Предпосылки к формированию современных функций управления в таком виде, в каком мы наблюдаем их сейчас были сформированы ещё в 1916 году Анри Файолем. Файоль выделял пять функций менеджмента, представляющие собой самостоятельные направления, но в то же время связанные с другими направлениями.
Управлять по Файолю означает:
1. Планировать (prévoir)
2. Организовывать (organiser)
3. Отдавать распоряжения (commander)
4. Координировать (coordonner)
5. Контролировать (contróler)
В современной модели, после множества апробаций, учёные-экономисты вывели этапы, о которых мы уже сегодня говорили, это планирование, организация, контроль и мотивация. Причём, планирование - организация – контроль должны идти друг за другом для корректного построения рабочей деятельности менеджера, а мотивация должна проходить сквозь все этапы, т.к. является стимулом для работы сотрудников на протяжении всей их деятельности.
Поэтому, логичнее будет сегодня начать с планирования, а закончить мотивацией.
Диаграмма Ганта
Диаграмма представлена в виде первого инструмента планирования, с которым мне бы хотелось вас познакомить, это «Диаграмма Ганта».
Она представляет собой отношение исполнителей работ к временным интервалам, на пересечении которых мы можем увидеть суть выполняемой работы.
За отрезок времени я взял «час». Вы же в своём планировании в будущем, можете брать любые промежутки и 15 и 30 и 45 минут, главное чтобы схема, которая получится в итоге была у вас понятной и чёткой.
Первый формат диаграммы был разработан Генри Гантом в 1910 году. Гант был нанят, чтобы управлять Строительством судов для использования в первой мировой войне. Важной частью стала отображение зависимости одной задачи от другой. Он также выделил период для каждого человека, в который он должен завершить каждый вид деятельности, определил, кто будет выполнять каждую из задач, а затем запланировал задачи в зависимости от общего времени, отведенного на проект.
Так же, кроме построения стандартных таблиц-диаграмм в excel, word и тому подобных программах, этот инструмент легко и удобно можно применять в почте. Выделяя каждую задачу, как встречу.
А самое главное вы всегда видите уведомления, о том, какое следующее дело у вас запланировано. Что положительно сказывается на вашей продуктивности как в офисе, так и при работе в полях. Достаточно лишь поставить корпоративную почту на телефон.
Матрица Эйзенхауэра
Когда мы распланировали нашу деятельность, назначили ответственных, необходимо понимать в каком приоритетном порядке эффективней выполнять задачи и где учитывать непредвиденные моменты.
Перед вами на слайде «Матрица Эйзенхауэра». Дэвид Эйзенхауэр был 34 президентом США и генералом армии в 1944 году. Эго подход к планированию, «Матрица Эйзенхауэра» - один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей "Важно - Неважно", "Срочно - не Срочно".
Матрица Эйзенхауэра - один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей "Важно - Неважно" по горизонтали и "Срочно - не Срочно" по вертикали.
Чтобы использовать эту матрицу, распределите туда свои дела в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет просто, а пока дадим немного пояснений.
Важные и срочные дела - те, которые очень важны и не терпят отлагательств. Без них все порушится, и сделать их завтра - будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня обязательно и в первую очередь. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к врачу; срочный телефонный звонок клиенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть - недостатком профессионализма, а часть - форс-мажорами.
Важные, но не срочные дела - это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа; планирование новых дел; оценка полученных результатов (отчётность);
Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела, никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приезд гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить - сделайте это обязательно.
Не важные и не срочные дела - это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени – игры и залипание в телефоне, чтение отстранённых от работы ресурсов, просмотр развлекательных видео и т.п.
Итого - как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат "Важно и Срочно" будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата "Важно, но не Срочно"!
Из всего цикла управление, представлено было только планирование. Все остальные части цикла есть уже на канале.
