2112 подписчиков

Бизнес стиль в переписке. Как поддержать имидж компании

30 ноября 202230 ноя 2022

3 мин

Оглавление

Начинаем с обращения:
Далее нужно обозначить тему письма, чтобы сразу ввести читателя в курс дела.
Дальше мы описываем body — основное содержание письма.

Проверку на корпоративное общение проходят те, кто даже в самых стрессовых ситуациях не забывает о decorum — этикете делового общения.

В этой статье:

клише, которые надо использовать;
что плохого в best regards;
пример идеального делового письма.

Есть устоявшийся набор фраз, которые принято использовать для оформление formal letter — делового письма. Даже если это электронное письмо, шаблон практически не меняется.

Начинаем с обращения:

Dear Mr. — к мужчине

Dear Mrs. — к замужней женщине

Dear Ms — когда не знаем, замужняя женщина или нет

После обращения ставим ":" в американском варианте и "," в британском.

Если собеседника не знаем, то пишем просто Dear Sir or Madam. В английском есть небольшая хитрость с местоимениями, когда мы не знаем пол человека, к которому отсылаемся в рассказе, то можно сказать they.

Например, He or she made a good point = they made a good point. Или использовать статус: my colleague, CFO, CEO, etc.

Далее нужно обозначить тему письма, чтобы сразу ввести читателя в курс дела.

We hereby write to inform you that

I wish to inform you about — для оповещения или подтверждения

I wish to enquire about — для вопросов

I hereby write to complain regarding — для жалоб

I want to draw your attention to — для жалоб...

Дальше мы описываем body — основное содержание письма.

Если мы прикрепили файлы в дополнение к письму, то обязательно написать (see attachments) прямо после того, как вы упоминаете данные из этого файла в письме. Если файлов несколько, добавим имя файла (see «Table 1»).

Обычно это момент пропускают, но правильно будет написать Enclosure в конце письма и перечислить там все документы, прикрепленные к письму.

I have enclosed a copy of the original ....

Enclosures: Two samples of …, a reference to …

Можно составить список, если вы описываете решение проблемы или ее составляющие. Чтобы сделать красивый список мы используем bulletpoints и в конце каждого пункта ставим ";"

Для уточнений мы выделяем текст двойным дефисом "- -" или тире "—" с обеих сторон уточняющей фразы.

Далее мы должны задать вопрос или как-то иначе побудить собеседника к ответному письму.

Можем написать:

I suggest you look into these matters carefully

Please confirm the ...

I look forward to a quick response regarding the enquiry.

Looking forward to your early response.

И закончить письмо:

Yours sincerely / Sincerely / Sincerely yours — нейтральный вежливый вариант
Best / Best regards / Kind regards — если мы знаем этого человека и обращаемся к нему / к ней по имени! Поэтому best regards и все, у чего есть best, не используется для первого письма вообще. Можно написать нейтральное best или regards, но не вместе.
Yours faithfully / Faithfully / Faithfully yours — подходит для переписки с незнакомым человеком.
Yours truly — только для близких отношений.

Не заканчивайте свое письмо только именем. Это покажет ваше безразличие к собеседнику и поставит его в неловкое положение, потому что в ответном письме он сможет обратиться к вам только по имени, что является фамильярностью для недолгого знакомства.

Обязательно добавить подпись Имя/Должность/Компания. Так, мы оставим контакт для дальнейших обращений.

Что бы ни случилось, мы оставляем структуру письма неизменной, даже если это маленькое уточнение на пару строк. Можно сократить подпись и написать только имя, когда в переписке несколько цепочек сообщений.