Сегодня мы с вами поговорим об организации рабочих процессов в тендерном отделе. Однако, стоит отметить, что работа зависит больше от вашего бизнеса и цикла жизни компании. Поэтому эта статья будет носить больше рекомендательный характер, чем инструкционный.
Системный подход
Самое важное в работе с закупками - это системный подход. Деление процесса на шаги/этапы необходимо также, как и отслеживание каждого из них.
Основные принципы:
- Учет каждой закупки;
- Сбор статистики;
- Контроль сроков;
Реализовать данный процесс без всяких Excel-таблиц, ежедневником и других устаревших методов, поможет Тендерплан. Здесь вы сможете распределять задания на своих сотрудников, вести учет эффективности каждого из них, планировать участия в календаре, анализировать статистику своей компании и многое другое.
Что рекомендуем делать ежедневно:
- Поиск торгов;
- Обновление фильтров поиска;
- Отслеживание заказчиков.
Все это проще делать в Тендерплане, так как данные функции автоматически встроены в систему.
Аналитика и отслеживание
Без анализа данных и постоянного сбора статистика невозможно спрогнозировать развитие бизнеса.
В закупках точно так же. Вы должны быть постоянно в курсе всех изменений рынка и конкурентов.
Что нужно знать:
- Текущая ситуация на рынке;
- Конкуренты;
- Статистика участий.
При изучении конкурентов, вы можете узнать на какой обычно цене они останавливаются и насколько готовы сбрасывать ценник ради победы.
В Тендерплане получить всю эту информацию гораздо проще, чем на ЕИС, например.
Необходимо регулярно просматривать в каких торгах участвуют конкуренты и в каких выигрывают. От полученных данных можно отталкиваться и разрабатывать стратегию дальнейших действий.
Дополнительные обязанности сотрудников отдела
Сотрудник тендерного отдела - это не только поисковик и участник закупок. Он обязан уметь и делать ряд вещей, которые касаются непосредственно данной сферы и являются подготовительным этапом или промежуточным.
Что должен уметь делать специалист по тендерам:
- получение ЭЦП;
- аккредитация на площадках;
- подготовка документации;
- контроль сроков.
С Тендерпланом контроль сроков вести гораздо проще, ведь в системе есть уведомления.
Анализ самой закупки
Для полноценной работы необходимо от отдела один из самых важных навыков - грамотный анализ тендера.
Без объективной оценки закупки можно легко не только лишиться прибыли, но и работать в убыток. Во избежание таких неприятных ситуаций, необходимо следующее:
- Расчет себестоимости;
- Расстановка сроков;
- Финансовое обеспечение;
- Расчет рентабельности.
Все это поможет вам сделать правильный выбор - участвовать или нет.
В следующей статье мы с вами рассмотрим первые шаги в работе отдела!
