Несомненно, виртуальные совещания упрощают рабочие коммуникации. Благодаря дополнительным возможностям, таким как чат, окошки для вопросов и ответов, комнаты обсуждений, иконки реакций, виртуальная доска и различные приложения, стало проще обращаться к участникам и просить их поделиться идеями. Но задать вопрос и получить содержательный ответ — совершенно разные вещи, и перед нами возникает старая проблема в современном контексте: как просить поделиться идеями или обратной связью во время виртуальной встречи, чтобы получать ценные ответы (и не только от экстравертов)? Вот восемь тактик, позволяющих получить ответы даже от самых молчаливых участников.
1. Отправьте вопросы заранее
Определите, кто будет присутствовать на совещании, и отправьте по электронной почте не более пяти вопросов, которые собираетесь задать. Включите эти вопросы в повестку и календарь, чтобы все могли заранее сориентироваться и подготовиться.
2. Установите правила, поощряющие участие
Довольно часто совещания, посвященные сбору идей, заходят в тупик: вместо того чтобы вырабатывать идеи, участники начинают их обсуждать и критиковать, поэтому четко обозначьте цель совещания. Не теряйте темп обсуждения, предложите участникам подробнее все обсудить в офлайн-формате. И, наконец, просите собравшихся по возможности включать камеры.
3. Простые вопросы задавайте в чате
Если пользоваться чатом продуманно и учитывать, что многим людям комфортнее писать, чем говорить, в нем можно с успехом собирать идеи, которые будет сложно получить иным образом.
В чате можно применять практичные и легкие методы — например, простое голосование, простые запросы или простую обратную связь. Главное — задать один короткий и конкретный вопрос, а не общий.
4. Вернитесь к этим вопросам более подробно
Вы растопили лед. Поскольку первоначальный запрос был простым, многие почувствовали, что им комфортно делиться идеями, и — с вашей помощью — теперь они могут их пояснить. Вот как можно к этому подвести: «Стив, не мог бы ты включить микрофон и рассказать, почему выбрал №2?»
Даже тем, кто с наименьшей вероятностью поднимет руку на совещании, легче прокомментировать вслух то, что они написали в чате, чем говорить с нуля. Эффективный способ пригласить к дальнейшей дискуссии по обсуждаемой теме — спросить, согласны ли присутствующие.
5. Четко обозначьте, что вам нужно
Чтобы мягко мотивировать людей ответить на вопрос, можно сказать: «Мне нужны всего три идеи». Люди больше склонны добровольно высказываться, когда им ясны ожидания.
6. Не стыдите участников
Верный способ усилить нерешительность людей — это стыдить их. Иногда руководители на совещании делают это не нарочно, жалуясь на отсутствие реакции: «Ни у кого нет вопросов? Правда? Не могу поверить, что нет ни одного вопроса».
В результате участники начинают испытывать беспокойство и чувствуют себя виноватыми. Еще одна неловкая ситуация может возникнуть в конце совещания, когда ведущий называет (а на деле критикует) тех, кто не участвовал в обсуждении.
7. Отсчитывайте время тишины
Если желающих ответить на ваш вопрос нет, надо переходить к новому вопросу или переформулировать старый так, чтобы на него было легче ответить. Но сколько нужно ждать? Элиз Кит, основательница и CEO компании Lucid Meetings, рекомендует правило пяти секунд: сосчитайте про себя до пяти, ожидая ответа на вопрос, затем переходите к следующему.
8. Это разговор, а не интервью
У вас может быть список подготовленных вопросов, но задавайте их в контексте, чтобы не выглядеть работником, переписывающим население. Главное — самому быть участником разговора, а не просто вести заметки.
Также вас может заинтересовать:
Полную версию статьи «Что делать, если команда молчит на онлайн-совещаниях» вы можете прочитать на нашем сайте. Оформить подписку на журнал можно здесь.
