Disclaimer: Это одна из стартовых статей цикла, я в ней (как и в первых трех) стараюсь разъяснить теорию вопроса и задать мотивацию, она ориентирована больше на новичков. Про реальность и применение данных принципов построения СМК на практике мы поговорим чуть позже.
Пришло время поговорить о локальной нормативной документации в системе менеджмента качества. Немножко коснемся и записей, но в общем, о записях позже.
Тоже много умных слов, но это просто так называется, на самом деле, все проще.
Что же такое «Локальная нормативная документация» (ЛНД)? Это руководящие документы, которые говорят нам как, что, и когда нужно делать.
Важно! К локальной нормативной документации не стоит относить руководящие документы (РД) - приказы, распоряжения.
Главный принцип по которому документ можно отнести к ЛНД - это то, что он создается для многократного применения при реализации какого-то определенного процесса (процедуры) в течение длительного времени.
Во многих организациях совершают ошибку, закрепляя порядок выполнения какой-то процедуры в приказе и потом на него ссылаются годами. Это неправильно потому, что:
- во-первых, приказы и распоряжения имеют список рассылки и могут не попасть к конечному исполнителю через год;
- во-вторых, найти нужный приказ через год уже сложно, через 2 - невозможно, а через 5 лет он будет уничтожен, в то время, как ЛНД будет действовать и находиться в базе ЛНД Организации до его отмены или замены.
- в-третьих, ЛНД обычно систематизируются, имеют определенные идентификаторы, определяют ход процесса наиболее полно, и поэтому живут годами в отличие от одной-двух страничек приказа.
Еще один нюанс, на который я обратил внимание, общаясь с подписчиками. Не путайте НТД (нормативно-техническую документацию) с ЛНД (локальными нормативными документами). Первое - это ГОСТы, ОСТы, регламенты на продукцию, услуги. Второе - это то, чем занимается СМК, документы, которые регламентируют бизнес-процессы, т.е. описывают взаимодействие людей при выполнении бизнес-процессов. Это разные вещи.
На предприятиях машиностроения НТД в основном находится в ведении отдела главного конструктора/технолога.
Я выше упомянул про записи. Отличие записей от документации в том, что записи - это зафиксированный в том или ином виде результат выполнения каких-либо действий - журналы, тетради, Акты, Протоколы.
То есть, ЛНД - это то, на основании чего мы делаем что-то, а записи - это документальные свидетельства того, что мы что-то сделали.
В новой версии стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2015 эти два понятия (Документация и Записи) объединены в понятие «Документированная информация». Если написано, что данная информация должна «исполняться» - то речь об ЛНД, если она должна «сохраняться» - то о записях. На этом этапе мы отставим записи на потом, и поговорим об ЛНД =)
Локальные нормативные документы должны находиться под управлением. Но что значит «управлять документами»?
Управление заключается в наличии и соблюдении порядка создания, исполнения, хранения, архивирования и уничтожения документов. Кроме того, основная функция процесса управления ЛНД - это обеспечение их доступности и актуальности для всех исполнителей в каждый момент времени.
Зачем это нужно?
ЛНД являются основанием для действий персонала, и, в случае юридических споров, они играют серьезную роль. За их неисполнение несет ответственность тот, кто не исполнил их требования, а за то, что документы разработаны с ошибками - разработчик. В таких вещах даже нюансы имеют огромную роль, непонимание которых иногда жизни ломает.
Поэтому разработчик, ставя свою подпись под документом, принимает на себя большую ответственность, равно как и исполнитель, ставя свою подпись об ознакомлении с документами.
Кроме того, если исполнитель воспользовался неактуальной версией документа и накосячил, то это тоже повод для проведения служебной проверки в отношении службы, которая отвечает за архив и актуальность ЛНД.
Еще раз: Это Очень Важно. В первую очередь, для вас, кем бы вы не являлись, разработчиком или исполнителем.
