Управление временем - один из самых важных навыков. В рекрутинге - особенно, т.к. специалисту по подбору приходится планировать не только свое время, но и время заказчиков и соискателей, при этом очень важно самому быть максимально эффективным и не терять в качестве и количестве выполняемых задач. Консультанты Кадрового Агентства Уникальных Специалистов поделились секретами тайм-менеджмента для продуктивного рекрутинга.
Тайм-лайфхайки от консультантов КАУС
Отчет по собеседованию
Нужно систематически «перегружаться»: после каждого звонка или собеседования сразу делаем записи. Важно успеть зафиксировать то впечатление, которое оставил кандидат, здесь и сейчас, т.к. через пару дней картинка точно померкнет, а вы сами запутаетесь в своих пометках на полях резюме.
Важные моменты в проекте подбора
У вас должно быть понимание о средних сроках подбора специалистов разных категорий – если руководство требует, чтобы вы нашли главного инженера или руководителя проекта за 2 дня, у вас должна быть аргументация, почему могут возникнуть затруднения.
Разработанная форма заявки на подбор персонала позволит сформулировать и четко прописать требования к кандидату – так вы не только сэкономите свое время и время нанимающего менеджера, но и получите точную информацию о том, кто нужен.
СОВЕТ
Лучшее – враг хорошего. Зачастую для успешного закрытия линейных вакансий не нужно придирчиво выбирать самого лучшего из пары сотен откликнувшихся. Достаточно посмотреть пару-тройку первых кандидатов, подходящих под требования работодателя.
Доходимость кандидатов на встречи прямо пропорциональна должности, на которую ведется подбор. У кандидатов на управленческие вакансии доходимость гораздо выше, чем у линейных специалистов. Обязательно продумывайте «план В» в том случае, если кандидат не придет на собеседование.
Коммуникация с кандидатом
Для первичного отсева кандидатов хорошо подойдут телефонные разговоры и скайп-интервью. Готовьтесь к каждому собеседованию, собирайте максимум информации о соискателе и подробно презентуйте ему вакансию – это экономия времени и проявление уважения к кандидату. Не забывайте записывать видеоинтервью с кандидатами – если вдруг вы что-то упустите, можно просмотреть запись и освежить в памяти детали беседы.
Также анкету для кандидатов и подробное описание работы можно отправить претенденту на электронную почту. Это поможет эффективнее провести личную встречу, если она состоится. Но не позволяйте кандидату увлечь себя перепиской - телефонные звонки позволяют выяснить информацию быстро и сразу, не дожидаясь нужного ответа.
Организация рабочего дня рекрутера
Не назначайте больше 4-5 собеседований в день и не забывайте про перерывы после них. Кандидаты могут опаздывать, а на собеседованиях нужно очень внимательно следить за таймингом, не позволяя соискателям «уводить» разговор в другую сторону.
К концу дня эффективность собеседований снижается, и это нужно учитывать при планировании рабочего дня. Осмысливать впечатления от каждой встречи нужно, пока они еще свежи. Не забывайте чередовать встречи с кандидатами с менее затратными по времени и ресурсам видами работ.
Не пропускайте обед и не пренебрегайте перерывами. Иногда полезно выйти на улицу хотя бы на несколько минут – перезагрузиться и отвлечься.
Работа с электронной почтой
Как часто надо проверять почту? Специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют делать это пару раз в день. Но рекрутеру приходится делать это в разы чаще. Чтобы не отвлекаться на каждое уведомление, можно выделять на это определенные периоды в течение рабочего дня – скажем, по 10 минут 3-4 раза в день, или заполнять этим видом работы вынужденные перерывы, возникающие в результате изменений в распорядке дня.
Инструменты для работы
Для проектной работы и работы в команде отлично подходят такие инструменты как Trello, календарь и ежедневник в Outlook, различные todo-листы – там можно прописать все задачи, сгруппировав их по проектам, присвоить им приоритет и срок реализации.
