Этапы развития и применения практик управления проектами:
- Отсутствие понятия проекта. Все задачи считаются текущими.
- Появление должности "Руководитель проекта". Этот человек собирает информацию о результатах и сроках, что может вызывать раздражение. Если проект не удаётся, компания возвращается к состоянию из первого пункта.
- Увеличение числа руководителей проектов. Некоторые успешно справляются, другие — нет.
- Рост числа проектов и руководителей. Каждый ведёт проект и отчитывается по своему усмотрению. Общую картину понять невозможно. Некоторые проекты дублируют или противоречат друг другу.
- Попытка систематизировать отчётность и назначить единого куратора. Начинается бюрократия.
- Создание проектного офиса. Если это не даёт результатов, компания возвращается к одному из предыдущих этапов.
Некоторые компании могут пропускать этапы или повторять их. Создание проектного офиса сразу экономически нецелесообразно. Однако есть признаки необходимости его выделения в отдельную структуру. Успех этой инвестиции зависит от того, как и кем это будет сделано.
Рекомендации по созданию проектного офиса: В идеале, следует нанять Head of PMO (директора проектного офиса), который выстроит всю систему. Однако, на момент необходимости компания часто не может позволить себе такого специалиста. В таком случае, компания пробует справиться самостоятельно, но чаще безуспешно. Хороший вариант — нанять Head of PMO на краткосрочный контракт для достижения конкретного результата.
Результаты запуска проектного офиса:
Существуют два типа проектных офисов:
- Разделение проектного и операционного офисов. Операционный офис работает по процессам и инструкциям, разработанным проектным офисом. За изменения отвечает проектный офис.
- Методологическое сопровождение проектов. Руководители проектов — руководители бизнес-функций.
Чаще всего в России используется второй тип, так как изменения проще внедрять в знакомых областях. Однако существуют примеры и первого типа, особенно в крупных компаниях.
Базовые результаты запуска проектного офиса:
- Операционная модель: управление идеями, анализ и оценка, инициирование, пилотирование, реализация, масштабирование и управление портфелем проектов.
- Адаптированная методология ведения проекта.
- Профили сотрудников: обязательные компетенции, найм и обучение.
- Функции проектного офиса: Планирование, включая финансовое.
Управление проектами (риски, предположения, проблемы, зависимости).
Отчётность (типы отчётов, рабочая книга проекта).
Контроль изменений (объём, затраты, график, преимущества).
Ресурсное планирование (компетенции, обучение, найм).
Коммуникации.
Некоммерческие закупки для проектов.
Накопление знаний.
Процесс запуска проектного офиса:
- Формирование офиса: поиск, отбор и найм персонала.
- Обучение и адаптация: изучение методологии и адаптация под компанию.
- Запуск одного проекта в новой структуре управления.
- Создание учебных материалов и обучение сотрудников.
- Перевод всех проектов в новую структуру управления.
- Контроль работы.
Продолжительность первого этапа зависит от количества сотрудников и ситуации на рынке труда, обычно занимает 3-6 недель. Все остальные этапы занимают 4-6 недель.
Что нужно для запуска проектного офиса? Проектный офис — это новое подразделение, поэтому частичная занятость невозможна. Для продуктивной работы требуется минимум 2 человека, оптимально начинать с 3. Проектный офис подчиняется руководителю компании и является инструментом реализации изменений. Без поддержки руководства запуск затруднён.
Самая частая ошибка при запуске проектного офиса: Часто попытка запустить проектную деятельность заканчивается созданием бюрократической машины. Вместо повышения эффективности проекты обрастают излишними формальностями и отчётами, что тормозит процесс. Это особенно заметно, когда внимание уделяется больше процедурам, чем результатам, и ключевые цели теряются в административных задачах.
---
Этот текст представляет собой общую статью о запуске проектного офиса и его ключевых аспектах. Если у вас возникли вопросы или вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, задавайте их в комментариях.