В ГОСТ Р ИСО 9001-2015 документированной информации посвящен раздел 7.5. Простите, что приходится приводить выдержку из стандарта полностью, формат не предполагает наличия "спойлеров" - скрытого текста. Кстати, вот и мое кайзен-предложение для разработчиков Дзена ))) О кайзен - позже поговорим )
Итак, ГОСТ Р ИСО 9001-2015:
7.5 Документированная информация
7.5.1 Общие положения
Система менеджмента качества организации должна включать:
a) документированную информацию, требуемую настоящим стандартом;
b) документированную информацию, определенную организацией как необходимую для обеспечения результативности системы менеджмента качества.
Примечание - Объем документированной информации системы менеджмента качества одной организации может отличаться от другой в зависимости от:
- размера организации и вида ее деятельности, процессов, продукции и услуг;
- сложности процессов и их взаимодействия;
- компетентности работников.
7.5.2 Создание и актуализация
При создании и актуализации документированной информации организация должна соответствующим образом обеспечить:
a) идентификацию и описание (например название, дата, автор, ссылочный номер);
b) формат (например, язык, версия программного обеспечения, графические средства) и носитель (например, бумажный или электронный);
c) анализ и одобрение с точки зрения пригодности и адекватности.
7.5.3 Управление документированной информацией
7.5.3.1 Документированная информация, требуемая системой менеджмента качества и настоящим стандартом, должна находиться под управлением в целях обеспечения:
a) ее доступности и пригодности, где и когда она необходима;
b) ее достаточной защиты (например, от несоблюдения конфиденциальности, от ненадлежащего использования или потери целостности).
7.5.3.2 Для управления документированной информацией организация должна предусматривать следующие действия в той степени, насколько это применимо:
a) распределение, обеспечение ее доступности и поиска, а также использование;
b) хранение и защиту, включая сохранение разборчивости;
c) управление изменениями (например, управление версиями);
d) соблюдение сроков хранения и порядка уничтожения.
Документированная информация внешнего происхождения, определенная организацией как необходимая для планирования и функционирования системы менеджмента качества, должна быть соответствующим образом идентифицирована и находиться под управлением.
Документированная информация, регистрируемая и сохраняемая в качестве свидетельств соответствия, должна быть защищена от непредумышленных изменений.
Примечание - Доступ подразумевает разрешение только просмотра документированной информации или разрешение просмотра с полномочиями по внесению изменений в документированную информацию.
Тихо! Сейчас разберемся )
Погнали по пунктам )
Пункт 7.5.1 определяет объем документированной информации. По сути новой версии стандарта вы сами определяете объем документирования.
Мой совет - если в течение месяца есть минимум 2 проблемы с реализацией процесса по причине того, что он не описан - он должен быть формализован и описан.
Пункт 7.5.2 говорит о том, что ваши ЛНД должны иметь идентификацию (например, определенную систему нумерации, версий и т.п.), должен быть определен формат ЛНД (чаще всего это выливается в требование того, чтобы вы написали ЛНД по работе с ЛНД и по правилам оформления ЛНД). Требование хорошее, людям удобно читать ЛНД, оформленные по одним правилам, меньше проблем возникает потом. Ну и ЛНД должны быть одобрены на пригодность и адекватность. Что это значит? Это значит, что они должны проходить процедуру согласования. В идеале - всеми, кто будет их исполнять.
Мой совет - разработайте документ, в котором установите:
- систему нумерации ЛНД;
- требования к их оформлению;
- требования к их согласованию.
Мало того, что появится порядок в ЛНД, так и аудиторы будут довольны ) Но главное - это удобство людей в работе с ЛНД.
Пункт 7.5.3 говорит об управлении ЛНД (в частности еще и "записями", но о них потом).
В общем, если говорить о реализации требований данного пункта, то я рекомендую следующее: используйте ЛНД в электронном виде. Таким образом вы полностью реализуете требования пунктов 7.5.3.1, 7.5.3.2 - документация в локальной сети организации доступна на всех рабочих местах, где есть компьютер, а достаточная защита документации достигается путем установки пароля на WORD файл чтобы его изменить было нельзя или публикацией сканов в PDF.
