Судя по вопросам, которые я чаще всего получаю на консультациях, тема приоритетов — одна из самых интересных. Только сразу договоримся: когда я говорю про приоритеты, это не вопрос конкретного дня. Да, список задач на день — это маст-хэв, но если этот список не согласуется с планами на месяц и год, то очень просто попасться в ловушку срочных дел, которые никак не приближают к долгосрочным целям.
Значит, надо синхронизировать процессы, если они у тебя пока не налажены. Для начала создай мастер-список со всеми текущими и будущими целями и отсортируй в порядке от более крупных и долгосрочных к мелким. Возможно, что-то объединится в одну большую задачу. Дальше можно выбирать задачи на неделю из списка на месяц, а оттуда — на день. А чтобы выбирать было проще, делюсь своими любимыми подходами.
Матрица ресурс-результат
Приходилось слышать про матрицу Эйзенхауэра, которая делит задачи на четыре группы по срочности и важности? Проблема с ней в том, что большая часть задач неизбежно оказывается в категории очень срочного и очень важного. Иных у нас не водится.
Поэтому предлагаю забыть на секунду о срочности и ориентироваться на получаемый результат и затрачиваемые ресурсы, пользуясь принципом Парето: 20% действий приносят 80% результата. Какой именно результат — зависит от задачи, но в общем его можно измерять по вкладу в движение к цели. А ресурс — это количество усилий, которое надо приложить (тут всё субъективно, конечно: иногда самым продуктивным делом будет поспать на полчаса дольше утром).
Получится 4 группы в порядке приоритетности:
- Дела, дающие максимум эффекта и требующие минимум ресурса (те самые 20%) — выполняем в первую очередь: составляем план на день, подписываем договоры, отправляем важные письма и т.п.
- Действия, приносящие много результата, но и требующие много ресурса: сколько вложил, столько и получил. Эту категорию выполняем планомерно и по частям (например, прохождение курса).
- Простые задачи, дающие мало эффекта. Это "приятные мелочи", которыми можно заняться, если сил уже особо нет, но надо что-то сделать. А вообще этим можно и принебречь: подумаешь, цвета в презентации не очень сочетаются. Иногда такую работу лучше променять на полчаса отдыха.
- Задачи, требующие много ресурса, но не приносящие видимого результата. Когда вкалываешь и вкалываешь, но ничего не движется и вообще непонятно, зачем это надо. Серьёзно, чего ради? Про такое забываем совсем.
Многослойная приоритизация
Даже после матрицы ресурс-результат может оказаться, что списке — десяток дел, близких по важности на первый взгляд. За что браться? Тут на помощь придёт приоритизация в два этапа.
Сначала делишь все задачи на 3-5 категорий и ставишь напротив буквы по алфавиту, где А — самые важные. Получится 4 задачи А, 2 задачи Б, 4 задачи В, например. Затем уже внутри каждой группы расставляешь цифры — снова по важности. Смысл тут в том, что возникает дополнительный уровень приоритизации, без которого задачу А3 сложно отличить от Б1, а Б2 — от В1. И пока занимаешься всеми этими буковками и циферками, в голове всё раскладывается по полочкам и уже не кажется, что всё одинаково сверхважно.
Метод Уоррена Баффета
Того самого, который миллиардер. Этот подход называется "5 к 25", и он помогает избавиться от лишних целей и сфокусироваться на главном. Смысл прост: из своих 25 целей (или больше — это неважно) на жизнь, год, месяц или неделю выбираешь пять главных. А остальные двадцать не просто откладываешь, а прямо забываешь про них, пока первые пять не завершены. Придётся крепко подумать, какие именно пять стоят усилий, но тут предыдущие два способа помогут. Такое отсечение задач позволяет не распыляться: наше время и энергия ограничены, поэтому продуктивность в каком-то смысле зависит от того, что ты выбираешь НЕ делать.
Не гонясь за всеми целями сразу, ты лучше концентрируешься и не тратишь силы понапрасну, а значит увереннее идёшь к целям. Не бойся отказываться от лишнего ради главного. И всё успеешь!
— — — — —
Sabelis I. (2001). Time management. Time & Society, 10(2-3), 387-400.
George D. (2012). A practical application of time management. Time Management (ed. T. Stoilov), 49.