Воронка рекрутинга
Очень важно помнить про воронку: чем ближе к «горлышку», тем больше сил и времени уходит на качественный подбор и оценку. Если есть возможность делегировать задачи по скринингу резюме ресечеру или ассистенту HR – сделайте это, тогда вам останется только обзвонить кандидатов и провести собеседования. Да, это очень важные задачи, однако вы избавите себя от рутины и сможете сосредоточиться на оценке кандидатов. Помните, что чем качественнее вы завершите предыдущий этап, тем более продуктивным будет следующий.
Эффективные приемы для рекрутинга
Также упомянем о наиболее распространенных и хорошо известных стратегиях и инструментах тайм-менеджмента, которые мы также используем в нашей работе.
6 важных задач
Один из подходов к планированию дня – 6 важных задач. Он заключается в том, что каждый день мы начинаем с планирования 6 важных задач на день в порядке убывания важности: сделать выборку резюме по одной вакансии, провести 3 собеседования с кандидатами по другой, снять профиль третьей вакансии и т.д. Важно планомерно переходить от задачи к задаче и, если что-то не успели сегодня, то следующий день нужно начинать именно с этих задач.
Техника помидора
Определитесь с задачей, которую будете выполнять и поставьте таймер на 25 минут. Это время будет «помидором». Сгруппируйте однотипные задачи, например, изучение резюме или звонки соискателям, в блоки, которые как раз можно выполнить за время, пока не прозвонит таймер. Если что-то вас отвлекло - запишите это и немедленно возвращайтесь к работе. Сделайте короткий перерыв (3-5 минут). После каждого четвертого «помидора» делайте длинный перерыв (15-30 минут).
СОВЕТ
«Помидоры» могут быть разными – например, кому-то удобно работать блоками по 40-45 минут с 10-минутными перерывами, кому-то по 30-35 минут. Главное – чтобы рабочие сессии не были слишком длинными или короткими. Если не хочется постоянно переставлять будильники, можно скачать приложение Marinara Pomodoro.
Поедание «лягушек»
Мелкие и неприятные дела - «лягушки», которые мы откладываем изо дня в день, - есть у каждого. Примером «лягушки» в рабочем процессе может служить телефонный разговор со сложным клиентом. Важно собрать всех «лягушек» в один список и сделать 1-3 дела из него прямо с утра. Если не лениться, то все земноводные будут уничтожены в течение 1-2 недель.
Куда уходит время?
У каждого из нас есть свои пожиратели времени. Это и бессмысленный серфинг по интернету, и общение в соцсетях, и участие в бесполезных совещаниях. Результат у каждого из этих мероприятий и ценность для работы – ноль.
Понять, куда на самом деле уходит время, можно, если делать фотографию рабочего дня - честно фиксируйте все, чем занимаетесь, продолжительность времени, которое вы потратили на выполнение этой задачи, а затем посмотрите на результаты. Постарайтесь свести к минимуму «пустое время» - не до нуля, т.к. т.к. отвлекаться тоже полезно и даже нужно, но до разумных пределов.
Матрица Эйзенхауэра
Мы уже писали об этом приеме в нашей статье Личная эффективность рекрутера, здесь просто кратко упомянем о его эффективности. Все рабочие задачи распределяются по шкалам «срочно-важно».
В результате получаются 4 группы дел: «важные и срочные», «важные, но несрочные», «срочные, но неважные» и «не важные и не срочные». Сначала выполняем задачи из первой группы, затем из второй, а к задачам самой последней группы обращаемся только тогда, когда нужно «перезагрузиться» и немного отдохнуть. Срочные, но неважные задачи по возможности нужно делегировать.
В идеале список «важное и срочное» должен оставаться пустым. Для рекрутера это вряд ли возможно, но к этому нужно стремиться.
Тайм-менеджмент отлично работает, когда мы говорим о прямых обязанностях рекрутера. Однако даже при следовании всем правилам могут возникать форс-мажоры. Делегирование задач коллегам поможет разгрузить основной список дел и более эффективно выполнять приоритетные задачи. Если у вас есть потребность в быстром подборе квалифицированного персонала, эту задачу всегда можно поручить опытным профессионалам.