Дело в том, что бумажные копии сложно учитывать и вовремя актуализировать на всех рабочих местах.
Наладьте электронное хранение защищенных копий ЛНД в локальной сети организации - вам станет проще жить!
При этом, носитель ЛНД может быть практически любым (п. 3.8.5 ГОСТ Р ИСО 9000-2015):
3.8.5 документ (document): Информация (3.8.2) и носитель, на котором эта информация представлена.
Пример - Запись (3.8.10), спецификация (3.8.7), процедурный документ, чертеж, отчет, стандарт.
Примечания
1. Носитель может быть бумажным, магнитным, электронным или оптическим, компьютерным диском, фотографией или образцом или их комбинацией.
Ведете журнал на компьютере в Excel - ради бога, только архивируйте эти файлы, чтобы в случае смерти компьютера их не потерять. Даже руководящие документы у вас могут быть в электронном виде. Главное, чтобы эти документы были утверждены соответствующим порядком (подписаны электронной подписью, или отсканированы с подписью директора, даже пусть будут в ворде без подписи, главное, что подписанный вариант документа у вас подшит в дело). Как вам удобно - так и работайте, просто соответствуйте немногим простым требованиям.
Такая организация работы не требует больших сил и затрат времени. Просто должен быть порядок. Будет и самим работать проще, и дела сдавать при уходе в отпуск будете за полчаса. А главное - это возможность быстро восстановить ход событий при каком-либо ЧП. Именно на этом многие попадают в неприятные ситуации. Иногда - очень неприятные.
Итак, резюмируя:
1. Относитесь к документам и записям нежно и с любовью. Старый принцип «Больше бумаги - чище задница» никто не отменял. И это не требование службы менеджмента качества, жизнь учит этому. Однако, объем документооборота должен быть обоснованным. Не надо раздувать бюрократию. Просто сделайте так, чтобы в первую очередь самые важные события, решения, а главное - процессы документировались. Степень важности каждая организация определяет сама, при условии, что соблюдаются требования законодательства. От бухгалтерской документации вы никуда не денетесь, а вот нужно ли вести поименные списки тех, кто посетил столовую в обед – это уже ваш выбор.
2. Наведите порядок в документах и записях. Этот порядок должен быть понятен всем, кто с ними работает.
3. Не ленитесь и не бойтесь документировать «косяки» и «провалы» в работе. За косяки вас и так накажут, если поймают, но документы позволят восстановить ход событий, и, вероятно, установить вашу невиновность. А главное - документы помогут понять, что не так и сделать лучше. Может быть, у вас оборудования не хватает? А на основании чего его покупать? Нужен документ.
4. Чтобы реже выполнять п.3 постройте работу в своем подразделении в соответствии с локальными нормативными документами. Если в документах что-то не так, то обратитесь к разработчику с предложениями об их изменении, не стесняйтесь! Настаивайте! Это юридически значимые документы, и первый виноватый из-за ошибок при работе по ним - это вы сами. Кажется нелогичным, но в России вообще с логикой туговато иногда.
5. Участвуйте в улучшении своей организации! Это занимательно и интересно, бояться не надо! =) Если ваш начальник вам этого не сказал, то я скажу. Высшее руководство готово меняться к лучшему и ждет предложений. Не обязательно идти к директору, можно зайти или позвонить в службу менеджмента качества, она должна быть всегда готова к обсуждению и диалогу. Если это не так – то о качестве говорить вообще не стоит.
Продолжение следует! =)
P.S. Пожалуйста, оставляйте комментарии и задавайте вопросы! В блоге на Дзене или в ВК в комментариях, в личку стучитесь, принимаю всех СМК-шников ). Благодаря Вашим вопросам и нашим дискуссиям рождаются мысли для новых статей, где я стараюсь рассказать свое видение по поставленным именно Вами вопросам. Не стесняйтесь )
