Как это часто бывает? Руководство компании оперативно создаёт некий регламент, а потом просто "спускает" его сотрудникам. Ну может еще кулачком покажет, что мол "документ нужно применять, соблюдать, помнить, знать".
А вся инициатива взяла, и провалилась. И это самое страшное развитие событий для второй попытки внедрения системы контроля качества работы.
Предлагаем сегодня посмотреть на самые распространенные ошибки при внедрении регламентов в работу персонала.
Почему не получается?
Качество самого документа
В самую первую очередь посмотрите на сам документ. Как часто бывает, там просто есть несколько пунктов "а-та-та", а в конце приписка про штрафы (про них позже).
И вот у сотрудников появляется куча вопросов:
- А как это можно исправить?
- Как это выполнить?
- За счет каких инструментов можно себя проконтролировать?
- Кто и когда начнет штрафовать?
Зарождается неопределенность и мучительное ожидание конца отчетного периода.
А вот если документ составлен правильно (у нас много есть статей на канале, например, эта), с исчерпывающей информацией и элементами обучения - тогда сотрудники переключаться на режим изучения, а не сопротивления.
P.S. Не забывайте, что в компании могут быть и новенькие сотрудники, которые не так свободно ориентируются в процессах компании. Они просто не поймут требования и захотят тут же покинуть компанию.
Конечная цель
Когда руководство принимает решение о создании регламента, тому может быть много причин. Например: повышение конверсии, улучшение коммерческих показателей, повышение привлекательности бренда через унификацию работы....
А как часто происходит презентация регламента? "Ох, Вы не знаете, как нужно работать! Сейчас мы покажем", "Нам нужны результаты, поэтому вот Вам документ!", "Вы должны работать правильно!"...
Никакой конкретики: для чего компания решила заняться систематизацией? Может руководству просто нечем заняться? И снова достается обычным сотрудникам!
Обязательно рассказывайте сотрудникам про мотивацию: какую цель Вы преследуете, чем это поможет им и компании, к чему стремиться фирма, какая стратегия. Это быстрее будет их мотивировать действовать, чем размеры штрафов.
Отсутствие дисциплины/конфликт
Еще одна история, когда в компании никогда ничего не было настроено, информация "гуляла" в свободном режиме, никто ничего не спрашивает и так далее.
Тут вдруг бац - появился регламент, какие-то требования к работе. С чего друг коллектив возьмет и поменяет свое отношение к работе?
Второе - когда имеется осязаемый конфликт между руководством и сотрудниками, который пытаются "решить" с помощью регламента. Мол, "Вы нас не слушаете, ну вот получите". Здесь будет открытый саботаж, причем - вполне оправданный.
Если имеются проблемы, если нет нормального контакта между людьми - никакой документ это не исправит.
Очень жесткая демотивация
Мы на канале уже писали про стресс-менеджмент, что он крайне популярен в России. Отсюда появляется классическая история, когда руководство использует язык угроз.
Как только показывается сотрудникам регламент, то сразу говорят про всевозможные санкции: лишение премий, части окладов, уменьшение процента за сделку и так далее.
Поставьте себя на место человека: ему и новый документ предоставили, да и сразу по рукам ударили.
И еще один момент, который мы хотим проговорить. Да, страх - сильный мотиватор. Но в конкретном моменте. Он имеет сильный одиночный эффект, а потом люди быстро адаптируются. Тогда останется вопрос исключительно ухода из компании.
Что Вам нужно?
Если кратко, то - системный подход. Помощь, адаптация, обучение. Не должно быть какого-то резкого движения.
Выше мы давали ссылку на статью по созданию регламентов + у нас очень много всего есть на канале, включая даже конкретные элементы разделов регламента.
Главное - подумайте о людях и достижении конечной цели. Свою стратегию Вы можете скорректировать на основе ошибок, описанных выше.
Итог
Регламент - это не только рамки для сотрудников, но еще и возможности. По профессиональному росту, развитию, по достижению результатов, выявлению слабых сторон. Когда руководство компании это понимает, тогда любая оптимизация будет иметь положительный облик.