В постановке задачи много деталей и тонкостей - начиная от места, в котором она ставится (кстати, про него подробно в этой статье) и заканчивая тем, как вы спросите, что сотрудник понял.
Но есть два крайне важных и тесно связанных между собой момента:
- Объяснить, что именно (и как именно) нужно сделать (задать стандарты выполнения).
- Обеспечить выполнение задачи ресурсами.
Стандарты выполнения задачи
Конечно, подробность этого пункта будет зависеть от уровня компетентности сотрудника (можно например обратиться к методике ситуативного управления), ноооо...
Уж лучше подробно объяснить, чем потом встретиться с тем, что сотрудник недопонял, ему не хватило деталей, или он от себя добавил какой-то момент, который критически нельзя было добавлять/менять.
Ключевые детали описания стандартов:
- Стандарты могут включать в себя алгоритмы действий (последовательность этапов), стандарты качества (что должно быть на выходе), образцы поведения.
- Если у вас есть письменная инструкция или чек-лист - передайте её сотруднику, при необходимости прокомментировав.
- Если чек-листа/инструкции нет - попросите сотрудника записывать основные моменты, чтобы потом не возникало разногласий.
- Стандарты должны быть конкретны и измеримы. Если вы закладываете в стандарты цифры - отлично. Если стандарты качественные - уходите от общих слов (быстро, красиво, в лучшем виде, как для себя и пр.) либо уточняйте, что вы в них вкладываете.
- Если сотрудник опытный - предложите ему самому описать стандарты выполнения, задав вопрос (Как думаешь, как лучше это сделать? По твоему опыту, что важно включить?)
После корректного озвучивания этого пункта, сотрудник понимает, как ему нужно действовать, по каким критериям будет оцениваться выполнение задачи, и как самому проверить, правильно ли выполнена задача.
Ресурсы
Этот пункт о том, что потребуется сотруднику для выполнения задачи.
Ключевые детали делегирования ресурсов:
- Ресурсами выступают материалы, документы (формы, шаблоны), деньги, помощь и подсказки коллег, информация, полученная из различных источников и т.п
- Основное требование к ресурсам – доступность. То есть ваша задача – не просто сказать, что понадобится, но и убедиться, что сотрудник это получит (в том числе предупредить других людей). Иначе на выходе получится "А мне не дали".
- Опытного сотрудника (также как и в стандартах) стоит самого спросить о ресурсах (Что тебе потребуется?). При этом понимая, где та грань, за которой он может потребовать звезду с неба, которая не так уж и нужна для выполнения данной задачи.
- К ресурсам относится и личный ресурс руководителя (помощь, подсказки, советы), и если он не ограничен – это стимулирует сотрудников на обратное делегирование. Поэтому ограничивайте свой ресурс по времени (с вопросами приходи с 9 до 10), по тематике (позвонишь, если возникнет финансовый вопрос) или по форме (пиши в вотсап).
- Если вы опасаетесь, что ограничением своего ресурса вы “запретите” вообще подходить к вам - вводите промежуточный контроль, на который сотрудник должен приходить именно с вопросами и сложностями.
Если корректно обеспечен этот пункт, сотрудник знает, что можно и нужно использовать при выполнении задачи и где это взять.
Ещё раз подчеркну - это не весь алгоритм. И да, для задач, которые сотрудник делает двести раз в день и каждый день, - такая подробность не потребуется. А вот для новых задач или задач с элементами новизны - очень даже.
А как вы считаете - стоит объяснять, как делать, или лучше отпустить сотрудника "в свободное плавание"?
