Каждый год, 31 января мы с друзьями … готовим отчет по анализу СМБПП со стороны высшего руководства. Парадоксально, что анализ проводит руководитель, а данные готовим мы и от качества этих данных зависит результат. Поэтому, чем внимательнее мы отнесемся к этой работе, тем лучше будет результат. И одним из факторов успеха в этом деле является то, как будут выглядеть отчет. Ведь время руководителя ценнейший ресурс, им нельзя пренебрегать. Поэтому рекомендуем не оформлять отчет как пятый том “Войны и мира”, а использовать очень наглядные инструменты: графики, таблицы, выделение шрифтом, побольше цифр и никакой “воды”.
Согласно ИСО 22000 п.9.3.1 Анализ со стороны руководства должен включать рассмотрение:
a) статуса действий по результатам предыдущих анализов;
b) изменений во внешних и внутренних факторах, касающихся СМБПП. включая изменения в организации и ее среде;
c) информации о результатах деятельности и результативности СМБПП. включая тенденции, относящиеся к:
1) реэультату(ам) деятельности по актуализации системы;
2) результатам мониторинга и измерения;
3) анализу результатов верификационной деятельности в отношении ПОПМ и плана управления опасностями;
4) несоответствиям и корректирующим действиям;
5) результатам аудитов (внутренних и внешних);
6) инспекциям (например, со стороны контролирующих органов, покупателей);
7) деятельности внешних поставщиков;
8) анализу рисков и возможностей, а также результативности предпринятых в их отношении действий;
9) степени достижения целей СМБПП;
d) достаточности ресурсов;
e) имевших место чрезвычайных ситуаций, аварий или изъятий/отзывов продукции;
f) релевантной информации, получаемой по каналам внешнего и внутреннего обмена информацией, включая запросы и претензии от заинтересованных сторон;
д) возможностей для постоянного улучшения.
Звучит устрашающе, и это действительно очень большой объем работы, поэтому рекомендуем несколько использовать лайфхаков:
- подключите к сбору данных всю группу безопасности;
- некоторые данные легче собирать в течение года, например статистику по рекламациям, особенно если у вас большой ассортимент;
- создайте шаблоны документов, куда вам легче будет вносить данные, можно добавить формулы, сравнение с предыдущими годами.
Выходные данные должны включать решения и действия, относящиеся к возможностям для постоянного улучшения, необходимость в актуализациях и изменениях СМБПП, включая потребности в ресурсах и в пересмотре политики и целей СМБПП.
У нас есть цель очень понятно и кратко донести до руководителя, что было, как стало и что будет, если мы сделаем ВОТ ЭТО и таким образом улучшим нашу систему ВОТ НА СТОЛЬКО.
приобрести проект документированной процедуры по анализу со стороны руководства можно на нашем сайте