняются согласно приложению 25 Правил хранения.

Оформление дел

Дела со дня их заведения до передачи в архив организации или до выделения их к уничтожению по истечении срока хранения хранятся по месту их формирования.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

При формировании дел на бумажном носителе должны соблюдаться следующие общие правила:

• в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
• приложения помещаются вместе с основными документами;
• в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
• документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;
• в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
• факсограммы, телеграммы помещаются в дела с перепиской на общих основаниях;
• в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);
• в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
• по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т.1», «Т.2».

Документы внутри дела располагаются снизу вверх в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы - основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов.

Локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и приказов по административно-хозяйственному обеспечению деятельности.

Приказы по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, на стеллажах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия вредных факторов.

Дела для их учета и быстрого поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел, при необходимости номер тома дела, дату дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

Проверки наличия и состояния документов и дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фиксироваться в акте проверки наличия и состояния дел. Акт составляет ежегодно в первом квартале секретарь (офис-менеджер) по форме приложения 3 Правил хранения [см. Примечание выше].

При утрате дела (дел) секретарь (офис-менеджер) об этом составляет акт по форме приложения 6 Правил хранения.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится на основе законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования к срокам хранения документов, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения:

• при составлении номенклатуры дел;
• при подготовке дел к передаче в архив организации;
• в архиве организации.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в организации приказом руководителя создается экспертная комиссия (далее - ЭК).

Задачи, функции, права, организация работы ЭК определяются положением о ней, которое разрабатывается секретарем (офис-менеджером) на основании примерного положения, утвержденного уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Основными функциями ЭК являются:

• организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
• рассмотрение и согласование проекта номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
• участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно ЭК организации.

При проведении экспертизы ценности документов при подготовке дел к передаче в архив организации осуществляется:

• отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив организации;
• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полистному просмотру для выделения из их состава документов временных (до 10 лет) сроков хранения.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

По результатам экспертизы ценности документов в организации проводится оформление дел и составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (согласно приложению 21 Правил хранения).

Описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу (формы - согласно Правилам хранения), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 21 Правил хранения), рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно. Согласованные ЭК акты и описи утверждаются руководителем организации.

Дела, образовавшиеся в деятельности организации и подлежащие хранению, проходят полное или частичное оформление. Полному оформлению подлежат дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения и постоянного хранения. Дела временных (до 10 лет) сроков хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела на бумажном носителе включает:

• оформление реквизитов обложки дела по форме (приложение 28 Правил хранения);
• нумерацию листов в деле;
• составление листа-заверителя дела (приложение 8 Правил хранения);
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 27 Правил хранения);
• подшивку и переплет дела;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Остальные требования к оформлению дел установлены Правилами хранения [см. Примечание выше].

Уничтожение документов

Уничтожение документов производится на основании данных экспертизы ценности документов, проводимой ежегодно.

Факт уничтожения фиксируется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 21 Правил хранения).

Контроль соответствия процедуры управления организационно-распорядительной документацией установленным требованиям

Контроль соответствия процедуры управления ОРД установленным требованиям производится:

• при проведении внешних и внутренних аудитов по СТО ....;
• комиссией организации по СТО (управление ДС);
• при периодических проверках секретарем офис-менеджером.

Нередки случаи, когда при проведении вышеуказанных проверок в подразделении менеджмента качества и у секретаря, что называется «искрит». Прямо, как в популярной рекламе:

Кто Вы?

Жрецы Системы!!!

Чего Вы хотите?

Повиновения Системе!!!!

Когда Вы этого хотите?

Позавчера!!!!!

Ну и валите на ... три буквы!

Э-э-э... На СМК????

А если серьезно, то конечно всякие искры должен гасить представитель руководства по СМК – для СМК важны все проводимые проверки.

Периодические проверки соответствия процедуры управления ОРД установленным требованиям (состояния делопроизводства) проводит секретарь (офис-менеджер). Проверки планируются графиком. Копии графика секретарь (офис-менеджер) рассылает подразделениям и должностным лицам, подлежащим проверкам в планируемом периоде.

По результатам проверки секретарь (офис-менеджер) составляет акт в двух экземплярах. В акте проверки фиксируются выявленные несоответствия. Акт подписывают секретарь (офис-менеджер) и руководитель проверяемого подразделения (проверяемое должностное лицо). Один экземпляр акта хранится у секретаря (офис-менеджера), второй - в проверяемом подразделении (у проверяемого должностного лица).

На основании акта руководитель подразделения (должностное лицо) разрабатывает (при необходимости) план коррекций и (или) корректирующих действий (мер) в соответствии с требованиями СТО ..... План подлежит согласованию с заместителем руководителя по общим вопросам (или фигурой примерно равной оной).

При необходимости, проверки соответствия процедуры управления ОРД установленным требованиям (состояния делопроизводства) могут быть поручены замруководителя по общим вопросам, другому компетентному специалисту организации.

Контроль устранения выявленных несоответствий, согласно плану, проводит секретарь (офис-менеджер).

Не забываем про риски и возможности при реализации процедуры.

Критериями оценки процедуры управления организационно-распорядительной документацией можно определить следующие:

• отсутствие случаев выявления несоответствующих выходов процессов из-за несоответствия ОРД установленным требованиям или отсутствия этой ОРД;
• наличие в подразделениях (у должностных лиц) оформленной надлежащим образом документированной информации, предусмотренной для процедуры СТО.

Отчет об оценке процедуры секретарь (офис-менеджер) один раз в полгода (до 12 июня, до 12 декабря) оформляет согласно приложению ФФФ и направляет его служебной запиской руководителю подразделения СМК для подготовки отчетных документов о функционировании СМК.

А в это время, у руководителя подразделения СМК, уже готова форма для включения данных, направленных секретарем (офис-менеджером), в аналитическую справку о функционировании Системы... Только так нужно рвать подмётки на ходу! Ибо, чего мы хотим? Правильно – надлежащего функционирования СМК...

Пример оформления стандарта организации для производства военной продукции СТО 123456RW-136-2021 «Система менеджмента качества. Управление документированной информацией. Организационно-распорядительная документация» можно подсмотреть ЗДЕСЬ.

Пример оформления стандарта организации для производства гражданской продукции СТО 8765RISO-136-2022 «Система менеджмента качества. Управление документированной информацией. Организационно-распорядительная документация» можно подсмотреть ЗДЕСЬ.

Актуальный перечень статей, опубликованных на канале, можно посмотреть/скачать.

28.04.2022